Módulo de flujo de trabajo

Gestionar las citas de manera eficiente requiere más que solo un sistema de reservas, requiere automatización. El Módulo de Flujos de Trabajo de Booknetic permite a las empresas optimizar sus operaciones automatizando notificaciones, actualizaciones de citas e interacciones con los clientes. En lugar de enviar recordatorios o confirmaciones manualmente, las empresas pueden crear flujos de trabajo personalizados que activan notificaciones en el momento adecuado, asegurando una comunicación fluida entre clientes y personal.

Cómo los Flujos de Trabajo Potencian las Notificaciones en Booknetic

El Módulo de Flujos de Trabajo de Booknetic actúa como un sistema de automatización basado en disparadores. En lugar de enviar mensajes manualmente, defines reglas que ejecutan acciones automáticamente cuando se cumplen condiciones específicas.

Paso 1: Ir a la sección de Flujos de Trabajo

Puedes ir a la sección de Flujos de Trabajo de Booknetic haciendo clic en el botón de Flujos de Trabajo en la lista que se encuentra en el lado izquierdo:

Paso 2: Crear un nuevo flujo de trabajo

Haz clic en el botón “Crear nuevo flujo de trabajo” para crear un nuevo flujo de trabajo.

Paso 3: Elegir un nombre y un disparador para el flujo de trabajo

Asegúrate de nombrar tu flujo de trabajo cuidadosamente, para que puedas encontrarlo fácilmente si intentas buscarlo en una lista de múltiples páginas de flujos de trabajo. Después de eso, tendrás que establecer el disparador para ese flujo de trabajo. Un disparador es un evento que activa un flujo de trabajo. Booknetic admite múltiples disparadores, incluyendo:

• Cuando se reserva una cita
• Cuando se reserva un paquete (Requiere complemento de paquetes)
• Cuando se reprograma una cita
• Cuando se cambia el estado de una cita
• Cuando comienza una cita
• Cuando termina una cita
• Cuando se crea un nuevo cliente a través de una reserva por primera vez
• Cuando se crea un nuevo cliente a través del panel de registro (requiere complemento de panel de clientes)
• Cuando un nuevo cliente hace clic en el botón “¿Olvidó su contraseña?”
• Cuando un nuevo cliente restablece su contraseña
• Cuando se paga una cita
• Cuando hay una nueva donación (requiere el complemento de donaciones)

Una vez que ocurre un disparador, el sistema ejecutará acciones predefinidas, como enviar notificaciones, actualizar registros de clientes u otras acciones configuradas en el flujo de trabajo.

Paso 4: Definir Acciones

Después de seleccionar un disparador, puedes asignar una acción. Las acciones pueden incluir:

• Enviar notificaciones a través de correo electrónico, SMS, WhatsApp o Telegram.
• Enviar una solicitud HTTPS.
• Actualizar el estado de la cita en el sistema.

Los flujos de trabajo eliminan tareas manuales, asegurando que cada notificación y actualización del sistema ocurra automáticamente.

Redactar el contenido de la notificación

En Booknetic, puedes enviar correos electrónicos a tus clientes y a tu personal fácilmente, sin escribir cada uno de sus correos manualmente. Cuando seleccionas Correo electrónico del cliente en la sección “Para” de la acción del flujo de trabajo, si el flujo de trabajo se activa, enviará esta notificación al cliente que ha activado esa notificación.

Por defecto, Booknetic permite que las notificaciones se envíen a clientes y personal basándose en eventos relacionados con reservas. Sin embargo, el sistema también proporciona una configuración de correo electrónico flexible, permitiendo a las empresas enviar notificaciones a direcciones de correo electrónico personalizadas más allá del cliente o miembro del personal asignado.

Con esta función, las empresas pueden añadir destinatarios adicionales, como direcciones de correo electrónico de la empresa para seguimiento administrativo, correos electrónicos del equipo para mantener informados a los gerentes, o destinatarios externos personalizados según sea necesario. Esto asegura que todas las partes relevantes reciban actualizaciones importantes de reservas, mejorando la comunicación en toda la organización.

También puedes editar el cuerpo de la notificación a tu gusto. Puedes establecer un estilo para tu texto, hacer tu texto negrita, cursiva o subrayado, según tus preferencias, o si deseas borrar esos formatos, puedes hacer clic en el icono de borrador para hacerlo. También puedes cambiar el tamaño de la fuente de tu texto, cambiar su color y el del fondo, listar tu texto como desees, añadir tablas a tu notificación, usar la función de enlace en tu texto, añadir imágenes a tu notificación, o usar la opción de vista de código (</>) para configurar tu notificación como desees usando el formato HTML, lo que puede hacer todo más fácil para ti.

También puedes añadir palabras clave a tus notificaciones, basadas en el disparador de tu flujo de trabajo. Por ejemplo, si tu disparador es el registro de un cliente, tendrás acceso a la palabra clave sobre la contraseña del cliente en la lista de palabras clave. Y cuando añades una palabra clave a tu notificación, esa palabra clave funcionará en segundo plano cuando se envíe la notificación, y se enviará como datos reales a tus clientes, y en este caso, será su contraseña. Sin embargo, si haces clic en el botón “Guardar y Probar”, te enviará la notificación con las palabras clave tal como son, porque son dinámicas y necesitan datos reales de las citas para procesar datos y convertir las palabras clave en datos reales también.

Por último, es posible añadir archivos a tus notificaciones. Por ejemplo, si tienes el complemento de Facturas, podrás añadir tus facturas como archivos a tus notificaciones y compartirlas con quien desees.

Notificaciones Automatizadas en Flujos de Trabajo

Una parte central del Módulo de Flujos de Trabajo son las notificaciones automatizadas, que mantienen informados a los clientes y al personal sobre los detalles de las reservas.

Tipos de Notificaciones Automatizadas

Confirmaciones de Citas – Se envían cuando un cliente reserva una cita con éxito.

Cancelaciones de Citas – Alertan a los clientes y al personal cuando se cancela una reserva.

Notificaciones de Reprogramación – Se envían cuando cambian los horarios de las citas.

Notificaciones de Recordatorio – Reducen las ausencias recordando a los clientes su próxima cita.

Seguimientos – Se envían después de una cita para recopilar comentarios o fomentar reservas repetidas. Por ejemplo, usando el complemento de “Calificaciones y Reseñas”.

Nuevos Registros de Clientes – Correos de bienvenida que incluyen detalles de inicio de sesión para el panel de clientes.

Cada tipo de notificación puede ser personalizada y programada a través de los Flujos de Trabajo para asegurar una comunicación oportuna y relevante. Para configurar sus tiempos, puedes editar el disparador del flujo de trabajo haciendo clic en el botón “Editar” junto al nombre del disparador:

En esta sección, puedes configurar el flujo de trabajo para que funcione antes/después de que ocurra la acción del disparador, y aplicar múltiples filtros. Puedes establecer filtros de ubicación, servicio, personal y estado, puedes restringir el flujo de trabajo para que funcione según el lado del disparador, por ejemplo, si configuras el “Llamado desde” como “Backend”, si tus clientes reservan una cita usando el panel de reservas, no podrán recibir esa notificación, solo funcionará si la cita se crea desde el panel de administración, y el estado de “Frontend” funciona de lo contrario, no funcionará si la cita se hace desde el panel de administración. Por último, si tu sitio web es multilingüe (aquí se puede poner el enlace de la página de características multi), puedes establecer un filtro de Localización para enviar notificaciones en el idioma que tu cliente usó al reservar a través de tu sitio.

También puedes añadir múltiples acciones a un disparador en un solo flujo de trabajo, lo que significa que, por ejemplo, puedes añadir múltiples notificaciones por correo electrónico, cambiar el estado de la cita y aún así poder añadir otros tipos de notificaciones a ese flujo de trabajo, como se muestra en la captura de pantalla a continuación:

Por último, cuando tienes múltiples páginas de flujos de trabajo, y es difícil encontrar el flujo de trabajo que buscas, puedes usar la funcionalidad de búsqueda y filtro en la página de Flujos de Trabajo para encontrar el flujo de trabajo específico que estás buscando: