La función de Recordatorios y Notificaciones de Seguimiento en Booknetic asegura una comunicación fluida antes, durante y después de las citas. Usando el Módulo de Flujo de Trabajo, puedes enviar automáticamente mensajes por Email, SMS, WhatsApp, Telegram, o incluso activar Webhooks para conectarte con aplicaciones externas.

Esta flexibilidad ayuda a reducir ausencias, mantiene al personal preparado y compromete a los clientes después de sus visitas.

¿Cómo te ayudan los Recordatorios y Notificaciones de Seguimiento?

• Reduce las ausencias recordando a los clientes antes de sus reservas.

• Prepara al personal con alertas antes de sus sesiones.

• Involucra a los clientes después con mensajes de agradecimiento, facturas o solicitudes de reseñas.

• Automatiza el tiempo con activadores precisos antes/después para eventos de inicio y fin de reserva.

• Integra con aplicaciones externas enviando datos a través de Webhooks (Zapier, IFTTT, CRM, Google Sheets, Slack, etc.).

• Personaliza la comunicación usando códigos cortos dinámicos para detalles de la cita.

Cómo funciona el sistema

Las notificaciones y webhooks se gestionan en el Módulo de Flujo de Trabajo, que opera en dos eventos clave:

• Inicio de reserva → Cuando comienza la cita.

• Fin de reserva → Cuando termina la cita.

Para ambos eventos, los flujos de trabajo pueden ejecutarse Antes o Después del evento con un desplazamiento personalizado:

• Minutos

• Horas

• Días

Esto te permite:

• Enviar recordatorios antes de que comience la reserva.

• Activar actualizaciones en sesión después de que comience la reserva o antes de que termine la reserva.

• Enviar seguimientos después de que termine la reserva.

• Activar Webhooks en cualquiera de estos momentos para conectarse con herramientas de terceros.

Configuración de Recordatorios y Notificaciones de Seguimiento

Paso 1: Crear un Flujo de Trabajo

Ve a Booknetic → Flujos de Trabajo → Crear nuevo flujo de trabajo. Nombra tu flujo de trabajo (por ejemplo, Recordatorio al Cliente – 1 Hora Antes o Solicitud de Comentarios – 1 Día Después).

Paso 2: Elegir un Activador

Selecciona Inicio de reserva o Fin de reserva.

Paso 3: Configurar el Desplazamiento

• Elige Antes o Después.

• Introduce un número (por ejemplo, 1).

• Selecciona la unidad (Minuto / Hora / Día).

Ejemplos:

• Inicio de reserva → Antes → 1 Día → Correo de recordatorio 24h antes.

• Fin de reserva → Después → 1 Hora → Correo de solicitud de comentarios 1 hora después.

• Fin de reserva → Antes → 10 Minutos → Alertar al personal para finalizar la sesión.

Paso 4: Agregar Filtros (Opcional)

• Filtro de estado – Enviar solo para citas Aprobadas.

• Filtro de ubicación – Dirigirse a una sucursal específica.

• Filtro de servicio – Aplicar solo a servicios seleccionados.

• Filtro de personal – Activar para miembros del personal elegidos.

• Filtro de idioma – Enviar mensajes en el idioma de reserva del cliente.

• Reservas grupales – Habilitar Activar para cada cliente para que todos los participantes reciban notificaciones.

Paso 5: Definir la Acción

Puedes elegir una o múltiples acciones:

• Enviar Email

• Enviar SMS

• Enviar mensaje de WhatsApp

• Enviar mensaje de Telegram

• Enviar solicitud de Webhook (solicitud HTTP/HTTPS a un sistema externo)

Al usar Webhooks, puedes:

• Seleccionar un método de solicitud (GET, POST, PUT, DELETE).

• Introducir una URL de destino (se admiten códigos cortos).

• Agregar datos de formulario, encabezados o parámetros.

• Ejemplo: Enviar una solicitud POST a Zapier una hora antes de que comience una cita.

Paso 6: Escribir el Mensaje o Construir Datos de Webhook

• Para notificaciones: Personaliza el mensaje usando códigos cortos como {appointment_date}, {staff_name}, {zoom_url}, etc.

• Para webhooks: Agrega campos de cuerpo o encabezados con códigos cortos para que los detalles de la cita se envíen a tu sistema externo.

Paso 7: Guardar y Habilitar

Haz clic en Guardar y asegúrate de que el flujo de trabajo esté configurado como Habilitado.

Ejemplos Prácticos

• Recordatorio (Inicio de reserva → Antes)

  • Enviar SMS 24 horas antes de la cita.

  • Enviar correo al personal 2 horas antes con detalles del cliente.

  • Activar un webhook a Slack para notificar al equipo 15 minutos antes de la reunión.

• En sesión (Inicio de reserva → Después O Fin de reserva → Antes)

  • Enviar correo al administrador 5 minutos después de que comience una sesión.

  • Activar un webhook a Google Sheets para registrar asistencia 10 minutos antes de que termine la sesión.

• Seguimiento (Fin de reserva → Después)

  • Enviar correo de agradecimiento 30 minutos después.

  • Solicitar comentarios 1 día después.

  • Activar un webhook al CRM para actualizar el registro del cliente después de que termine la sesión.

Mejores Prácticas

• Usa múltiples recordatorios – Ejemplo: 24h antes + 1h antes.

• Combina canales – Envía un correo al cliente, SMS al personal y un webhook a tu CRM en un solo flujo de trabajo.

• Aplica filtros – Asegúrate de que los recordatorios solo se envíen a servicios o estados relevantes.

• Prueba cuidadosamente – Usa “Guardar y Probar” (los códigos cortos no se completarán sin datos de reserva reales).

Nota Importante: ¡Se Requiere Cron Job!

Los recordatorios y notificaciones de seguimiento (y los webhooks programados) están impulsados por tareas programadas.

Para que se ejecuten automáticamente en el momento correcto, debes configurar un cron job en tu servidor.

Si el cron job no está configurado, es posible que las notificaciones y acciones de webhook no se envíen a tiempo.

Por favor, consulta nuestra guía detallada sobre cómo configurar cron jobs aquí: Documentación de Cron Job