Recordatorios de Booknetic

La función de Recordatorios y Notificaciones de Seguimiento en Booknetic asegura una comunicación fluida antes, durante y después de las citas. Usando el Módulo de Flujo de Trabajo, puedes enviar automáticamente mensajes por Email, SMS, WhatsApp, Telegram, o incluso activar Webhooks para conectarte con aplicaciones externas.

Esta flexibilidad ayuda a reducir ausencias, mantiene al personal preparado y compromete a los clientes después de sus visitas.

¿Cómo te ayudan los Recordatorios y Notificaciones de Seguimiento?

• Reduce las ausencias recordando a los clientes antes de sus reservas.

• Prepara al personal con alertas antes de sus sesiones.

• Involucra a los clientes después con mensajes de agradecimiento, facturas o solicitudes de reseñas.

• Automatiza el tiempo con activadores precisos antes/después para eventos de inicio y fin de reserva.

• Integra con aplicaciones externas enviando datos a través de Webhooks (Zapier, IFTTT, CRM, Google Sheets, Slack, etc.).

• Personaliza la comunicación usando códigos cortos dinámicos para detalles de la cita.

Cómo funciona el sistema

Las notificaciones y webhooks se gestionan en el Módulo de Flujo de Trabajo, que opera en dos eventos clave:

• Inicio de reserva → Cuando comienza la cita.

• Fin de reserva → Cuando termina la cita.

Para ambos eventos, los flujos de trabajo pueden ejecutarse Antes o Después del evento con un desplazamiento personalizado:

• Minutos

• Horas

• Días

Esto te permite:

• Enviar recordatorios antes de que comience la reserva.

• Activar actualizaciones en sesión después de que comience la reserva o antes de que termine la reserva.

• Enviar seguimientos después de que termine la reserva.

• Activar Webhooks en cualquiera de estos momentos para conectarse con herramientas de terceros.

Configuración de Recordatorios y Notificaciones de Seguimiento

Paso 1: Crear un Flujo de Trabajo

Ve a Booknetic → Flujos de Trabajo → Crear nuevo flujo de trabajo. Nombra tu flujo de trabajo (por ejemplo, Recordatorio al Cliente – 1 Hora Antes o Solicitud de Comentarios – 1 Día Después).

Paso 2: Elegir un Activador

Selecciona Inicio de reserva o Fin de reserva.

Paso 3: Configurar el Desplazamiento

• Elige Antes o Después.

• Introduce un número (por ejemplo, 1).

• Selecciona la unidad (Minuto / Hora / Día).

Ejemplos:

• Inicio de reserva → Antes → 1 Día → Correo de recordatorio 24h antes.

• Fin de reserva → Después → 1 Hora → Correo de solicitud de comentarios 1 hora después.

• Fin de reserva → Antes → 10 Minutos → Alertar al personal para finalizar la sesión.

Paso 4: Agregar Filtros (Opcional)

• Filtro de estado – Enviar solo para citas Aprobadas.

• Filtro de ubicación – Dirigirse a una sucursal específica.

• Filtro de servicio – Aplicar solo a servicios seleccionados.

• Filtro de personal – Activar para miembros del personal elegidos.

• Filtro de idioma – Enviar mensajes en el idioma de reserva del cliente.

• Reservas grupales – Habilitar Activar para cada cliente para que todos los participantes reciban notificaciones.

Paso 5: Definir la Acción

Puedes elegir una o múltiples acciones:

• Enviar Email

• Enviar SMS

• Enviar mensaje de WhatsApp

• Enviar mensaje de Telegram

• Enviar solicitud de Webhook (solicitud HTTP/HTTPS a un sistema externo)

Al usar Webhooks, puedes:

• Seleccionar un método de solicitud (GET, POST, PUT, DELETE).

• Introducir una URL de destino (se admiten códigos cortos).

• Agregar datos de formulario, encabezados o parámetros.

• Ejemplo: Enviar una solicitud POST a Zapier una hora antes de que comience una cita.

Paso 6: Escribir el Mensaje o Construir Datos de Webhook

• Para notificaciones: Personaliza el mensaje usando códigos cortos como {appointment_date}, {staff_name}, {zoom_url}, etc.

• Para webhooks: Agrega campos de cuerpo o encabezados con códigos cortos para que los detalles de la cita se envíen a tu sistema externo.

Paso 7: Guardar y Habilitar

Haz clic en Guardar y asegúrate de que el flujo de trabajo esté configurado como Habilitado.

Ejemplos Prácticos

• Recordatorio (Inicio de reserva → Antes)

  • Enviar SMS 24 horas antes de la cita.

  • Enviar correo al personal 2 horas antes con detalles del cliente.

  • Activar un webhook a Slack para notificar al equipo 15 minutos antes de la reunión.

• En sesión (Inicio de reserva → Después O Fin de reserva → Antes)

  • Enviar correo al administrador 5 minutos después de que comience una sesión.

  • Activar un webhook a Google Sheets para registrar asistencia 10 minutos antes de que termine la sesión.

• Seguimiento (Fin de reserva → Después)

  • Enviar correo de agradecimiento 30 minutos después.

  • Solicitar comentarios 1 día después.

  • Activar un webhook al CRM para actualizar el registro del cliente después de que termine la sesión.

Mejores Prácticas

• Usa múltiples recordatorios – Ejemplo: 24h antes + 1h antes.

• Combina canales – Envía un correo al cliente, SMS al personal y un webhook a tu CRM en un solo flujo de trabajo.

• Aplica filtros – Asegúrate de que los recordatorios solo se envíen a servicios o estados relevantes.

• Prueba cuidadosamente – Usa “Guardar y Probar” (los códigos cortos no se completarán sin datos de reserva reales).

Importante: se requiere un cron del servidor

Todas las notificaciones de workflow — recordatorios, seguimientos, confirmaciones de reserva y todas las demás acciones de workflow (incluidos webhooks programados) — se procesan mediante la cola de cron de workflows de Booknetic.

Se requiere un cron real del servidor ejecutándose cada 1 minuto. Si el cron no está configurado, las notificaciones y acciones de webhook NO se enviarán.

Consulte nuestra guía paso a paso: Configuración de tareas cron