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Erinnerungen von Booknetic

Erinnerungsfunktion von Booknetic. Vielseitiges Terminbuchungs-Plugin für WordPress.

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Die Funktion Erinnerungs- & Follow-up-Benachrichtigungen in Booknetic sorgt für eine reibungslose Kommunikation vor, während und nach Terminen. Mithilfe des Workflow-Moduls kannst du automatisch Nachrichten per E-Mail, SMS, WhatsApp, Telegram versenden oder sogar Webhooks auslösen, um dich mit externen Apps zu verbinden.

Diese Flexibilität hilft, Nichterscheinen zu reduzieren, Mitarbeiter vorzubereiten und Kunden nach ihren Besuchen einzubinden.

Wie helfen Erinnerungs- & Follow-up-Benachrichtigungen?

  • Reduzieren von Nichterscheinen durch Erinnerungen vor Terminen.

  • Vorbereiten der Mitarbeiter mit Benachrichtigungen vor ihren Sitzungen.

  • Kundenbindung nach dem Termin mit Dankesnachrichten, Rechnungen oder Bewertungsanfragen.

  • Automatisierte Zeitsteuerung mit präzisen Vorher/Nachher-Auslösern für Start- und Endereignisse von Buchungen.

  • Integration mit externen Apps durch Webhooks (Zapier, IFTTT, CRMs, Google Sheets, Slack usw.).

  • Personalisierte Kommunikation mit dynamischen Shortcodes für Termindetails.

Funktionsweise des Systems

Benachrichtigungen und Webhooks werden im Workflow-Modul verwaltet, das auf zwei Schlüsselereignissen basiert:

  • Buchung beginnt → Wenn der Termin beginnt.

  • Buchung endet → Wenn der Termin endet.

Für beide Ereignisse können Workflows vorher oder nachher mit einem benutzerdefinierten Offset ausgeführt werden:

  • Minuten

  • Stunden

  • Tage

Damit kannst du:

  • Erinnerungen vor Beginn der Buchung versenden.

  • Updates während der Sitzung nach Beginn oder kurz vor Ende auslösen.

  • Follow-ups nach Ende der Buchung senden.

  • Webhooks zu jedem dieser Zeitpunkte an externe Tools senden.

Einrichtung von Erinnerungs- & Follow-up-Benachrichtigungen

Schritt 1: Workflow erstellen

Gehe zu Booknetic → Workflows → Neuen Workflow erstellen.Benenne deinen Workflow (z. B. „Kundenerinnerung – 1 Stunde vorher“ oder „Feedback-Anfrage – 1 Tag danach“).

Schritt 2: Trigger auswählen

Wähle Buchung beginnt oder Buchung endet.

Schritt 3: Offset konfigurieren

  • Wähle Vorher oder Nachher.

  • Gib eine Zahl ein (z. B. 1).

  • Wähle die Einheit (Minute / Stunde / Tag).

Beispiele:

  • Buchung beginnt → Vorher → 1 Tag → Erinnerungs-E-Mail 24h vor Termin.

  • Buchung endet → Nachher → 1 Stunde → Feedback-E-Mail 1h nach Termin.

  • Buchung endet → Vorher → 10 Minuten → Mitarbeiter-Benachrichtigung zum Sitzungsende.

Schritt 4: Filter hinzufügen (optional)

  • Status-Filter – Nur für bestätigte Termine senden.

  • Standort-Filter – Auf eine bestimmte Filiale beschränken.

  • Service-Filter – Nur für bestimmte Leistungen anwenden.

  • Mitarbeiter-Filter – Für ausgewählte Mitarbeiter auslösen.

  • Sprach-Filter – Nachrichten in der Buchungssprache des Kunden senden.

  • Gruppenbuchungen – Trigger für jeden Teilnehmer aktivieren, damit alle Kunden benachrichtigt werden.

Schritt 5: Aktion definieren

Du kannst eine oder mehrere Aktionen wählen:

  • E-Mail senden

  • SMS senden

  • WhatsApp-Nachricht senden

  • Telegram-Nachricht senden

  • Webhook-Anfrage senden (HTTP/HTTPS-Anfrage an ein externes System)

Bei Webhooks kannst du:

  • Die Anfragemethode auswählen (GET, POST, PUT, DELETE).

  • Eine Ziel-URL eingeben (Shortcodes unterstützt).

  • Formulardaten, Header oder Parameter hinzufügen.

Beispiel: Eine POST-Anfrage 1 Stunde vor Beginn an Zapier senden.

Schritt 6: Nachricht verfassen oder Webhook-Daten aufbauen

  • Für Benachrichtigungen: Nachricht mit Shortcodes anpassen, z. B. {appointment_date}, {staff_name}, {zoom_url}.

  • Für Webhooks: Body-Felder oder Header mit Shortcodes hinzufügen, damit Termindetails an dein externes System gesendet werden.

Schritt 7: Speichern & aktivieren

Klicke auf Speichern und stelle sicher, dass der Workflow auf Aktiviert gesetzt ist.

Praktische Beispiele

Erinnerung (Buchung beginnt → Vorher):

  • SMS 24h vor dem Termin senden.

  • Mitarbeiter 2h vorher per E-Mail mit Kundendetails informieren.

  • Webhook 15 Min. vor Beginn an Slack senden, um das Team zu benachrichtigen.

Während der Sitzung (Buchung beginnt → Nachher ODER Buchung endet → Vorher):

  • Admin 5 Min. nach Sitzungsbeginn per E-Mail benachrichtigen.

  • Webhook 10 Min. vor Sitzungsende an Google Sheets senden, um Anwesenheit zu protokollieren.

Follow-up (Buchung endet → Nachher):

  • Dankes-E-Mail 30 Min. nach dem Termin senden.

  • Feedback 1 Tag später anfordern.

  • Webhook nach Terminende an CRM senden, um Kundendaten zu aktualisieren.

Best Practices

  • Mehrere Erinnerungen nutzen – z. B. 24h vorher + 1h vorher.

  • Kanäle kombinieren – E-Mail an den Kunden, SMS an Mitarbeiter, Webhook ans CRM im selben Workflow.

  • Filter anwenden – Nur relevante Services oder Status berücksichtigen.

  • Sorgfältig testen – „Speichern & Testen“ nutzen (Shortcodes werden nur mit echten Buchungsdaten gefüllt).

Wichtig: Server-Cron-Job erforderlich!

Alle Workflow-Benachrichtigungen — Erinnerungen, Follow-ups, Buchungsbestätigungen und alle anderen Workflow-Aktionen (einschließlich geplanter Webhooks) — werden über die Workflow-Cron-Warteschlange von Booknetic verarbeitet.

Ein echter Server-Cron-Job, der alle 1 Minute läuft, ist erforderlich. Wenn kein Cron-Job eingerichtet ist, werden Benachrichtigungen und Webhook-Aktionen NICHT gesendet.

Siehe unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung: Cron-Job-Konfiguration