E-Mail-Benachrichtigungen

E-Mail-Benachrichtigungen sind ein wesentlicher Bestandteil, um Kunden, Mitarbeiter und Administratoren über Buchungen auf dem Laufenden zu halten.
Booknetic bietet ein leistungsstarkes Benachrichtigungssystem, das eng mit dem Workflow-Modul zusammenarbeitet.
Damit kannst du Bestätigungen, Erinnerungen, Stornierungen, Follow-ups und vieles mehr automatisieren.

Diese Dokumentation erklärt, wie du E-Mail-Benachrichtigungen einrichtest, über Workflows erstellst und an deine geschäftlichen Anforderungen anpasst.

E-Mail-Zustellung konfigurieren

Bevor du Benachrichtigungen einrichtest, musst du deine Zustellmethode konfigurieren:

WordPress Mail

Booknetic kann die Standard-Mail-Funktion von WordPress verwenden.

1. Gehe zu Booknetic Einstellungen → E-Mail-Einstellungen.

2. Gib deine WordPress-E-Mail und den Absendernamen ein.

3. Änderungen speichern – keine zusätzliche Einrichtung erforderlich.

SMTP Mail

Für zuverlässigere Zustellung kannst du SMTP konfigurieren:

1. Gehe zu Booknetic Einstellungen → E-Mail-Einstellungen.

2. Trage SMTP-Host, Port, Benutzername und Passwort ein.

3. Wähle den Verschlüsselungstyp (SSL/TLS).

4. Absendernamen hinzufügen.

5. Änderungen speichern.

Gmail SMTP (OAuth 2.0)

Booknetic unterstützt Gmail SMTP mit OAuth 2.0 für eine sichere E-Mail-Zustellung.

So richtest du es ein:

1. Gehe zu Google Cloud Console → APIs & Dienste → Anmeldedaten.

2. Erstelle eine OAuth-Client-ID und ein Client-Secret.

3. Kopiere die in Booknetic angezeigte Redirect-URI und füge sie im Feld Autorisierte Redirect-URIs deines Google-Projekts ein.

4. Trage anschließend folgende Daten in Booknetic ein:

   • Client ID

   • Client Secret

5. Änderungen speichern.

Danach verbindet sich Booknetic sicher mit deinem Gmail-Konto und versendet E-Mails ohne dein Gmail-Passwort.

Siehe die E-Mail-Einstellungen-Dokumentation für eine Schritt-für-Schritt-Anleitung.

Mailchimp Transactional Emails

Zusätzlich unterstützt Booknetic Mailchimp Transactional Emails (Mandrill). Dies ist besonders nützlich für Unternehmen, die auf hohe Zustellrate und professionelle E-Mail-Auslieferung setzen.

• Erfordert das Mailchimp-Add-on für Booknetic.

• Domain-Verifizierung notwendig (DNS TXT/DKIM/SPF Records).

• Am besten geeignet mit einem kostenpflichtigen Mailchimp-Transactional-Plan (im Testplan sind nur Mails an Adressen derselben Domain erlaubt).

• Nach der Einrichtung laufen alle E-Mails über Mailchimp Transactional für maximale Zuverlässigkeit.

Detaillierte Schritte findest du in der Mailchimp-Integrationsdokumentation.

E-Mail-Benachrichtigungen mit Workflows erstellen

E-Mail-Benachrichtigungen werden im Workflow-Modul verwaltet. Workflows automatisieren Nachrichten, indem sie Trigger (Ereignisse) und Aktionen (Benachrichtigungen) definieren.

Schritt 1: Workflows öffnen

Gehe zu Booknetic → Workflows.

Schritt 2: Workflow erstellen

Klicke auf Neuen Workflow erstellen und gib ihm einen erkennbaren Namen.

Schritt 3: Ereignis auswählen

Wähle, wann der Workflow ausgelöst werden soll. Mögliche Trigger:

• Neue Buchung

• Buchungsstatus geändert (storniert/bestätigt usw.)

• Buchung verschoben

• Termin beginnt / endet

• Termin bezahlt

• Neuer Kunde erstellt

• Kunde registriert sich

• Kunde Passwort vergessen

• Kunden-Geburtstag

Jeder Trigger kann mit Filtern verfeinert werden:

• Service-, Mitarbeiter- oder Standort-Filter

• Frontend-/Backend-Buchungsquelle

• Sprache (Locale) für mehrsprachige Websites

• Vorher/Nachher-Offsets (z. B. Erinnerung 1 Stunde vor Termin)

Schritt 4: Aktion definieren

Lege fest, wie die Benachrichtigung gesendet werden soll. Optionen:

• E-Mail senden – Verwendet deine konfigurierte Zustellmethode (WordPress Mail, SMTP oder Gmail SMTP).

• Über Mailchimp senden – Versendet die E-Mail über die Mailchimp-Integration.

Du kannst:

• Benachrichtigungen an Kunden, Mitarbeiter, Admins oder individuelle Adressen senden.

• Mehrere Empfänger hinzufügen.

• Aktionen kombinieren (z. B. E-Mail + SMS + Mailchimp).

E-Mail-Inhalte erstellen

Beim Einrichten des E-Mail-Textes kannst du:

• Rich-Text-Formatierungen nutzen (Fett, Kursiv, Farben, Listen, Tabellen).

• Links, Bilder oder HTML-Code einfügen.

• Shortcodes verwenden, um Buchungsdaten dynamisch einzufügen.

Häufig genutzte Shortcodes

• {appointment_date} → Termin-Datum und Uhrzeit

• {customer_full_name} → Kundenname

• {service_name} → Gebuchter Service

• {staff_name} → Zugewiesener Mitarbeiter

• {zoom_url} → Zoom-Link (falls aktiviert)

• {appointment_extras_list} → Ausgewählte Extras

Hinweis: Wenn ein Shortcode keinen Wert hat (z. B. keine Extras ausgewählt), wird er automatisch aus der finalen E-Mail entfernt.

Anhänge hinzufügen

Du kannst Dateien an E-Mails anhängen, z. B.:

• Vom Kunden hochgeladene Dateien (über Custom Forms).

• Rechnungen (erfordert das Invoices-Add-on).

Beispiele für automatisierte Benachrichtigungen

• Buchungsbestätigung – Sofort nach der Buchung.

• Änderungsmitteilung – Bei Terminverschiebung.

• Stornierungsbenachrichtigung – Wenn ein Termin abgesagt wird.

• Erinnerungen – Minuten/Stunden vor dem Termin zur Reduzierung von Nichterscheinen.

• Follow-ups – Nach dem Termin, um Feedback einzuholen oder erneute Buchungen anzuregen.

• Neukunden-Registrierung – Versendet Zugangsdaten für das Kundenpanel.

• Kunden-Geburtstag – Automatisch Glückwünsche oder Angebote versenden.

Tipps für das Workflow-Management

• Filter nutzen, um Nachrichten nur für bestimmte Services, Mitarbeiter oder Standorte zu senden.

• Frontend-/Backend-Filter einsetzen, um Benachrichtigungen nach Buchungsquelle zu steuern.

• Such- und Filterfunktion in der Workflow-Liste nutzen, um Workflows schneller zu finden.

• Mit Speichern & Testen prüfen (Shortcodes werden im Testmodus nicht ersetzt – sie benötigen echte Buchungsdaten).