El módulo de Espacios Ocupados te permite bloquear horarios específicos en el calendario de tu personal sin crear una cita. Esto es útil cuando deseas hacer que ciertos períodos no estén disponibles para reservas (por ejemplo, descansos para almorzar, reuniones personales o mantenimiento de equipos) mientras mantienes tu calendario organizado.

Una vez que se añade un espacio ocupado, los clientes no podrán reservar durante ese tiempo en el calendario del front-end, y también estará bloqueado en el panel del back-end.

Cómo Acceder a la Página de Espacios Ocupados

1. Abre Booknetic → Citas → Espacios Ocupados.

2. Verás una lista de todos los espacios ocupados existentes con detalles como fecha, hora, personal y notas.

Cómo Añadir un Nuevo Espacio Ocupado

Para crear un tiempo bloqueado para un miembro del personal:

1. Haz clic en el botón “Añadir Nuevo Espacio Ocupado” en la parte superior de la página.

2. En la ventana emergente, completa los campos requeridos:

   • Personal: Selecciona el miembro del personal para el cual deseas bloquear el tiempo.

   • Fecha: Elige la fecha del tiempo bloqueado.

   • Hora: Selecciona la hora de inicio.

   • Duración: Elige cuánto tiempo debe durar el espacio de tiempo.

   • Nota: (Opcional) Añade una breve descripción para este período bloqueado (por ejemplo, “Descanso para almorzar” o “Reunión”).

3. Haz clic en Guardar.

Después de guardar, el espacio ocupado aparecerá en el calendario del personal como un evento gris con la hora y la nota mostradas.

Cómo Editar o Eliminar un Espacio Ocupado

• Para editar, haz clic en el icono de lápiz (editar) junto a un espacio. Puedes cambiar la hora, el personal o la nota, luego haz clic en Guardar.

• Para eliminar, haz clic en el icono de papelera y confirma la acción. También puedes seleccionar múltiples espacios ocupados y eliminarlos en bloque.

Filtros y Búsqueda

Puedes encontrar fácilmente espacios ocupados específicos usando los filtros en la parte superior de la página:

• Filtrar por Fecha o Personal

• Buscar por nota, nombre del personal o fecha/hora

También puedes ordenar la lista por Fecha y Hora o Creado En.

Cómo Aparecen los Espacios Ocupados en el Calendario

Los espacios ocupados se muestran directamente en el calendario del personal con un fondo gris.

Cuando pasas el cursor sobre el espacio, verás:

• La hora de inicio y fin

• La nota (primeros 30 caracteres)

• El nombre y foto del personal

🕓 Los espacios ocupados se tratan de la misma manera que las citas reservadas, y los clientes no verán ni podrán reservar durante esos tiempos.

Creación Automática de Espacios Ocupados con Flujos de Trabajo

También puedes crear espacios ocupados automáticamente usando Flujos de Trabajo.

Esto es útil cuando deseas bloquear tiempo automáticamente después o antes de una cita.

Escenario de Ejemplo

Imaginemos un salón de belleza donde cada cita consta de múltiples etapas — algunas de las cuales no requieren que el personal esté trabajando activamente todo el tiempo.

Por ejemplo:

• 09:00 – 09:30: Lavado del cabello del cliente

• 09:30 – 10:00: El cabello se está secando (el estilista está libre durante este tiempo)

• 10:00 – 10:30: Peinado y acabado del cabello

En este caso, el estilista solo necesita estar con el cliente durante 09:00–09:30 y 10:00–10:30.

Durante el período de secado de 09:30–10:00, el estilista podría aceptar otro cliente para hacer un mejor uso de su tiempo.

Sin embargo, hay un problema — si otro sistema de reservas llena automáticamente cada espacio disponible uno tras otro, el tiempo del estilista de 10:00–10:30 podría ser reservado accidentalmente por otra persona, dejando sin tiempo para regresar al primer cliente.

Aquí es donde el flujo de trabajo de Espacios Ocupados se vuelve muy útil.

Así es como funciona:

1. El estilista configura una regla de flujo de trabajo que se activa cada vez que se crea una cita.

2. La regla automáticamente crea un espacio ocupado 30 minutos después de que la cita termine, con una duración de 30 minutos.

3. Cuando un cliente reserva un servicio de 09:00–09:30, el flujo de trabajo automáticamente bloquea 10:00–10:30 como “ocupado” en el calendario.

Como resultado:

• El estilista puede atender libremente a otro cliente entre 09:30–10:00 (mientras el cabello del primer cliente se está secando).

• El espacio de 10:00–10:30 permanece reservado, asegurando que el estilista pueda terminar la cita del primer cliente a tiempo.

Esta configuración ayuda a los salones — y negocios similares — a optimizar su programación sin el riesgo de superponer etapas críticas del servicio.

Cómo Configurarlo:

1. Ve a Booknetic → Flujo de Trabajo → Añadir Nuevo Flujo de Trabajo.

2. Elige un Disparador (por ejemplo, Cita Creada).

3. Añade una Acción → selecciona Crear Espacio Ocupado.

4. Configura la acción:

   • Personal: Elige “Mismo personal en la cita” o selecciona un miembro del personal específico.

   • Fecha y Hora de Inicio: Elige si el espacio ocupado comienza desde el inicio o fin de la cita, y añade un desplazamiento en minutos (por ejemplo, +30).

   • Duración: Selecciona “Duración del servicio” o “Duración personalizada,” luego ingresa la duración en minutos.

   • Nota: Escribe una breve nota que aparecerá en el espacio ocupado.

5. Haz clic en Guardar Flujo de Trabajo.

Ahora, cada vez que se active ese flujo de trabajo, se creará automáticamente un espacio ocupado para el tiempo y miembro del personal especificado.