Workflow Logs

Eine kurze Klarstellung vorab

Diese Seite beschreibt Workflow Logs in Booknetic SaaS — also einen Verlauf darüber, was jedes Mal passiert ist, wenn einer Ihrer SaaS-Workflows ausgelöst wurde: ob die E-Mail/SMS/der Webhook tatsächlich versendet wurde und was schiefgelaufen ist, falls nicht.

Das ist nicht das Logs add-on. Das Logs add-on ist eine separate Funktion von Regular Booknetic, die Änderungen an Terminen und Kunden protokolliert. Zwei unterschiedliche Bereiche, zwei unterschiedliche Aufgaben.

BETA-Hinweis. Workflow Logs befindet sich derzeit im Booknetic SaaS BETA-Kanal (eingeführt mit v3.11.0). Das unten beschriebene Verhalten entspricht dem, was heute live ist. Kleine Details — Feldnamen, Standardwerte, Aufbewahrungsverhalten — können sich aber noch ändern, während die Funktion stabilisiert wird. Wenn in Ihrer Installation etwas anders aussieht als hier beschrieben, informieren Sie bitte den Support.

Welche Fragen Workflow Logs beantwortet

Wenn Sie einen SaaS-Workflow erstellen — „Willkommens-E-Mail senden, wenn sich ein Mandant registriert“, „Webhook auslösen, wenn ein Mandant bezahlt“, „Plattform bei Kündigung benachrichtigen“ — stellen Sie sich früher oder später eine dieser Fragen:

• Wurde mein Workflow tatsächlich ausgelöst?
• Der Kunde sagt, er habe die E-Mail nie erhalten. Hat Booknetic versucht, sie zu senden?
• Ich habe eine Empfängeradresse geändert. Funktioniert der Workflow noch?

Workflow Logs ist der Ort, an dem diese Fragen beantwortet werden. Jedes Mal, wenn einer Ihrer SaaS-Workflows eine Aktion ausführt, schreibt Booknetic eine Zeile in Workflow Logs. Die Zeile zeigt, welcher Workflow lief, welches Ereignis ihn ausgelöst hat, welche Aktion ausgeführt wurde (Send Email, Webhook, Telegram, SMS usw.) und ob sie erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist.

Wo Sie Workflow Logs finden

Öffnen Sie in Ihrem Booknetic SaaS Admin die linke Seitenleiste Workflows. Darunter sehen Sie ein Untermenü namens Workflow Logs.

Hinweis: Die Beschriftung in Ihrer Booknetic-Oberfläche kann je nach Spracheinstellung leicht abweichen.

Wenn Sie Workflow Logs nicht sehen, prüfen Sie zwei Dinge:

• Die Workflow Logs-Berechtigung muss in Ihrer Installation aktiviert sein. In den meisten SaaS-Setups ist sie für den Plattform-Inhaber standardmäßig aktiv. Wenn ein Kollege das Untermenü nicht sieht, bitten Sie den Plattformadministrator, die Berechtigung zu prüfen.
• Die Seite gehört zum BETA-Funktionsumfang. Wenn Sie einen stabilen Kanal verwenden, der v3.11.x noch nicht enthält, müssen Sie möglicherweise aktualisieren.

Die Workflow Logs-Liste

Wenn Sie Workflow Logs öffnen, erhalten Sie eine Tabelle mit jeder Aktion, die Ihre SaaS-Workflows ausgeführt haben, beginnend mit der neuesten.

Hinweis: Die Beschriftung in Ihrer Booknetic-Oberfläche kann je nach Spracheinstellung leicht abweichen.

Jede Zeile zeigt:

Ein Suchfeld oben ermöglicht das Filtern nach ID oder Workflow-Name.

Was diese Ansicht auf der SaaS-Seite zeigt. Wenn Sie Workflow Logs aus dem Booknetic SaaS Admin öffnen (dem Super-Admin-Panel), zeigt die Liste die Aktionen Ihrer SaaS-Level-Workflows — also die Workflows, die Sie unter SaaS → Workflows für Mandanten-Lifecycle-Ereignisse wie Registrierung, Abonnement, Zahlung oder Kündigung erstellt haben. Sie zeigt nicht alle Termin-Workflow-Läufe jedes Mandanten. Die eigenen Workflow Logs eines Mandanten befinden sich in dessen eigenem Booknetic Admin und sind auf diesen Mandanten beschränkt.

Eine Zeile bearbeiten

Jede Zeile hat rechts ein kleines Kebab-Menü mit drei Aktionen:

Hinweis: Die Beschriftung in Ihrer Booknetic-Oberfläche kann je nach Spracheinstellung leicht abweichen.

• Details — öffnet ein Seitenpanel mit allem, was zu diesem Lauf gespeichert wurde.
• Retry — führt dieselbe Aktion mit denselben Daten erneut aus. Das ist nützlich, wenn eine fehlgeschlagene Aktion durch ein vorübergehendes Problem verursacht wurde (Ihr E-Mail-Anbieter war kurzzeitig nicht erreichbar, ein Webhook-Endpunkt antwortete kurz nicht). Retry überschreibt die alte Zeile nicht, sondern schreibt eine neue Logzeile mit dem neuen Ergebnis. So bleibt der ursprüngliche Fehler für Ihren Prüfverlauf sichtbar.
• Delete — entfernt die Zeile. Sie können auch mehrere Zeilen per Checkbox markieren und gesammelt löschen.

Was das Details-Panel zeigt

Klicken Sie auf Details, um den Logeintrag zu öffnen.

Hinweis: Die Beschriftung in Ihrer Booknetic-Oberfläche kann je nach Spracheinstellung leicht abweichen.

Das Panel fasst alles zusammen, was für diesen einzelnen Lauf gespeichert wurde:

• Workflow — der Name des Workflows, damit Sie bei Bedarf zu ihm zurückkehren können.
• Date — wann die Aktion ausgeführt wurde.
• Event — das SaaS-Ereignis, das den Workflow ausgelöst hat (oder Test für einen Save & Test-Lauf).
• Action — der Kanal oder die Aktion, die für diese Zeile ausgeführt wurde.
• Status — ein Success- oder Failed-Badge.
• Error message (nur fehlgeschlagene Läufe) — der kurze Fehlertext, den Booknetic erfasst hat, als die Aktion gestoppt wurde. Das ist Ihr erster Hinweis, wenn eine E-Mail nicht angekommen ist: War der Empfänger ungültig? Wurde der API-Schlüssel abgelehnt? Wurde ein SaaS-Tariflimit erreicht? Der Fehlertext weist meist direkt auf die Ursache hin.
• Event data — eine kleine Schlüssel/Wert-Tabelle mit dem Ereignis-Payload, den Booknetic zum Zeitpunkt des Workflow-Auslösens hatte (zum Beispiel tenant ID, plan ID und Betrag bei einem Tenant payment received-Ereignis). Damit wurden die Shortcodes des Workflows gefüllt.
• Action data — eine Schlüssel/Wert-Tabelle mit den Einstellungen der Aktion, so wie Booknetic sie verarbeitet hat: bei einer E-Mail-Aktion sind das die To-Adresse, Subject und Body genau so, wie sie gesendet wurden. Bei einer Webhook-Aktion sind es URL, Header und Body.

Unten im Panel erscheint eine Retry-Schaltfläche, wenn beim ursprünglichen Lauf genug Informationen gespeichert wurden, um ihn erneut auszuführen.

Der Bearbeitungsbildschirm eines Workflows — als Kontext

Zur Orientierung sehen Sie hier, wie ein SaaS-Workflow im Editor aussieht. Jedes Mal, wenn das When-Ereignis ausgelöst wird und jede Do this-Aktion läuft, erhält Workflow Logs eine neue Zeile.

Hinweis: Die Beschriftung in Ihrer Booknetic-Oberfläche kann je nach Spracheinstellung leicht abweichen.

Wie lange werden Logs aufbewahrt?

In der aktuellen Version werden Workflow Logs aufbewahrt, bis Sie sie selbst löschen. Es gibt keine integrierte zeitbasierte automatische Löschung und keine Begrenzung der Zeilenanzahl.

Verwenden Sie die Aktion Delete einer Zeile oder markieren Sie mehrere Zeilen und löschen Sie sie gesammelt, wenn Sie ältere Einträge bereinigen möchten. Workflow Logs befindet sich noch im BETA-Kanal. Ein zukünftiges Update kann daher eine automatische Aufbewahrungsrichtlinie einführen — wir ergänzen diese Seite, wenn das passiert.

Häufige Fragen

„Mein Workflow hat eine Success-Zeile protokolliert, aber der Kunde sagt, er habe die E-Mail nie erhalten. Was ist passiert?“

Ein Success-Status bedeutet, dass Booknetic die Nachricht ohne Fehler an den Kanal übergeben hat (Ihr E-Mail-Gateway, Twilio, Ihr Webhook-Endpunkt usw.). Ab diesem Kanal liegt die Zustellbarkeit beim jeweiligen Anbieter. Häufige Gründe, warum eine Success-Zeile den Empfänger trotzdem nicht erreicht:

• Die E-Mail ist im Spam oder in einer Quarantäne-Warteschlange gelandet.
• Die Empfängeradresse enthält einen Tippfehler (öffnen Sie Details → Action data → prüfen Sie die Zeile To).
• Ihr E-Mail-Gateway hat die Nachricht angenommen, sie später aber gebounced (prüfen Sie die eigenen Logs des Anbieters).
• Die SMS-/WhatsApp-Nummer wurde von Twilio korrekt angenommen, war aber für die Zustellung ungültig (prüfen Sie die Twilio-Logs).
• Bei Webhooks: Ihr Endpunkt hat 200 zurückgegeben, den Payload intern aber verworfen (prüfen Sie die eigenen Endpunkt-Logs).

Wenn die Aktionsdaten in Details korrekt sind und der Status Success lautet, sind die Logs Ihres Anbieters der nächste Schritt, nicht Booknetic.

„Mein Workflow hat eine Failed-Zeile protokolliert. Wo schaue ich nach?“

Öffnen Sie Details für die fehlgeschlagene Zeile. Die Zeile Error message enthält den kurzen Text, den Booknetic erfasst hat, als die Aktion gestoppt wurde. Häufige Muster:

• Authentication failed / invalid credentials — prüfen Sie Ihre Anbietereinstellungen erneut (Settings → Integrations → der relevante Kanal).
• Limit reached — das Nutzungslimit Ihres SaaS-Tarifs für diesen Kanal wurde erreicht. Prüfen Sie die Tarif-Funktionen.
• Endpoint unreachable / timeout — bei Webhooks hat Ihre Ziel-URL nicht rechtzeitig geantwortet.

Nachdem Sie die zugrunde liegende Ursache behoben haben, klicken Sie auf Retry, um die Aktion mit denselben Daten erneut auszuführen.

„Kann ich alte Logs löschen, um Speicherplatz freizugeben?“

Sie können Logzeilen einzeln oder gesammelt löschen. Ob das Löschen Ihre Speichernutzung reduziert, hängt von Ihrer Installation ab. Bitte kontaktieren Sie den Support, wenn Sie eine Bereinigung rund um Tariflimits planen. Wir bestätigen dann das genaue Verhalten für Ihre Konfiguration.

„Ein Retry macht nichts. Warum?“

Zwei Dinge steuern Retry:

• Der ursprüngliche Lauf muss genug Informationen erfasst haben, damit Booknetic ihn wiederholen kann. Sehr alte Logs aus der Zeit vor der Retry-Funktion sind möglicherweise nicht wiederholbar; dann erscheint die Retry-Schaltfläche in Details nicht.
• Wenn das zugrunde liegende Problem weiterhin besteht (z. B. die Anbieter-Zugangsdaten sind noch falsch, das SaaS-Tariflimit ist weiterhin erreicht), erzeugt Retry einfach eine weitere Failed-Zeile mit demselben Fehler. Beheben Sie zuerst die Ursache und führen Sie dann Retry aus.

„Ich möchte einen zentralen Ort, um Logs über alle meine Mandanten hinweg zu sehen.“

Workflow Logs im SaaS Admin zeigt Ihre plattformweiten SaaS-Workflow-Läufe (Registrierungs-E-Mails, Abrechnungsbenachrichtigungen, die Workflows, die Sie unter SaaS → Workflows erstellt haben). Es aggregiert nicht die Termin-Workflow-Läufe jedes Mandanten in einer einzigen Ansicht. Jeder Mandant sieht seine eigenen Workflow Logs in seinem eigenen Booknetic Admin, beschränkt auf sein Konto.

„Sind Testläufe von echten Läufen getrennt?“

Save & Test-Läufe aus dem Workflow-Editor schreiben ebenfalls in Workflow Logs — sie zeigen Test in der Event-Spalte. Behandeln Sie sie als normale Logzeilen, wenn Sie Ihre Einrichtung prüfen, und löschen Sie sie gern, wenn Sie mit dem Testen fertig sind.

Verwandte Seiten

• Workflows — zum Erstellen der Workflows, die diese Logzeilen erzeugen.
• Workflow events — die vollständige Liste der SaaS-Lifecycle-Ereignisse, die einen Workflow auslösen können (Mandantenregistrierung, Abonnement, Zahlung, Kündigung, Erinnerungen vor Ablauf, Kundenregistrierung/Passwortzurücksetzung und mehr).
• Logs add-on (Regular Booknetic) — die separate Prüfprotokoll-Funktion für Termine und Kunden; sie wird in der Hauptdokumentation von Booknetic behandelt, nicht hier.