Planes vencidos y comportamiento de vencimiento de inquilinos en Booknetic SaaS

Qué Expired plan es en Booknetic SaaS

En Booknetic SaaS, el Expired plan es el plan al que recurre un inquilino en el momento en que su suscripción expira sin renovación. Usted designa uno de sus planes existentes como Expired plan en su configuración de SaaS, y Booknetic utiliza las capacidades y límites de ese plan para decidir qué un inquilino vencido aún puede ver y hacer.

Esta es una de las pantallas más sensibles al cliente en toda su plataforma. Un inquilino cuya suscripción acaba de caducar abrirá su panel Booknetic esperando que su trabajo esté seguro: sus citas, sus clientes, su personal, sus servicios. El Expired plan que ha configurado es exactamente lo que da forma a su primera impresión en ese momento.

Tres cosas que debe saber desde el principio:

• El Expired plan es un plan regular con un rol especial. No crea un "producto caducado" por separado: elige uno de sus planes existentes y lo marca en su configuración de SaaS. Todo lo que puede hacer en un plan normal (capacidades, límites, descripción) también puede hacerlo en el Expired plan. Consulte Plans y capacidades del plan para saber cómo funcionan los planes.
• Los datos se conservan cuando un inquilino caduca. Appointments, los clientes, el personal, los servicios, las ubicaciones y cualquier configuración que el inquilino haya configurado permanecen en su lugar. La caducidad no es un evento de datos, es un evento de acceso. El inquilino puede ver todo lo que tenía; lo que cambia es lo que pueden hacer.
• El cambio automático está en silencio. Booknetic mueve al inquilino al Expired plan automáticamente en el momento en que pasa su fecha de vencimiento; no hay ningún paso manual ni ninguna notificación para usted. El inquilino tampoco ve una etiqueta "caducada"; simplemente ven menos funciones y límites más estrictos en su panel. Esta es la señal visible para que regresen y se suscriban.

💡Aviso de configuración: haga esto antes de que caduque cualquier inquilino. Asegúrese de designar un Expired plan en su Plans editor antes cualquier inquilino caduca. Si omite este paso, los inquilinos vencidos permanecen en su plan original (ahora vencido) con todas las capacidades y límites que tenía, lo que generalmente significa que mantienen acceso completo a todo lo que estaban pagando aunque ya no estén pagando. Configure Expired plan una vez y luego vuelva a visitarlo solo cuando cambie su precio.

Cómo configurar el Expired plan

Configurar el Expired plan requiere tres decisiones en dos lugares. Recomendamos hacer las tres cosas antes de lanzar su primer plan pago para que su primer inquilino vencido llegue exactamente donde usted desea.

Paso 1: Prepare un plan para utilizarlo como Expired plan

Abra WP Admin → Booknetic SaaS → Plans y crea un nuevo plan o elige uno existente para usarlo como su Expired plan. Un patrón común es clonar su Trial plan, cambiarle el nombre a algo como "Prueba caducada" o "Suscripción caducada" y ajustar sus capacidades y límites a partir de ahí.

El Expired plan debería parecer intencionalmente restrictivo, ese es el punto. Quiere que el inquilino sienta "He perdido el acceso a mis funciones pagas" sin que sienta "He perdido mis datos".

Paso 2: Configure las capacidades del Expired plan (principalmente APAGADO, Billing ENCENDIDO)

Abra el plan que preparaste, ve a la Capabilities y desactive la mayoría de las funciones. El Expired plan no debe permitir que el inquilino use ningún módulo pago (Workflows, informes, formularios personalizados, cupones, Google Calendar, directorio de inquilinos, etc.), todos deben estar APAGADOS. El inquilino que vuelve a firmar es el momento en que los recupera.

Hay una capacidad que recomendamos encarecidamente mantener activada: Billing. Billing es la ruta de autoservicio del inquilino para regresar a un plan pago. Si desactiva Billing en Expired plan, le quitará la única pantalla que el inquilino necesita para suscribirse nuevamente: tendría que enviarle un correo electrónico para regresar, lo que anula la recuperación de autoservicio.

Una forma inicial razonable para las capacidades del Expired plan:

• ENCENDIDO: Billing.
• APAGADO (o con alcance reducido): Appointments, Customers, Services, Staff, Locations, Workflows, informes, Calendar integraciones, formularios personalizados, cupones, programa de afiliados, directorio de inquilinos y cualquier otro complemento.

⚠️Advertencia: riesgo de discrepancia de capacidades. Si olvida desactivar las capacidades en Expired plan, los inquilinos vencidos seguirán usando funciones pagas aunque ya no estén pagando. Se trata de una cuestión de confianza del cliente: el inquilino obtiene el beneficio de su plan pago de forma gratuita hasta que usted se da cuenta, y una vez que se acostumbra, pedirle que se suscriba es más difícil. Revise cuidadosamente la pestaña Capabilities cuando configure por primera vez Expired plan, y vuelva a verificarla cada vez que agregue un nuevo complemento pago (cada nuevo complemento agrega nuevas capacidades que cambian de forma predeterminada a un valor que usted no eligió). Trate la lista de capacidades del Expired plan como parte de su lista de verificación de lanzamiento, no como algo único.

Paso 3: configurar los límites de Expired plan (normalmente 0)

Abra el Limits en el mismo plan y establezca los límites de recursos bajos. Un patrón común es establecer cada límite en 0; de esa manera, no se pueden agregar nuevas citas, ni personal nuevo, ni servicios nuevos ni ubicaciones nuevas durante el período vencido. Todo lo que el inquilino creó antes del vencimiento permanece en su lugar; los límites sólo bloquean la creación de otros nuevos.

Una forma inicial razonable para los límites del Expired plan:

• Staff: 0
• Services: 0
• Locations: 0
• Appointments por mes: 0
• Customers: 0
• Todos los límites específicos del complemento: 0

Cuando el inquilino se suscribe posteriormente a un plan pago, los límites de ese plan pago se hacen cargo y cualquier entrada que haya sido pausada por Expired plan se reactiva automáticamente (la más antigua primero, hasta el límite del nuevo plan). Para conocer el comportamiento completo de pausar y reactivar, consulte la Plans y capacidades del plan documento.

Paso 4: Designelo como Expired plan en su configuración de SaaS

Vaya a WP Admin → Booknetic SaaS → Settings → General → Plan Settings y configure el menú desplegable Expired plan al plan que preparó. Save.

Eso es todo. A partir de este momento, cada inquilino cuya suscripción expire sin renovación accederá a este plan automáticamente. No es necesario monitorear los vencimientos manualmente: Booknetic maneja el intercambio en la siguiente solicitud que realiza el inquilino.

Sólo un plan puede ser el Expired plan a la vez. Cuando elige un plan en el menú desplegable Expired plan, cualquier otro plan que se haya marcado previamente como vencido se desmarca automáticamente. Hay exactamente un Expired plan en su SaaS en todo momento, y al cambiar el menú desplegable se mueve la bandera de un plan a otro en un solo paso.

Cómo funciona el intercambio automático

El intercambio automático es lo que hace que Expired plan se sienta automático tanto para usted como para su inquilino. Aquí está el flujo completo:

1. La suscripción del inquilino caduca. Su fecha de vencimiento pasa, ya sea porque se les acabó el período de pago y no renovaron, o porque finalizó su período de prueba y no se suscribieron.
2. La próxima vez que el inquilino haga alguna solicitud: abre su panel de administración, actualiza una página, realiza cualquier acción, Booknetic verifica su fecha de vencimiento. Si ya pasó y el inquilino no tiene suficiente saldo de WooCommerce para una renovación automática, Booknetic cambia silenciosamente su vista a Expired plan.
3. El panel del inquilino se reforma alrededor del Expired plan. Los módulos cuya capacidad está desactivada en Expired plan desaparecen del menú del inquilino. Limits en 0 bloquea nuevas acciones de "agregar". Los datos existentes permanecen exactamente donde estaban.
4. Nada del lado del propietario de SaaS cambia automáticamente. La fila del inquilino en su lista Tenants todavía muestra el nombre de su plan original: Expired plan solo se aplica como una superposición de tiempo de ejecución; El registro del plan nominal del inquilino no se modifica. La columna de estado mostrará Caducado en lugar de Suscrito, pero eso es todo.

El intercambio automático es silencioso para el propietario de SaaS. Booknetic no le envía una notificación cuando un inquilino vence. No hay ningún evento de flujo de trabajo integrado para "un inquilino acaba de caducar"; la única señal es que la columna de estado del inquilino cambia a Caducado en su lista Tenants. Si necesita saber cuándo caducan los inquilinos (por ejemplo, para enviarles un seguimiento personal), la solución más limpia hoy en día es enviar un recordatorio.antes de la fecha de vencimiento utilizando el tenant_notified evento de flujo de trabajo en Booknetic SaaS → Workflows— ver el Pruebas documento sobre cómo conectar uno.

El flujo es idéntico para el vencimiento de la prueba y el vencimiento del plan pago: Booknetic no distingue entre "su prueba terminó" y "no renovaron su plan pago" en la capa de capacidad. Quien pase la fecha de caducidad, el Expired plan se hace cargo.

Lo que ve el inquilino durante el vencimiento

La experiencia de cara al cliente es intencionalmente sutil. Booknetic no coloca un gran cartel "VENCIDO" en el panel del inquilino; simplemente da forma a lo que el inquilino puede hacer en torno a las capacidades de Expired plan. Desde la perspectiva del inquilino, la experiencia se desglosa así:

1. Los datos se conservan.

Cada cita, cliente, miembro del personal, servicio, ubicación, día festivo, configuración de horas de trabajo, configuración de apariencia y traducción que el inquilino configuró permanece en su lugar. Nada de esto se elimina al vencimiento. Esto es lo más importante que se debe comunicar a un inquilino que entra en pánico en el momento en que caduca su suscripción: su trabajo está seguro.

2. El administrador de inquilinos todavía funciona

El inquilino aún puede iniciar sesión en su panel Booknetic. Sus credenciales de inicio de sesión no cambian. Se carga el shell de administración. Lo que es diferente es lo que_dentro_el administrador: los módulos cuya capacidad está DESACTIVADA en Expired plan están ocultos del menú y las entidades que superan los nuevos límites se pausan (no se eliminan).

3. Pueden ver, no pueden hacer

La forma más sencilla de describir el estado vencido a un inquilino es "puede ver, no puede hacer". Sus citas, clientes, personal y servicios existentes son visibles (suponiendo que la capacidad relevante todavía sea legible de alguna forma). Lo que normalmente se bloquea es la creación de nuevos (nuevas citas, nuevos clientes, nuevo personal, nuevos servicios) porque los límites de Expired plan están en 0 y la mayoría de las capacidades de "agregar" están desactivadas.

Por ejemplo, en un Expired plan configurado como recomendamos anteriormente:

• El inquilino puede iniciar sesión. ✓
• El inquilino puede ver su lista de citas, clientes, personal y servicios si alguno de esos módulos aún es legible. ✓
• El inquilino no puede crea una nueva cita, cliente, personal o servicio. ✗
• El inquilino no puede accede a Informes, Workflows, Google Calendar, Formularios personalizados o cualquier otro módulo pago. ✗
• El inquilino puede abre Billing y suscríbete a un plan pago. ✓

4. La señal visible para suscribirse

La señal principal del inquilino para regresar es la forma de su panel: menos módulos, límites más estrictos, con Billing claramente accesible como superficie de recuperación. No existe una cadena de banner separada de "suscripción vencida" que pueda personalizar en Booknetic hoy. Las señales que sí controla son:

• La descripción del Expired plan— visible en el modal Billing → Current plan. Utilice esto como un mensaje de renovación breve y amigable.
• La capacidad Billing: manténgalo activado para que el inquilino tenga la ruta de un solo clic hacia un plan pago.
• El flujo de trabajo del recordatorio que configuró en SaaS → Workflows— usando el tenant_notified para enviar por correo electrónico una advertencia unos días antes del vencimiento y (opcionalmente) un seguimiento el día en que ocurre el vencimiento.

Recomendamos un marco en inglés sencillo. Diga "su suscripción ha caducado; sus datos están seguros, algunas funciones están temporalmente en pausa hasta que las renueve". Evite "su cuenta ha sido suspendida" o "su acceso ha sido revocado"; ambos suenan más duros que la realidad y subestiman que los datos del inquilino aún están seguros.

Flujo de resuscripción: cómo un inquilino vencido vuelve a estar activo

El flujo de resuscripción es el mismo camino que usa un inquilino para elegir cualquier plan; no hay un botón especial para "volver a suscribir". La mayoría de los inquilinos vencidos que regresan siguen este camino de tres pasos:

1. El inquilino abre Billing dentro de su panel. Debido a que ha mantenido la capacidad Billing ACTIVADA en el Expired plan, esto funciona exactamente igual que en cualquier plan activo.
2. El inquilino elige un plan pago de la cuadrícula de tarjetas de planes. Ven cada plan visible con su precio, descripción y un Select Botón. Haga clic en Select en el plan que desean.
3. El inquilino completa el pago. Elija un ciclo de facturación (mensual o anual) y un método de pago: Stripe (tarjeta de crédito), PayPal o su saldo WooCommerce, según en qué pasarelas haya habilitado.SaaS Settings → Payment Gateways. Ellos pagan.

En el momento en que el pago se realiza correctamente:

• La suscripción del inquilino vuelve a estar activa.
• Su fecha de vencimiento se extiende un ciclo de facturación completo desde la fecha de pago.
• La capacidad y los límites superpuestos disminuyen: las capacidades y los límites del plan pago asumen el control en la siguiente carga de la página.
• Booknetic reactiva automáticamente cualquier entrada pausada(personal, servicios, ubicaciones, servicios extras) comenzando primero por el de mayor edad, hasta los límites del nuevo plan. El trabajo anterior del inquilino se reabre sin ningún paso manual.
• Sus datos (citas, clientes, configuraciones, historial de facturación) han estado intactos todo el tiempo. Simplemente vuelve a ser totalmente utilizable.

No implica migración de datos. El registro del plan del inquilino cambia técnicamente, pero el inquilino no pasa por ningún asistente de incorporación o configuración por segunda vez. La resuscripción es un evento de pago, no un evento de reincorporación.

Preguntas comunes ¿Puedo personalizar el texto del aviso de "suscripción vencida" que se muestra a los inquilinos vencidos? No hay ningún campo separado de "texto de aviso vencido" en Booknetic SaaS hoy. La superficie de personalización que tiene es la Expired plan mismo: el nombre del plan, su descripción (representada en el modal Billing → Current plan del inquilino), sus capacidades visibles y la forma resultante del panel del inquilino son lo que experimenta un inquilino vencido. La mayoría de los propietarios de SaaS utilizan la descripción de Expired plan como un mensaje de renovación breve y amigable. Si también desea enviar un correo electrónico proactivo al inquilino antes o al vencimiento, conecte el evento tenant_notified de flujo de trabajo en SaaS → Workflows con copia que usted controla.¿Puedo eliminar automáticamente los inquilinos vencidos después de N días? No hay una eliminación automática integrada para los inquilinos vencidos. Un inquilino vencido permanece en su plataforma indefinidamente con todos sus datos conservados a menos que los elimine manualmente de Booknetic SaaS → Tenants → Eliminar. Si elimina a un inquilino vencido, siga la orden segura de cancelación y luego eliminación del Cancelación y eliminación de inquilinos documento — y recuerde que la eliminación es permanente, así que confirme primero con el inquilino si existe alguna posibilidad de que regrese.¿Qué pasa si mi Expired plan es también mi Trial plan? Recomendamos conservarlos como registros de plan separados. El Trial plan y el Expired plan desempeñan funciones diferentes en el ciclo de vida del inquilino: el Trial plan es la primera impresión de bienvenida para un nuevo cliente potencial, el Expired plan es la restricción deliberada para un inquilino caducado. Si marca el mismo plan como de prueba y caducado, un inquilino cuya prueba finaliza técnicamente se cambia al mismo plan en el que ya estaba, lo que significa que nada cambia visiblemente para él y su señal de "ha caducado" desaparece. Utilice dos planes separados para que cada uno tenga sus propias capacidades y límites. ¿Un inquilino vencido aún puede recibir nuevas reservas a través de su widget de reservas públicas? El inquilino no puede crear nuevas reservas desde su administrador de inquilinos mientras los límites de su Expired plan están en 0 — Booknetic bloquea nuevas citas en el límite. El comportamiento del widget de reservas público durante el vencimiento (si el widget continúa aceptando nuevas reservas de los propios clientes del inquilino) no está completamente documentado en la fuente. Hemos visto informes de widgets públicos que continúan aceptando reservas de inquilinos vencidos en algunos casos, por lo que si su modelo de negocio depende de que el widget público se apague durante el vencimiento, pruebe este escenario en una zona de pruebas antes de confiar en él y comuníquese con nuestro equipo de soporte si observa un comportamiento inesperado. La respuesta segura del marco del cliente es: "el administrador de inquilinos bloquea nuevas reservas durante el vencimiento; el comportamiento del widget público es algo que verificaríamos caso por caso". El estado de la lista Tenants del inquilino todavía muestra el nombre de mi plan pago aunque esté vencido. ¿Por qué? El registro del plan en la fila del inquilino no cambia al vencimiento. Booknetic aplica las capacidades y límites de Expired plan como una superposición de tiempo de ejecución: el plan nominal de su inquilino sigue siendo el que le asignó originalmente. La señal que verá es la columna Estado cambiando de Suscrito a Caducado. Cuando se vuelven a suscribir, el registro del plan se actualiza al plan que eligieron al finalizar la compra.¿Qué pasa si no designo un Expired plan en absoluto? Si el menú desplegable Expired plan se deja vacío, los inquilinos vencidos permanecen en su plan original con sus capacidades y límites originales. Su columna Estado seguirá cambiando a Caducado en la lista Tenants, pero su panel no restringirá, lo que significa que seguirán usando funciones pagas de forma gratuita hasta que usted se dé cuenta.** Designe siempre un Expired plan antes de lanzar su primer plan pago.

Lo que debe saber

Algunas peculiaridades del mundo real que vale la pena conocer antes del lanzamiento.

El intercambio automático es silencioso en el lado del propietario

Booknetic no le notifica cuando un inquilino vence. No hay correo electrónico, ni evento de flujo de trabajo, ni notificación de administrador; la única señal incorporada es que la columna Estado del inquilino en su lista Tenants cambia de Suscrito a Caducado. Si necesita una señal más activa (por ejemplo, para hacer un seguimiento personal del inquilino antes de que decida si regresará), la solución más limpia hoy en día es enviar el recordatorio.antes de la fecha de vencimiento utilizando el evento tenant_notified de flujo de trabajo en SaaS → Workflows. Ver el Pruebas documento sobre cómo conectar uno.

La falta de coincidencia de capacidades es el error más común

Si olvida desactivar las funciones en Expired plan (por ejemplo, dejó Workflows en ENCENDIDO porque Expired plan comenzó como una copia de su plan Pro), los inquilinos vencidos seguirán usando esas funciones pagas de forma gratuita. Este es el error de configuración más común que vemos y el que más afecta la confianza del cliente y que debemos corregir más adelante. Recorra cuidadosamente la pestaña Capabilities cuando configure Expired plan, y vuelve a verificarlo cada vez que instales un nuevo complemento Booknetic: cada nuevo complemento puede agregar opciones de capacidad que aún no has revisado en Expired plan.

El Expired plan y el Trial plan deberían ser planes diferentes

Mencionamos esto en las preguntas comunes anteriores; Vale la pena reformularlo como un problema. Si marca el mismo plan como de prueba y vencido, el comportamiento de vencimiento de la prueba se vuelve invisible: el inquilino pasa al plan en el que ya está, es decir, nada cambia visiblemente. Utilice dos registros de plan distintos para que la transición de la prueba al vencimiento sea visible y significativa.

Limits en 0 pausar las filas existentes en una degradación

Si establece los límites de Expired plan en 0 en todos los ámbitos, que es el patrón recomendado, cualquier inquilino cuyo plan pago tenía, digamos, 5 empleados y ahora tiene el plan vencido superpuesto con un límite de 0 empleados verá ese personal. en pausa (no eliminado). Lo mismo se aplica a los servicios, ubicaciones y servicios extras. El mensaje al cliente aquí es importante: dígales a los inquilinos que los datos se conservan y que en el momento en que se suscriben a un plan pago, las entradas pausadas regresan automáticamente.

Customers y las citas nunca se pausan por una caída de límite

Incluso si el Expired plan El límite customers es 0 y el El límite appointments es 0, el del inquilino._existente_los registros de citas y clientes no se pausan ni se eliminan. Permanecen legibles (según la capacidad) y se conservan durante el período vencido. El límite sólo bloquea la creación de nuevos.

No hay un período de gracia incorporado

El auto-swap se produce en el momento en que pasa la fecha de vencimiento del inquilino. No existe una configuración de "período de gracia" confirmada por la fuente que retrase el intercambio, digamos, 3 días. Si desea darle a un inquilino un período de gracia suave, el camino más limpio es presionar su fecha Expira el manualmente hacia adelante en Booknetic SaaS → Tenants → Editar: es un cambio de configuración real, no un cambio de configuración, pero funciona.

Dónde ir a continuación

• Revisa el Plans y capacidades del plan documento para comprender cómo el mismo editor de planes controla su plan de prueba, sus planes pagos y su Expired plan; todos comparten las mismas pestañas de capacidad y límite.
• Lea Pruebas en Booknetic SaaS documento para configurar el ciclo de vida que se combina con este: las pruebas son el punto de entrada que, cuando transcurren sin conversión, terminan en el Expired plan que ha configurado aquí.
• Lea Cancelación y eliminación de inquilinos para conocer el flujo de cancelación versus eliminación que su equipo de soporte necesitará cuando un inquilino vencido solicite ser eliminado por completo.
• Revisa la información de su inquilino Estados de suscripción e historial de facturación para comprender lo que ve un inquilino vencido en su propia pestaña Billing durante el período vencido.
• Conecte un tenant_notified flujo de trabajo bajo SaaS → Workflows para enviar una advertencia por correo electrónico unos días antes del vencimiento de cada inquilino: Booknetic no envía un correo electrónico de vencimiento predeterminado y listo para usar, y un recordatorio oportuno mejora materialmente las tasas de resuscripción.