When2meet, Doodle y Calendly responden a la misma pregunta, "¿cuándo podemos reunirnos?", de tres formas distintas. When2meet es una cuadrícula de disponibilidad gratuita sin cuentas. Doodle es una herramienta de encuestas que creció hasta tener páginas de reservas. Calendly es un enlace de reservas que añadió encuestas de reunión como extra. Cuál encaja depende de si estás reuniendo a un grupo en una sola hora o dejando que la gente te reserve de uno en uno.
Para esta comparativa creamos un evento de When2meet el 25 de octubre de 2026, lo respondimos como tres participantes y leímos la cuadrícula del grupo. Los planes y precios de Doodle y Calendly vienen de sus propias páginas de precios del mismo día. También cubre Booknetic, que hace un trabajo distinto: permite a los clientes reservar citas en tu propio sitio WordPress, y sus datos vienen de nuestra propia instalación.
Respuesta corta. Usa When2meet cuando una clase, un club o un equipo de proyecto necesite una hora que valga para todos y nadie quiera crear una cuenta. Usa Doodle cuando quieras la misma encuesta con recordatorios, sincronización de calendario y una página más limpia, o una página de reservas gratuita al lado. Usa Calendly cuando la gente te reserve de uno en uno: llamadas de ventas, entrevistas, tutorías. Si los clientes necesitan reservar citas de pago con tu personal en tu propia web, ninguna de las tres lo hace; Booknetic sí, por una licencia anual fija.
Las herramientas de un vistazo
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When2meet: una cuadrícula de disponibilidad gratuita sin cuentas
When2meet tiene una sola pantalla para crear un evento. Escribes un nombre, haces clic y arrastras fechas en un calendario o eliges días de la semana, seleccionas una hora de inicio y de fin y una zona horaria, y pulsas Create Event. El resultado es un enlace como when2meet.com/?39478873-GV4WY, y ese enlace es el evento. No hay cuenta, ni email, ni panel. Quien abra el enlace escribe un nombre, pone una contraseña si quiere, y pinta las franjas en las que está libre haciendo clic y arrastrando en una cuadrícula.
La cuadrícula del grupo se va llenando a medida que la gente responde. Un verde más oscuro significa más gente libre, y al pasar el ratón por una franja se ve quién está disponible y quién no. Cada visitante elige una zona horaria en un desplegable y la cuadrícula se desplaza. Nuestra franja de 9 a 5 en Nueva York apareció como de 6 PM a medianoche en un teléfono configurado en Bakú. Los cambios se guardan mientras arrastras, sin botón de enviar.
Precio Gratis, con anuncios de Google en todas las páginas y un botón de donación por PayPal
Cuentas Ninguna para el creador ni para los participantes; un nombre por evento, contraseña opcional
Zonas horarias Desplegable por visitante en la página del evento; la cuadrícula se convierte
Recordatorios y sincronización Ninguno; sin email, sin conexión de calendario, sin integraciones
Edición Sin pantalla de edición tras la creación; cambiar las fechas significa un evento nuevo
Teléfonos Pintar con el dedo funciona, pero la página no tiene diseño móvil y se muestra a 980 píxeles de ancho
Estos puntos vienen del evento que creamos y respondimos el 25 de octubre de 2026.
El camino más rápido de "¿cuándo nos reunimos?" a una respuesta: un formulario, un enlace y sin registro para nadie.
El mapa de calor hace legible de un vistazo la respuesta de 20 personas, y al pasar el ratón se ven los nombres.
Las zonas horarias por visitante funcionan, algo que importa en una clase o un club repartido por regiones.
Después de la cuadrícula no pasa nada: ni recordatorio, ni invitación de calendario, ni forma de confirmar la hora elegida dentro de la herramienta.
Anuncios y rastreadores de terceros en todas las páginas, y el enlace del evento es público para cualquiera que lo tenga.
Sin diseño móvil: la página carga a ancho de escritorio en un teléfono y hay que hacer zoom.
Doodle: encuestas de grupo más páginas de reservas
Doodle empezó con la misma idea que When2meet, una encuesta donde la gente marca las horas que le vienen bien, y creció hasta ser una suite de agenda. Una encuesta de grupo de Doodle muestra las franjas propuestas en una tabla y deja a los votantes responder sí, no o "si hace falta". El organizador puede fijar un plazo, ocultar las respuestas a los demás votantes y cerrar la encuesta con una hora elegida. El creador necesita cuenta; los votantes no. Los planes de pago añaden página de reservas, enlaces 1:1, conexión de calendario, recordatorios y eliminación de anuncios.
Free Una encuesta de grupo, una página de reservas, un 1:1, tres hojas de inscripción básicas; anuncios
Pro $15 por usuario al mes con facturación mensual; la facturación anual se muestra un 26% más barata
Team $21 por usuario al mes mensual, $16 anual; mínimo dos usuarios; más barato a partir de 6 y de 21 usuarios
Enterprise Desde $15k al año, para 50 o más empleados, con SSO y un SLA del 99.9%
Calendarios Conexión de calendario y pagos con Stripe en todos los planes
Valoraciones 4.1/5 en Trustpilot con 283 reseñas; 4.8/5 en G2 y Capterra según la página de precios de Doodle
Los pros y contras de Doodle y Calendly vienen de sus páginas de planes, centros de ayuda y reseñas públicas. No usamos cuentas de pago para esta actualización.
Una encuesta con plazo, recordatorios y un paso final de "reservar", que When2meet no tiene.
La conexión de calendario y las respuestas ocultas en los planes de pago encajan en encuestas de trabajo donde los votos deben ser privados.
Una página de reservas y enlaces 1:1 en la misma cuenta, así que una herramienta cubre encuestas y citas.
El plan Free es una encuesta a la vez con anuncios, así que un profesor que hace tres encuestas a la semana paga.
El precio por usuario desde $15 al mes con facturación mensual es caro para una herramienta que mucha gente usa dos veces al mes.
Los votantes responden por cada franja propuesta, así que una encuesta con muchas opciones se rellena más despacio que una cuadrícula pintada.
Calendly: enlaces de reserva primero, encuestas como extra
Calendly gira en torno a un enlace: conectas un calendario, defines cuándo estás libre, y la otra persona elige una franja que aparece en los dos calendarios con un enlace de vídeo. La agenda de grupo es una función secundaria llamada encuestas de reunión, que funciona como un pequeño Doodle dentro del plan Free. El anfitrión necesita cuenta; los invitados no. Los planes de pago añaden tipos de evento ilimitados, más calendarios, recordatorios por SMS, pagos, enrutamiento y funciones de equipo.
Free Un tipo de evento, una conexión de calendario, reuniones individuales ilimitadas, encuestas de reunión, extensión de navegador
Standard $10 por usuario al mes con facturación anual, $12 mensual; tipos de evento ilimitados, seis calendarios, recordatorios, Stripe y PayPal
Teams $16 por usuario al mes con facturación anual, $20 mensual; round robin, enrutamiento de leads, Salesforce
Enterprise Desde $15k al año, mínimo 50 usuarios
Integraciones Calendarios de Google, Outlook e iCloud, Zoom, Meet y Teams, herramientas de CRM y marketing en los planes de pago
Valoraciones 4.1/5 en Trustpilot con 714 reseñas
La mejor herramienta de las tres cuando a una persona la reservan muchas: la franja aparece en los dos calendarios con el enlace de vídeo adjunto.
Las encuestas de reunión del plan Free cubren la votación de grupo ocasional sin una segunda herramienta.
La lista de integraciones más amplia, y por eso los equipos de ventas y selección la adoptan como estándar.
Las encuestas son una función secundaria: sin mapa de calor de disponibilidad, y el anfitrión sigue eligiendo la hora final a mano.
Cada anfitrión necesita un usuario de pago para recordatorios y pagos, así que un equipo de cinco paga cinco veces.
Hecha para reuniones, no para servicios: sin paquetes, horarios de personal ni formularios de admisión.
When2meet vs Doodle
Este es el par que más gente compara. Los dos encuentran una hora para un grupo; se diferencian en lo que pasa alrededor de la votación.
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Veredicto. When2meet para la pregunta en bruto con un grupo grande o informal: estudiantes, voluntarios, una noche de juegos de mesa. Su cuadrícula se responde y se lee más rápido que una tabla de votos, y nadie crea nada. Doodle cuando la encuesta forma parte de un proceso: un plazo, un recordatorio, una invitación de calendario al elegir la hora, o respuestas que los demás votantes no deben ver. Para un equipo que hace encuestas cada semana, Doodle Pro sustituye el seguimiento manual.
Doodle vs Calendly
Estas dos se solapan en páginas de reservas y encuestas, pero cada una es fuerte donde la otra tiene una función secundaria.
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Veredicto. Calendly si la mayor parte de tu agenda son otras personas reservándote. Su plan Free es más útil que el de Doodle, con reuniones y encuestas ilimitadas y sin anuncios, y Standard a $10 al mes es más barato que Doodle Pro. Doodle si la mayor parte de tu agenda es encontrar una hora para un grupo y quieres plazos, respuestas ocultas y recordatorios alrededor de la encuesta. Nuestra comparativa WhenIsGood vs Doodle vs Calendly prueba otra cuadrícula gratuita frente a las mismas dos.
¿When2meet es seguro, y es gratis de verdad?
"¿Es seguro When2meet?" y "¿es gratis When2meet?" son dos de las preguntas que más se hacen sobre la herramienta, así que aquí va lo que vimos el 25 de octubre de 2026.
Gratis: no hay plan de pago ni página de mejora. El sitio dice que no pide datos de contacto ni de facturación, y se financia con anuncios y un botón de donación.Sin cuenta y sin email: el creador recibe un enlace y los participantes escriben un nombre. La contraseña opcional solo protege ese nombre en ese evento.Público por enlace: cualquiera con el enlace ve el nombre del evento, el nombre de cada participante y su disponibilidad. No lo uses para nada confidencial.Rastreadores: las páginas cargan anuncios de Google, y nuestro navegador recibió cookies de Google, DoubleClick y un píxel de Facebook durante la prueba. La agenda en sí solo envía el nombre y las franjas pintadas.Sin borrado: no encontramos forma de borrar un evento ni un nombre después.
Booknetic: cuando los clientes deben reservarte en tu propio sitio
When2meet, Doodle y Calendly programan reuniones entre personas. Un salón, una clínica, un tutor o un estudio tienen otro problema. Los clientes necesitan elegir un servicio, un miembro del personal y una hora, pagar un depósito y recibir recordatorios, en la web del negocio. Booknetic es un plugin de WordPress para eso. El widget guía al cliente por ubicación, personal, servicio, extras, fecha y hora, sus datos, un carrito con el precio y un campo de cupón, y una confirmación. La licencia es un precio anual o vitalicio fijo por sitio, no un usuario por anfitrión.
Los recordatorios y seguimientos funcionan con un motor de flujos por email, SMS, WhatsApp y Telegram. La sincronización con Google Calendar y los enlaces de Zoom, Google Meet y Microsoft Teams están en la lista de planes. También los paquetes, las listas de espera, las tarjetas regalo, los cupones, los formularios personalizados, las facturas y las varias ubicaciones. Los pagos van por Stripe, PayPal, WooCommerce y otras pasarelas a las tarifas del procesador.
Tipo Plugin de WordPress; los clientes reservan en tu propio dominio
Versión gratuita Sí, desde booknetic.com, con límites y una barra de marca
Planes anuales Basic $45 ($89 regular), Standard $99 ($199), Premium $149 ($399), Elite $299 ($599)
Planes vitalicios Basic $99 ($199 regular), Standard $239 ($399), Premium $599 ($799), Elite $699 ($1,599)
Personal y reservas Ilimitados en todos los planes; licencia por sitio
Pagos Pago local en Basic; Stripe, PayPal y WooCommerce desde Standard; las 10 pasarelas en Elite
Garantía Garantía de devolución de 14 días
El plugin de reservas Booknetic se instaló en un WordPress limpio y se reservó de principio a fin para nuestra comparativa probada de plugins de reservas, así que estos puntos vienen de una instalación real.
Un precio fijo por sitio: un estudio con cinco empleados paga $99 al año en Standard ($199 regular) en lugar de cinco usuarios de Calendly o Doodle.
Funciones de servicio que las tres herramientas de reuniones no tienen: horarios de personal, paquetes, depósitos, listas de espera, tarjetas regalo y formularios de admisión.
Recordatorios por SMS, WhatsApp y Telegram en todos los planes, y los datos se quedan en tu base de datos de WordPress.
No es una encuesta de grupo: no hay cuadrícula de "pinta cuándo estás libre" para compañeros.
Necesitas un sitio WordPress y un hosting; no hay registro alojado.
Basic cubre pago local y un dominio; Stripe y PayPal empiezan en Standard, y la app móvil también.
Lo que paga un equipo de cinco al año
Totales anuales de las páginas de precios leídas el 25 de octubre de 2026 para cinco personas que programan con la herramienta.
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Para un grupo que solo necesita una encuesta de vez en cuando, When2meet y Calendly Free no cuestan nada. Las herramientas por usuario se acumulan cuando cinco personas necesitan funciones de pago, y una licencia fija de WordPress es más barata que cualquiera de las dos para un negocio que reserva clientes.
¿Cuál deberías usar?
Una clase, un club, un elenco o un grupo de voluntarios buscando una hora: When2meet. Nadie se registra, y el mapa de calor responde la pregunta en un día.Un equipo de trabajo que hace encuestas cada semana y quiere plazos y recordatorios: Doodle Pro o Team.Un consultor, reclutador o comercial al que reservan de uno en uno: Calendly Free, y luego Standard para recordatorios y pagos.La votación de grupo ocasional sin una segunda herramienta: las encuestas de reunión de Calendly en el plan Free.Una encuesta con respuestas confidenciales: la opción de respuestas ocultas de Doodle en un plan de pago; When2meet muestra todos los nombres a todos los visitantes.Un salón, clínica, tutor o estudio que cobra citas en WordPress: Booknetic, con horarios de personal, depósitos y recordatorios en tu propio sitio.Algo como When2meet sin los anuncios: mira nuestra guía de alternativas a When2meet .
Cómo se comprobaron estas herramientas Creamos un evento de When2meet el 25 de octubre de 2026 con tres fechas y una franja de 9 AM a 5 PM y lo respondimos como tres participantes. Leímos la cuadrícula del grupo en escritorio y en un teléfono de 390 píxeles y anotamos las cookies y los scripts de anuncios que cargaban las páginas. Los planes y precios de Doodle vienen de doodle.com y de su centro de ayuda, leídos el mismo día. El precio anual de Pro no se mostró, así que citamos la cifra mensual y el descuento anual indicado. Los planes de Calendly vienen de calendly.com/pricing con los dos selectores de facturación. Las valoraciones son de Trustpilot del mismo día o de la propia página de precios del proveedor cuando se indica. Doodle y Calendly no se usaron con cuentas de pago para esta actualización. Booknetic se instaló en un WordPress limpio y se reservó de principio a fin para nuestra comparativa probada de plugins de reservas de citas; sus precios son de booknetic.com/pricing del mismo día. Los precios cambian, así que comprueba con el proveedor antes de comprar.
Preguntas frecuentes
¿When2meet es gratis? Sí, por completo. No hay plan de pago, ni cuenta, ni límite de eventos o participantes. El sitio se financia con anuncios y donaciones, y las páginas cargan anuncios de Google y cookies de terceros.
¿Es seguro usar When2meet? Para programar una clase o un club, sí: pide un nombre y nada más. Trata el enlace como público, porque cualquiera que lo tenga ve el nombre y la disponibilidad de cada participante, y cuenta con rastreadores de anuncios en la página. No lo uses para reuniones confidenciales.
When2meet vs Doodle: ¿cuál es mejor? When2meet para una respuesta rápida y gratuita de un grupo grande o informal. Doodle cuando la encuesta necesita un plazo, recordatorios, respuestas ocultas o una invitación de calendario al elegir la hora. El plan Free de Doodle cubre una encuesta a la vez con anuncios; When2meet no tiene límites.
Doodle vs Calendly: ¿cuál es mejor? Calendly cuando la gente te reserva de uno en uno; su plan Free tiene reuniones ilimitadas y encuestas de reunión, y Standard cuesta $10 al mes con facturación anual. Doodle cuando las encuestas de grupo son el trabajo principal, con plazos y respuestas ocultas. Las dos venden páginas de reservas, pero la de Calendly es la más fuerte.
¿When2meet envía recordatorios o invitaciones de calendario? No. When2meet se detiene en la cuadrícula de disponibilidad. Tú lees la mejor franja y envías la invitación. Doodle y Calendly envían invitaciones de calendario, y los dos envían recordatorios en sus planes de pago.
¿When2meet funciona en un teléfono? Funciona, pero la página no tiene diseño móvil. En nuestro teléfono de prueba de 390 píxeles se mostró a ancho de escritorio con texto pequeño, y pintar franjas requirió hacer zoom. La cuadrícula admite el tacto, así que se puede usar una vez ampliada.
¿Puede Booknetic sustituir a When2meet, Doodle o Calendly? Sustituye a Calendly para un negocio de servicios en WordPress: los clientes eligen personal, servicio y hora, pagan un depósito y reciben recordatorios por email, SMS o WhatsApp en tu propio sitio. No sustituye a When2meet ni a Doodle para encuestas de grupo entre compañeros, porque reserva citas en lugar de votar horas.
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Head of Marketing
