Ya sea que seas un gerente de un equipo de empleados o trabajes con un grupo de personas de manera regular para lograr un objetivo común, programar reuniones grupales puede ser una tarea desalentadora. Tratar de encontrar un momento disponible que funcione para todos puede ser casi imposible. ¿Y qué pasa cuando alguien tiene que cancelar en el último minuto?
En esta publicación de blog, discutiremos algunas de las mejores herramientas para programar reuniones grupales en 2025. Cubriremos todo, desde plataformas de reuniones en línea hasta programadores que permiten la comunicación asincrónica. ¡Mantente atento!
Mejores Herramientas para Programar Reuniones Grupales
Booknetic
Doodle
Acuity Scheduling
HubSpot Meeting Scheduler
Calendly
YouCanBook.me
Arrangr
Acuity Scheduling
Engageware
MeetFox
When2meet
Rally
1. Booknetic
Booknetic es una solución completa para la programación de reuniones y citas para pequeñas empresas, profesionales y grandes empresas. Ofrece características como recordatorios automáticos, integración de pagos y formularios personalizables. Con Booknetic, puedes crear diferentes tipos de citas, como reuniones uno a uno, sesiones grupales o eventos. También puedes ofrecer servicios como procedimientos de belleza, clases particulares o incluso reparaciones de automóviles, etc. Para cada tipo de cita, puedes configurar cuánto dura, cuántas personas pueden asistir, qué días y horas está disponible, y otras opciones.
Reserva en línea: Los clientes pueden ver tu disponibilidad para diferentes tipos de reuniones y reservar un horario que les funcione.
Correo de confirmación: La aplicación enviará tanto a ti como al cliente un correo de confirmación con todos los detalles de la cita.
Integración de calendario: Booknetic se integra con Google Calendar, por lo que tus citas se añaden automáticamente a tu calendario.
Integraciones de SMS, WhatsApp y Telegram: Puedes enviar y automatizar recordatorios por SMS a tus clientes a través de estas plataformas.
Programación de equipo: Booknetic puede asignar automáticamente citas a los miembros del equipo según la disponibilidad y oportunidades equitativas.
Pros:
Panel de control fácil de entender
El panel de Booknetic está separado de WordPress, por lo que es menos probable que los empleados causen problemas
Soporte útil
Contras:
El proceso de configuración puede ser un poco desafiante
Precio: $79 por licencia de por vida
2. Doodle
Doodle es una excelente herramienta para programar reuniones grupales en 2025. Ya sea que necesites una reunión rápida en tu dispositivo móvil o una reunión formal con múltiples participantes, Doodle te cubre.
Puedes actualizar a las versiones Pro o Team para obtener más funciones e integraciones. Por ejemplo, puedes sincronizar Doodle con tu Google Calendar o conectarlo con más de 750 otras aplicaciones a través de Zapier. También puedes automatizar tareas como agregar nuevos participantes a una encuesta a un CRM o enviar notificaciones por correo electrónico cuando alguien vote en tu encuesta.
Características:
Integración con Google Calendar y Zapier
Recordatorios y notificaciones automáticas
Reservas grupales y citas recurrentes
Versión gratuita y versiones pagas de bajo costo
Fácil de usar y confiable
Pros:
Opciones realmente poderosas para reuniones grupales y toma de decisiones
Tiene un aspecto elegante
Contras:
Necesitas pagar mensualmente
Menos adecuado para conexiones con clientes
Precio: Gratis, $14.95/mes por usuario para Pro, $19.95/mes por usuario para el plan Team
3. HubSpot Meeting Scheduler
HubSpot Meetings es una herramienta poderosa para programar reuniones grupales en 2025. Funciona perfectamente con la plataforma CRM de HubSpot, por lo que puedes evitar la molestia de enviar múltiples correos electrónicos para encontrar un momento adecuado. También puedes personalizar tu página de reuniones con tu marca y hacer preguntas importantes a tus clientes antes de la reunión. HubSpot Meetings se sincroniza con tu calendario y muestra tu disponibilidad a tu equipo y prospectos. Además, es gratis de usar y no hay tarifas ocultas.
Características:
Integración con CRM
Página de reuniones personalizable
Preguntas previas a la reunión
Sincronización de calendario bidireccional
Sección gratuita
Pros:
Cobertura integral
Herramienta CRM realmente poderosa con excelentes integraciones
Contras:
Demasiado caro para pequeñas empresas
El producto es demasiado grande
Precio: $9600/año para Professional, $43200/año para el plan Enterprise
4. Calendly
Calendly es una gran herramienta para programar reuniones grupales. Tiene una interfaz simple y estéticamente agradable, es fácil de usar y ofrece compatibilidad entre diferentes software. Puedes ingresar tu disponibilidad en Calendly, que luego te proporciona un enlace a tu calendario.
Al comunicarte con las personas con las que necesitas programar una reunión, simplemente envíales tu enlace, y les mostrará los horarios en los que estás disponible. Luego pueden elegir un horario de reunión, duración y ubicación. Esto generará una reunión en tu calendario, y se enviará una notificación para recordarte a ti y a tus invitados antes de que comience la reunión.
Calendly se integra con aplicaciones populares como HubSpot, Zoom, Zapier y Microsoft Office 365. También tiene páginas de reserva personalizadas o formularios para miembros individuales del equipo.
Características:
Programar reuniones con cualquier persona
Integración con Zoom, Salesforce y Stripe
Personalizar disponibilidad, tipos de reuniones y mensajes de confirmación
Recibir pagos, rastrear análisis y enviar recordatorios
Soporte para múltiples zonas horarias, idiomas y monedas
Pros:
Una forma sencilla de programar reuniones
Realmente útil para freelancers y llamadas de descubrimiento
Contras:
Demasiado básico para las necesidades de gestión empresarial
El modelo de precios es un poco complicado
Precio: Gratis, $8/mes por asiento para Essentials, $12/mes por asiento para Professional, $16/mes por asiento para el plan Teams
5. YouCanBook.me
YouCanBook.Me es una poderosa aplicación de programación de citas que te permite programar reuniones y ahorrar tiempo. Tiene características como enlaces de programación en turnos, integraciones de aplicaciones y pagos en línea.
YouCanBook.Me funciona con Zapier, Stripe y Zoom para facilitar tu trabajo. También puedes enviar enlaces personalizados y recurrentes a tus clientes y cobrarles por las reservas. El plugin es seguro y tiene opciones de gestión de equipos. Puedes usarlo gratis o actualizar al plan premium por $12 al mes.
Características:
Soporta múltiples idiomas
Planes gratuitos y premium
Funciona con aplicaciones populares
Enlaces en turnos y recurrentes
Pagos en línea y recordatorios
Pros:
La experiencia del usuario es mayormente positiva
La configuración inicial es fácil
Contras:
Carece de funciones avanzadas
El alcance del producto es limitado
Precio: Gratis, $10/mes por calendario para el plan pago
6. Arrangr
Arrangr es un poderoso plugin para Elementor que simplifica la programación de reuniones grupales. Es una solución versátil para profesionales y equipos de todos los tamaños, ofreciendo características como integración de aplicaciones, enlaces de programación grupal y creación de reuniones basadas en disponibilidad o en turnos.
Arrangr funciona perfectamente con calendarios de Outlook, Google, iCloud y Office 365. También te permite crear un enlace de reserva que tus clientes pueden usar para elegir el mejor momento para ellos. Arrangr muestra automáticamente tus espacios disponibles y genera enlaces de videoconferencia. También puedes enviar encuestas a hasta 50 destinatarios dependiendo de tu plan.
Es un producto seguro y confiable tanto para anfitriones como para invitados.
Características:
Integración de múltiples calendarios y aplicaciones
Opciones de reunión flexibles
Soporte de videoconferencia y encuestas
Seguro y confiable
Pros:
Excepcional para la programación
Encuestas para decidir
Contras:
No es adecuado para necesidades empresariales mayores
Precio: Gratis, $29.99/año para Pro, $59.99/año para el plan Pro+
7. Acuity Scheduling
Acuity Scheduling es una poderosa herramienta para reservar reuniones grupales. Ofrece una variedad de características, dependiendo de tu plan. Puedes sincronizar tu calendario con Google Workspace, Office 365, Exchange y Outlook. También puedes conectarte con Zoom, GoToMeeting y Join.me para videollamadas.
Acuity Scheduling es más que un simple programador para tu sitio web. También te ayuda a gestionar facturación, contabilidad, pagos y envío masivo de correos electrónicos. Tus clientes pueden ver tu disponibilidad y reservar sus propias citas contigo.
Características:
Soporta múltiples idiomas
Suscripción mensual o anual
Acepta varios métodos de pago
Programador embebible
Recordatorios personalizables por correo electrónico y SMS
Pros:
Conjunto extenso de características avanzadas
Optimizado para necesidades empresariales
Contras:
Obtienes "Powered by Acuity" si no pagas el precio más alto
Precio: $20/mes para Emerging, $34 para Growing, $61 para el plan Powerhouse
8. Engageware
Engageware es la mejor herramienta de programación para reuniones grupales, especialmente para usuarios de Salesforce. Funciona en cualquier dispositivo y tiene características como alertas, enlaces de programación personalizados e integración con Salesforce. También cumple con altos estándares de seguridad, lo que lo convierte en una opción confiable y segura para reuniones grupales.
Características:
Integración con Salesforce
Compatible con dispositivos móviles
Notificaciones y recordatorios
Enlaces de programación personalizados
Seguro y confiable
El precio de Engageware está disponible a pedido. Pero con todas las características y beneficios que esta herramienta proporciona, definitivamente vale la pena echarle un vistazo.
Pros:
Facilidad de uso
Método de selección en turnos
Contras:
La configuración inicial es desafiante
Algunos usuarios han reportado problemas con el soporte
Precio: $78/año
9. Simply Schedule Appointments
El plugin de Elementor Simply Schedule Appointments es un plugin de reservas de citas fácil de usar que soporta reuniones grupales de forma nativa. Con Simply Schedule Appointments, puedes agregar fácilmente formularios de reserva a cualquier página y aceptar reservas.
Es perfecto para una variedad de tipos de citas, desde citas médicas hasta citas en salones de belleza.
Características:
Programación de citas
Gestión de clientes
Gestión de personal
Plantillas de formularios de reserva
Temas adaptativos
Pros:
Es eficaz en el tiempo, ya que es fácil de gestionar y entender
Contras:
Las posibilidades de automatización son limitadas
Precio: $99 para Plug, $199 para Professional, $349 para ediciones Business
10. Easy Appointments
Easy Appointments es un software de programación en línea fácil de usar perfecto para programar reuniones grupales. Con características como soporte para múltiples empleados, citas recurrentes e integración con WooCommerce, Easy Appointments tiene todo lo que necesitas para gestionar tus citas. También ofrece notificaciones personalizables por correo electrónico y SMS y aceptación de pagos a través de Stripe, PayPal y métodos offline.
Características:
Mensajes de correo electrónico y SMS personalizables
Opciones de pago con Stripe, PayPal y locales
Programación en línea
Integración con Google Calendar
Pros:
Es completamente gratuito y de código abierto
Realmente fácil de usar
Contras:
Carece de características avanzadas
No se actualiza tanto
Diseño desactualizado
Precio: Gratis
11. Bookly
Bookly es el plugin de reservas de citas más popular para Elementor, y Bookly Pro lo lleva al siguiente nivel. Es una solución integral para empresas de todos los tamaños, ofreciendo características como recordatorios automáticos, reservas grupales y citas recurrentes. Bookly Pro también es responsivo e integra con WooCommerce para ventas de servicios en línea.
Características:
Soporte multilingüe y RTL
Licencia de por vida
Más de 17 pasarelas de pago soportadas
Diseño responsivo
Duraciones personalizadas para citas
Pros:
Historial probado de operaciones
Interfaz fácil de usar
Contras:
Los costos de los complementos pueden aumentar rápidamente
Precio: $89 por licencia de por vida
12. LatePoint
LatePoint es un plugin versátil para reservar citas en línea, adecuado para cualquier tipo de negocio. Te permite aceptar reservas grupales, cobrar pagos de forma segura y enviar recordatorios por SMS a tus clientes y agentes. LatePoint también tiene un panel de control fácil de usar para gestionar tus citas y una variedad de complementos para mejorar sus características.
Características:
Soporta múltiples idiomas
Compra única
Opciones de pago en línea
Notificaciones por SMS
Duraciones flexibles para citas
Pros:
Específicamente hecho para WordPress
Ofrece todos los complementos en un paquete
Contras:
Falta de características avanzadas de seguimiento
Precio: $79 por licencia de por vida
13. MeetFox
MeetFox es un software gratuito de programación y reuniones que te ayuda a organizar reuniones grupales en línea. Puedes crear tu propia página de reservas, organizar videollamadas y cobrar pagos con MeetFox. También se integra con varias aplicaciones y plataformas para simplificar tu flujo de trabajo. MeetFox es adecuado para profesionales, coaches, consultores y cualquier persona que necesite reunirse con clientes en línea.
Características:
Reuniones ilimitadas y tipos de reuniones
Personalización de logotipo y color
Recordatorios de reuniones por SMS
Videollamadas integradas y grabación
Múltiples pasarelas de pago
Pros:
Solución todo en uno para reservas de citas
Integración de firma de correo electrónico
Contras:
Precio: Gratis, $10/mes por usuario para Pro, $35/mes por usuario para paquetes Premium
14. When2meet
When2meet te ayuda a encontrar el mejor momento para que un grupo se reúna. Es una herramienta gratuita que te permite crear un evento simple e invitar a las personas a indicar su disponibilidad. Puedes ver de un vistazo cuándo todos están libres o ocupados y ajustar el rango de tiempo en consecuencia. When2meet es ideal para empresas, pero también para cualquier ocasión que involucre a múltiples personas.
Características:
Creación y compartición de eventos fácil
Horarios y cuadrículas flexibles
Interfaz de arrastrar y soltar
Actualizaciones en tiempo real
No se requiere cuenta
Pros:
Completamente gratis
Sencillo y fácil de usar
Contras:
Disponibilidad limitada de integraciones
No están disponibles las citas recurrentes
Precio: Gratis
15. Rallly
Rallly es una forma divertida y fácil de programar eventos sociales. Puedes crear encuestas para votar sobre diferentes opciones, como fecha, hora, ubicación o actividad. También puedes chatear con tus compañeros de trabajo, compartir fotos y obtener direcciones dentro de la aplicación. Rally te ayuda a descubrir nuevos lugares y experiencias, y a mantenerte conectado.
Características:
Creación de encuestas y votación
Chat grupal y compartición de fotos
Descubrimiento de ubicaciones y direcciones
Sincronización de calendario y recordatorios
Recomendaciones personalizadas
Pros:
Permite encuestas ilimitadas
Contras:
No es adecuado para empresas
Precio: Gratis
¿Qué son las Aplicaciones de Programación de Reuniones en Línea?
Las aplicaciones de programación de reuniones en línea son herramientas que te permiten programar y gestionar reuniones con facilidad. Hay una variedad de diferentes tipos de programadores de reuniones en línea, cada uno con su propio conjunto de características y beneficios. Algunos programadores de reuniones en línea te permiten ver la disponibilidad de todos los asistentes en tiempo real, mientras que otros permiten la comunicación asincrónica para que todos puedan participar a su conveniencia.
¿Cuáles son los Beneficios de las Aplicaciones de Programación de Reuniones en Línea?
Existen varios beneficios de usar aplicaciones de programación de reuniones en línea, incluyendo:
Eliminar la necesidad de correos electrónicos de ida y vuelta para programar una reunión.
Permitir ver la disponibilidad de todos los asistentes en tiempo real.
Habilitar la comunicación asincrónica para que todos puedan participar a su conveniencia.
Proporcionar un repositorio central para toda la información de la reunión, incluyendo agendas, actas y tareas.
Integrarse con tu correo electrónico y calendario para facilitar aún más la programación.
¿Qué Buscar en una Herramienta para Programar Reuniones Grupales?
Cuando estés buscando la mejor herramienta para Programar Reuniones Grupales, debes considerar las siguientes características:
Facilidad de uso: La interfaz de usuario y la funcionalidad deben ser fáciles de entender y usar.
Funcionalidad: La herramienta debe tener todas las características que necesitas para programar reuniones grupales de manera efectiva.
Compatibilidad: La herramienta debe ser compatible con tu sistema de calendario existente.
Precio: La herramienta debe ser asequible y ofrecer un período de prueba gratuito.
CONCLUSIÓN
Las herramientas para reuniones grupales este año parecen ser mucho más avanzadas que las que teníamos antes. Pero incluso con todos los avances tecnológicos, hay algunas cosas que nunca cambiarán. La mejor manera de asegurarte de que tus reuniones grupales se desarrollen sin problemas es usar una herramienta que permita mucha comunicación y colaboración y que sea fácil de usar. Así que, sea cual sea la tecnología que salga en los próximos diez años, asegúrate de encontrar una herramienta que cumpla con estos requisitos. Visita nuestro blog regularmente para obtener actualizaciones sobre las últimas herramientas para reuniones grupales y cómo pueden ayudarte a ser más productivo.
