Todo el mundo está ocupado, y puede ser un desafío persuadir a tus pacientes para que mantengan sus citas, especialmente para visitas regulares y no urgentes al consultorio. Las fechas límite de trabajo, las responsabilidades familiares y las obligaciones sociales pueden parecer más críticas para tus pacientes que una visita regular de cuidado oral o un examen de vista. Por otro lado, las citas perdidas serán disruptivas para la práctica, y tus clientes tendrán problemas por no recibir el tratamiento que necesitan. Si estás lidiando con cancelaciones debido a las agendas ocupadas de tus pacientes, tenemos 10 maneras de ayudarte a mejorar tu sistema de reservas de citas en clínicas y hospitales con Booknetic.
1. Recuerda a los clientes sobre sus citas programadas El enfoque más poderoso es alertar a tus clientes de que tienen una cita próxima. Si dependes de tus clientes más ocupados para recordar sus citas por sí mismos, tendrás muchas visitas al consultorio perdidas y pasadas por alto.
Incluso los clientes más organizados agradecerían una breve llamada o correo electrónico uno o dos días antes para alertarlos. Sin embargo, hay algunas mejores prácticas que debes tener en cuenta antes de comenzar a bombardear a tus pacientes con recordatorios de citas . En la mayoría de los casos, hay una ventana de oportunidad específica para contactar al cliente. Generalmente, el marco de tiempo es entre 24 y 72 horas antes de la cita.
Si deseas tener el mejor sistema de reservas de citas en la clínica, debes tener una notificación completa. Esto asegura que puedas mantener a los clientes informados sobre el estado de las citas, así como las citas pendientes. Con las funciones de notificaciones de SMS, correo electrónico, WhatsApp, Telegram y Webhook de Booknetic, esto será muy fácil. Podrás enviar recordatorios antes de la cita para que tus pacientes no olviden sus reservas.
2. Asegúrate de que tus datos estén actualizados Si estás enviando notificaciones de citas, ten en cuenta que la calidad de los detalles de contacto limita la efectividad de tu dispositivo. Los clientes que tienen números de teléfono y direcciones de correo electrónico desactualizados no recibirán tus mensajes.
Cada 6 meses a 1 año, sugerimos hacer un seguimiento con los clientes y recordarles que su información de contacto esté actualizada y correcta.
3. Permite a los clientes cancelar y reprogramar citas fácilmente Hoy en día, todos están ocupados. Muchas veces, los pacientes necesitarán posponer o reprogramar citas. Esto será fácil con el complemento de reservas de citas. Tendrán la capacidad de programar, cancelar y reprogramar en cualquier momento. Tus pacientes podrán realizar este proceso cuando y donde quieran. Solo necesitarán internet y una computadora o teléfono celular. La interfaz sencilla de Booknetic permitirá a tus pacientes programar rápidamente y sin estrés.
4. Gestiona tu tiempo A nadie le gusta esperar, y aunque algo de tiempo de espera es inevitable, revisa el flujo de tu oficina para asegurarte de que tus clientes no estén esperando más de lo necesario. Los clientes pueden sentir que su tiempo no vale la pena si tienen que esperar varios minutos. Y si no creen que mereces su tiempo, será más difícil lograr que valoren el tuyo. Serán más propensos a sacrificar tiempo de su día ocupado para mantener sus citas si el personal de la oficina los saluda rápidamente y luego les permite ser atendidos con un tiempo de espera corto. Gestionar tu tiempo de manera efectiva es crucial, especialmente en entornos especializados como una clínica de ABA. Por ejemplo, utilizar software de gestión de ABA puede agilizar la programación, reducir las cargas administrativas y asegurar que tus clientes sean atendidos puntualmente. Este software también puede automatizar tareas rutinarias, permitiendo que tu personal se concentre más en brindar atención de calidad en lugar de gestionar horarios. Al minimizar los tiempos de espera y mejorar la eficiencia general de tu clínica, demuestras a tus clientes que valoras su tiempo, lo que, a su vez, aumenta su confianza y lealtad.
Así que elige el mejor momento para cada cita y no dejes que tus pacientes esperen demasiado con el complemento de reservas de citas en línea de Booknetic.
5. Permíteles pagar en línea Tenemos tarjetas de crédito, y casi todo se paga en línea. ¿Por qué no hacer un pago al hacer una cita? Los pacientes podrán pagar sus reuniones electrónicamente con este método. A la gente le gusta usar PayPal, WooCommerce y otros sistemas de pago para hacer compras. Si deseas otorgarles esta oportunidad, deberías comenzar a usar complementos de programación de citas. También se utiliza un método de pago de depósito en algunos complementos de citas. Puedes ahorrar algo de dinero como depósito usando esta función.
Booknetic tiene funciones de PayPal, WooCommerce, Stripe, Square, Mollie y Razorpay, permitiendo a tus pacientes pagar en línea con uno de estos métodos. El método de pago de depósito también está disponible en Booknetic.
6. Función de traducción visual para comunicarse con pacientes internacionales La mayoría de las empresas, por otro lado, ofrecen servicios solo a países no angloparlantes. Como resultado, los propietarios de empresas se ven obligados a implementar un sistema de reservas de citas multilingüe en sus sitios web o traducir sus complementos existentes. Como clínica u hospital, tendrás pacientes internacionales. Al programar, tu cliente extranjero puede traducir el sistema de reservas a su idioma con esta función.
Hay algunas opciones para traducir un complemento comprado a un idioma que elijan tus clientes. Pero con esta función, no necesitarán estas opciones.
7. Función de múltiples ubicaciones para tus hospitales Puedes manejar múltiples distribuidores con tu marca utilizando las funciones de múltiples ubicaciones del sistema de reservas de citas de Booknetic. Esto asegura que cada ubicación esté correctamente mapeada y que los clientes reciban actualizaciones adaptadas al lugar exacto que reservaron.
Puedes conectar varios miembros del personal y recursos a cada ubicación utilizando la funcionalidad de múltiples ubicaciones. Los clientes pueden pedir una cita desde el distribuidor más cercano cuando hacen una cita en el sistema.
Después de eso, elegirán a los miembros del equipo que trabajan en su ubicación preferida y harán una cita con ellos dependiendo del servicio que necesiten.
8. Uso de cupones Si tu clínica es nueva, es posible que desees ofrecer descuentos y proporcionar cupones a tus clientes. En un complemento de programación de citas, la función de cupones es crucial. La función de cupones de Booknetic te permitirá dar cupones a clientes nuevos y antiguos.
9. Uso de Google ReCaptcha para evitar citas de spam La mayoría de los usuarios de complementos de reservas de citas de WordPress expresan su insatisfacción con las citas de spam. Si su servicio es gratuito o requiere pago en persona, puede llevar a problemas significativos como citas de spam. Tales situaciones ya no son un problema con la función de Google ReCaptcha del complemento de reservas de citas de WordPress de Booknetic. Los usuarios de Booknetic podrán detener las citas de spam configurando Google ReCAPTCHA.
10. Identificar y monitorear las razones de cancelación Puedes registrar y registrar fácilmente las razones de cancelación con un complemento como Booknetic. Usar una estrategia basada en datos te ayuda a detectar tendencias y cambiar las prácticas con anticipación para mejorar los tiempos de asistencia.
Imaginemos que el equipo de la oficina experimenta un aumento en las cancelaciones entre las 5 y las 6 p.m. Quizás tus clientes tengan problemas para salir del trabajo o estén atrapados en el tráfico. Podrías reprogramar las citas de estos clientes o poner un margen de tiempo, enfatizando que entiendes que el tráfico puede ser un problema y que está bien que lleguen un poco tarde en estas situaciones.
Como ves, hay varias ventajas del software de programación en línea en los negocios y puedes desarrollar tu negocio aún más con este pequeño cambio.
Conclusión Automatizar el proceso de programación elimina casi todas las frustraciones asociadas con la creación de citas manualmente, ya sea que estés en el negocio de reservar boletos, arrendamientos, cursos o citas de servicio.
Los clientes pueden programar citas en línea en cualquier momento que sea mejor para ellos. Cuando llaman a tu empresa, no tienen que esperar en espera o dejar un mensaje, lo que les ahorra tiempo y molestias. En su lugar, pueden ver la disponibilidad de citas en tiempo real.
El sistema de reservas de citas de Booknetic tiene muchas funciones que te ayudan a mejorar tu sistema de reservas de citas. En este blog, enumeramos diez maneras de mejorar el sistema de reservas de citas en clínicas y hospitales con Booknetic. Prueba la versión demo de Booknetic.
