E-Mail-Marketing ist mit Abstand eine der produktivsten digitalen Marketingtechniken in der heutigen Welt. Es könnte eine clevere Möglichkeit sein, eine Beziehung zu Ihren Kunden aufzubauen und ihr Vertrauen zu gewinnen. Besonders wenn Ihr Geschäft die Buchung von Terminen beinhaltet, sollten Sie zweimal nachdenken, während Sie das Folgende lesen.
Was ist eine Terminbestätigung?
Eine Terminbestätigung stellt sicher, dass alles Ihren Erwartungen entspricht. Durch die Bestätigung von Terminen übermitteln Sie der Gegenpartei die Botschaft, dass Sie sie ernst nehmen.
Eine Terminbestätigung verhindert, dass Widrigkeiten oder Missgeschicke in den Fall eintreten. Wenn Sie ein Unternehmen führen, das Terminservices wie Beratungen, Interviews, persönliche Treffen anbietet, müssen Sie Terminbestätigungsnachrichten in Ihren Kundenservice integrieren.
Ob per SMS, WhatsApp oder E-Mail gesendet, der Text zur Terminbestätigung sollte einen anklickbaren Link zur Bestätigung des Termins enthalten.
Unabhängig davon, ob Ihre Terminbestätigung an Kunden oder Mitarbeiter gesendet wird. Es sollte eine bestimmte Vorgehensweise befolgt werden. Es sollte berücksichtigt werden, ob der Empfänger den Termin bestätigt oder eine Verschiebung beantragt.
Wir erwähnen Mitarbeiter, weil es vorkommt, dass Gastgeber vergessen, dass sie einen Termin haben. Besonders bei terminbasierten Dienstleistungen wie Kliniken, Beratern, Schönheitssalons, die täglich zahlreiche Kunden empfangen. Eine Terminbestätigungs-E-Mail ist eine großartige Möglichkeit, sie an bevorstehende Fälle zu erinnern.
Was ist eine Terminbestätigungs-E-Mail?
Eine Terminbestätigungs-E-Mail ist eine Nachricht, die an Website-Besucher gesendet wird, die das Buchungsformular ausgefüllt haben, an Kunden, die einen Termin auf Ihrer Website vereinbart haben, und an Ihre Mitarbeiter. Sie werden verwendet, um die Buchung zu bestätigen und dem Kunden wichtige Termininformationen bereitzustellen.
Warum die Terminbestätigungs-E-Mail bestätigen?
Manchmal vergessen Kunden, dass sie einen Termin haben, und eine Terminbestätigungs-E-Mail ist eine hervorragende Methode, um sie daran zu erinnern. Wenn sie bei Ihnen eine Buchung vorgenommen haben, wird ihre Terminbestätigung die erste individuelle E-Mail sein, die sie von Ihrem Unternehmen erhalten. Machen Sie es zählbar, indem Sie ein Lob, nützliche Links und die Möglichkeit zur Verschiebung bei Bedarf bereitstellen. Eine hervorragende Bestätigungs-E-Mail hinterlässt auch einen positiven ersten Eindruck.
Wann die Terminbestätigungs-E-Mail bestätigen?
Viele Unternehmen ziehen es vor, kurz vor dem Termin eine zusätzliche Erinnerungs-E-Mail oder eine Textnachricht an den Kunden zu senden, wenn dieser lange im Voraus gebucht wurde. Dies kann eine kürzere Nachricht sein—der Schwerpunkt sollte auf dem Termin, Datum, Uhrzeit und Ort liegen.
Wie schreibt man eine Terminbestätigungs-E-Mail?
Bestätigungs-E-Mails sind Teil Ihrer Kundenbindungsstrategie im Marketing. Ihre Transaktion ist abgeschlossen, daher sollte Ihr Fokus nun darauf liegen, sie dazu zu bringen, wiederzukommen. Eine klare Markenstimme und Kundenzufriedenheit sind entscheidend, um Vertrauen in Ihr Unternehmen aufzubauen. Beachten Sie, dass der Inhalt und der Zweck einer Bestätigungs-E-Mail sich von einer Erinnerungsnachricht unterscheiden.
Was sollten Sie beachten, wenn Sie eine Terminbestätigungs-E-Mail bestätigen?
Nachdem wir erklärt haben, was eine Terminbestätigung ist und warum Bestätigungs-E-Mails gesendet werden sollten, werden wir nun tiefer in die wichtigen Schritte eintauchen, die zu beachten sind.
1. Zeigen Sie Ihr Unternehmen
Fügen Sie Ihr Logo sowie Schriftarten, Farben und Bilder hinzu, die Ihre Markenbekanntheit betonen. Wenn Sie soziale Medien nutzen, ist es einfach, Links zu Ihren Social-Media-Profilen in Ihre E-Mail-Signatur einzufügen.
2. Sprechen Sie mit Ihrer Markenstimme
Denken Sie bei der Erstellung Ihrer Bestätigungs-E-Mail daran, dass die Formalität den allgemeinen Ton Ihrer Marke widerspiegeln sollte. Die Wahl eines professionellen Tons ist ausgezeichnet, wenn Sie eine medizinische Website besitzen, oder Ihre Bestätigungs-E-Mail kann jedoch viel Spaß machen, wenn Sie eine psychologisch orientierte Website besitzen. Gestalten Sie es im gleichen Stil wie Ihre Website.
3. Gestalten Sie ein auffälliges Design
Terminbestätigungs-E-Mails sollten so einfach wie möglich zu lesen und zu verstehen sein. Lassen Sie sich jedoch nicht von Ihrer Kreativität so weit mitreißen, dass die Nachricht ihren Sinn verliert.
4. Überprüfen Sie es auf verschiedenen Geräten
Eine Vorlage sollte so gut sein wie ihre Fähigkeit, auf mobilen Geräten navigiert zu werden. Testen Sie Ihre E-Mail, um sicherzustellen, dass Ihr Kunde sie lesen kann, egal wo er sich befindet.
Einige Punkte, wie man eine Terminbestätigungs-E-Mail schreibt
1. Wählen Sie die Betreffzeile der Terminbestätigungs-E-Mail angemessen
Die Betreffzeile Ihrer E-Mail ist wahrscheinlich das Erste, was ein Kunde nach der Buchung sieht.
2. Wer sind Sie?
Stellen Sie sicher, dass Sie Ihren vollständigen Namen und Titel oder den vollständigen Namen und Titel der Mitarbeiter, mit denen sie sich treffen, angeben, wenn Sie die Person sind, die getroffen wird. Ihr Kunde muss möglicherweise Kontakt mit Ihnen aufnehmen, also geben Sie Telefonnummern, Adressen, Durchwahlnummern und alle anderen Kontaktinformationen an.
3. Machen Sie klar, um welche Art von Termin es sich handelt
Je nach Branche variiert der Detaillierungsgrad, den Sie anbieten. Bei medizinischen oder rechtlichen Terminen beispielsweise erhält der Kunde häufig eine detaillierte Aufschlüsselung der vereinbarten Dienstleistungen. Ein Lebensberater hingegen weiß möglicherweise nicht genau, wie der Termin aussehen wird, bis er stattfindet. Es ist am besten, so spezifisch wie möglich zu sein, um Missverständnisse zu vermeiden, falls der Kunde vergisst, warum er Sie ursprünglich engagiert hat.
4. Halten Sie den Inhalt kurz
Ihr Empfänger verliert das Interesse an Ihrer Nachricht, wenn Ihre E-Mail zu lang ist. Wenn Sie die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers aufrechterhalten möchten, machen Sie Ihre Nachricht kurz und interessant.
Weitere wichtige Details, die Sie in den Inhalt aufnehmen sollten:
Die beiden wichtigsten Informationen sind das Datum und die Uhrzeit.
Es ist eine nette Geste, eine integrierte Karte hinzuzufügen oder Ihre Adresse an eine Karte anzuhängen, um das Auffinden zu erleichtern. Erwägen Sie, einen Hinweis auf einen bekannten Ort zu machen, wenn Sie direkt daneben sind, insbesondere wenn Menschen Schwierigkeiten haben, Ihr Büro zu finden. Fügen Sie alle Links zu Webinaren oder Chats hinzu, wenn der Termin online ist.
Erwägen Sie, Ihre Stornierungsrichtlinie und den Zahlungsbetrag des Kunden anzugeben, wenn der Kunde eine Anzahlung geleistet hat. Die Richtlinie sollte klar und gut sichtbar sein, damit ihre Durchsetzung so einfach wie möglich ist.
Vermeiden Sie die Verwendung von Slang in Ihrer Kommunikation. Die Aufmerksamkeit Ihres Empfängers kann durch grammatikalische Fehler gemindert werden, daher verwenden Sie formale Sprache, die frei von solchen Fehlern ist.
5. Personalisierung
Wenn Sie verstehen, was eine Terminbestätigung aus der Perspektive des Empfängers ist, werden Sie Ihrer E-Mail eine persönliche Note hinzufügen. Aus verschiedenen Gründen ist die Personalisierung Ihrer Terminbestätigungs-E-Mails eine gute Idee. Der Hauptvorteil ist, dass Sie einen direkten Dialog mit dem Kunden beginnen, was die Wirkung hat, eine Verbindung mit ihm herzustellen.
Verwenden Sie den Namen des Kunden in einer Weise, die ihm angenehm ist.
6. Kalenderlink enthalten
Es ist möglich, in den meisten E-Mail-Clients einen Kalenderlink von einem verbundenen Dienst hinzuzufügen.
7. Danken Sie Ihren Kunden
Eine kurze Dankesnotiz ist ein Muss. Erwägen Sie, eine kurze Begrüßung hinzuzufügen, wenn dies der erste von mehreren Terminen ist. Diese persönlichen Akzente können leicht übersehen werden, aber wenn Sie sie hinzufügen, kann Ihre professionelle Höflichkeit Ihnen helfen, sich von der Masse abzuheben.
Wenn Sie jedoch den Aufwand vermeiden möchten, die oben genannten Punkte manuell zu befolgen, sollten Sie in Betracht ziehen, E-Mails mit KI zu schreiben .
Ein einfaches Beispiel, wie man eine Bestätigungs-E-Mail für einen Termin schreibt:
Betreff: Herzlichen Glückwunsch, Ihr Termin ist bestätigt!
Wir hoffen, dass Ihnen dieses einfache Beispiel hilft!
Abschließend
In diesem Artikel haben wir Sie darüber informiert, was eine Terminbestätigungs-E-Mail ist, warum sie wichtig ist und wie man eine Terminbestätigungs-E-Mail schreibt. Zu Ihrer Information gibt es ein großartiges Plugin für WordPress-basierte Websites, Booknetic, für die Terminbuchung in jeder Art von Geschäft. Wir empfehlen auch, die Demo-Version auszuprobieren, um mehr zu erfahren!
