Wie schreibt man eine Erinnerung für ein Meeting, die nicht ungelesen im Posteingang verschwindet? Nun, es ist nicht ganz einfach, den richtigen Ton mit den richtigen Informationen zu finden. Aber in diesem Beitrag erklären wir, wie man freundliche Meeting-Erinnerungen schreibt, die geöffnet werden.
Warum Meeting-Erinnerungen senden?
Wenn Sie denken, dass Ihre Arbeit erledigt ist, sobald sich Personen für Termine oder Meetings registrieren, liegen Sie falsch. Wir sagen nicht, dass ein gefüllter Kalender eine Kleinigkeit ist, aber Ihr Meeting erreicht seine Ziele, wenn die Registranten tatsächlich teilnehmen.
Da wir Menschen unsere notwendige Einkaufsliste vergessen, bevor wir nach Hause gehen, ist es leicht nachzuvollziehen, warum unsere Kunden ihre Meetings vergessen. Ihre Kunden könnten heute ein Meeting für die kommende Woche planen und es ein paar Stunden später vergessen. Erinnerungstexte sind auch hilfreich, um die Kundenbindungsrate zu erhöhen.
Sie müssen die Kontaktdaten der Kunden verwenden, um Meeting-Updates zu senden und den Tag des Meetings zu erreichen. Das Senden von E-Mail-Erinnerungen an die Eingeladenen hilft, Veranstaltungen im Gedächtnis potenzieller Kunden zu behalten und verhindert den Verlust von Teilnehmern. Beachten Sie, dass Erinnerungstexte sich von Terminbestätigungs-E-Mails unterscheiden.
Wie schreibt man eine Erinnerung für ein Meeting?
Bevor wir uns den Details widmen, wie man Erinnerungen für Meetings schreibt, gibt es einige allgemeine Überlegungen, die Sie kennen sollten.
Wenn Sie völlig neu sind, ist es am besten, mit einer Meeting-Erinnerungsvorlage zu beginnen und diese zu bearbeiten.
Wenn Sie beginnen, Ihre Nachricht zu erstellen, denken Sie daran, dass der Empfänger wissen sollte, worum es bei der Veranstaltung geht, was von ihm erwartet wird und bis wann. Wenn es sich beispielsweise um eine Gruppenveranstaltung handelt, müssen Sie die Details dazu angeben, einschließlich der Namen der Redner, Gastgeber usw.
Der Zweck von Erinnerungstexten besteht jedoch darin, das Publikum an die Veranstaltung zu erinnern, für die es sich registriert hat. Es ist also gut, die Details relevant für das Meeting zu halten, ohne eine Werbebotschaft oder allgemeine Informationen zu präsentieren. Da die meisten E-Mails auf mobilen Geräten geöffnet werden, werden lange Texte nicht funktionieren.
Wenn Sie eine freundliche Erinnerung schreiben möchten, verwenden Sie die aktive Stimme in den Sätzen. Die aktive Stimme macht Ihre Nachricht direkter und verleiht ihr einen menschlichen Touch. Um dies zu verdeutlichen, sehen Sie sich die folgenden Fälle an, die Sie verwenden könnten:
Aktiv: Ich freue mich darauf, Sie zu Ihrem Friseurtermin zu sehen.
Fühlen Sie den Unterschied?
Im Zeitalter der konversationellen Chatbots sollten Sie sich von robotischen Sätzen fernhalten.
Jetzt, da Sie eine Vorstellung von einer Meeting-Erinnerung haben, gehen wir die Schlüsselelemente der Nachricht durch.
1. Meeting-Titel
Der Nachrichtentitel ist das vorläufige Element, das in Ihre Meeting-Erinnerung aufgenommen werden sollte. Wenn Sie eine E-Mail senden, wäre dies die Betreffzeile der E-Mail. Sie sollte dem Empfänger genau sagen, worum es in der E-Mail geht, und ihn dazu bewegen, sie zu öffnen.
Es hat keinen Sinn, lange Texte zu schreiben und alle Meeting-Details in die Betreffzeile aufzunehmen. Das Ziel ist es, eine kurze Zeile zu schreiben und die Hauptbotschaft zu erwähnen:
Montag Psychotherapie-Termin
2. Begrüßung
Beginnen Sie niemals ein Gespräch, ohne den Empfänger zu begrüßen. Die Begrüßung bestimmt den Ton für den Hauptteil der E-Mail. Sie können mit „Hallo, Grace!“ oder „Hallo, Andy“ beginnen. Wenn die Unternehmenskultur formeller ist, können Sie mit „Sehr geehrte Kate!“ oder „Hallo, Jean“ beginnen.
Um gut anzukommen, fahren Sie mit einem freundlichen Gespräch fort.
Ich hoffe, Sie haben eine großartige Woche.
3. Zeit & Datum
Zeit und Datum sind genau das, woran Sie den Empfänger erinnern möchten. Um sie für den Empfänger klar und sichtbar zu machen, heben Sie sie in der Erinnerung für ein Meeting hervor.
Und fügen Sie die Zeitzone hinzu, um sicherzustellen, dass alle zur richtigen Zeit teilnehmen. Dies ist besonders wichtig für virtuelle Meetings oder unregelmäßige Veranstaltungen, die ein Publikum außerhalb Ihres Standorts anziehen könnten.
Freundliche Erinnerung an Ihren bevorstehenden Spa-Termin am [Datum und Uhrzeit]
4. Kontext
Obwohl der Empfänger über das Meeting Bescheid weiß (auch wenn er es möglicherweise vergisst), müssen Sie ihm mitteilen, warum Sie ihm eine E-Mail senden. Der Hauptteil der E-Mail ist der Ort, an dem Sie den Zweck der Veranstaltung und ihren Kontext angeben. Fügen Sie die spezifischen Namen oder den allgemeinen Zweck des Meetings für eine prägnante Erklärung hinzu.
Wenn Sie möchten, können Sie den Teil mit Datum und Uhrzeit damit kombinieren, um Ihren Zweck klarer zu machen.
Ich freue mich darauf, Sie beim Sommerfotografenfestival zu sehen
5. Meeting-Ort
Die Angabe Ihres Meeting-Ortes ist ein Muss in einer Erinnerung. Erwähnen Sie die Straße, in der Sie sich befinden, und die Gebäudenummer, um genau zu sein. Es ist am besten, Ihren Google Maps-Standort in die E-Mail einzubetten, um den Teilnehmern das Auffinden Ihres Veranstaltungsortes zu erleichtern. Berücksichtigen Sie auch:
Drücken Sie hier für Wegbeschreibung und Parkinformationen
6. Erforderliche Anweisungen bereitstellen
Es ist wichtig, dass Sie den Registranten alle Hinweise geben, damit sie vorbereitet kommen. Anweisungen umfassen alle wichtigen Nuancen, die für den Verlauf des Meetings notwendig sein werden. Für Anwaltskanzleien könnten dies rechtliche Compliance-Dokumente sein, die mitzubringen sind; für Schulungen ist es die Liste der Materialien für die Kurse; für medizinische Termine frühere Diagnosepapiere, Impftermine.
Dies ist eine Art Freestyle-Bereich, den Sie je nach Zweck Ihres Meetings gestalten können. Sie können ihn verwenden, um zusätzliche Informationen zu den Meeting-Regeln zu teilen. Um es jedoch kurz zu halten, anstatt ganze Zeilen aufzulisten, betten Sie den Link zur Veranstaltungsagenda, zu sozialen Medienkanälen für weitere Kontakte usw. ein.
7. FAQ
Vor jedem Termin könnten Teilnehmer bestimmte Fragen haben, die sie klären möchten. Wenn Sie eine FAQ-Seite haben, ist es besser, einen Link zur Meeting-Erinnerungsvorlage einzufügen. Es stellt sicher, dass Ihre potenziellen Kunden keine Fragen oder Bedenken vor dem Meeting haben. Außerdem reduziert ein beschreibender E-Mail-Text die Notwendigkeit weiterer Anrufe oder E-Mail-Nachfassaktionen .
8. Abschluss
Sie haben Ihre Betreffzeile geschrieben, Ihren Zweck erklärt und alle Details bereitgestellt, das Letzte, um die Erinnerung für ein Meeting zu beenden, ist, Ihre Wertschätzung gegenüber den Registranten zu zeigen.
Sie können die Meeting-Erinnerungsvorlage auch verwenden, um dem Kontakt für die Terminvereinbarung zu danken. Eine einfache Dankesnotiz kann beeinflussen, wie die Empfänger mit Ihrer E-Mail interagieren. In diesem Fall platzieren Sie Ihre Dankesnotiz im oberen Teil der E-Mail.
Danke für Ihr Interesse
Denken Sie daran, dass die Abschlussnotiz dem Ton der gesamten Erinnerung folgen sollte.
Mit freundlichen Grüßen
Da die Nachricht für ein Unternehmensmeeting ist oder wenn Sie ein Einzelunternehmer sind, stellen Sie sicher, dass Sie den Namen Ihres Unternehmens oder Ihren eigenen angeben, um Ihre Präsenz darzustellen.
Am Ende, am Ende ist Ihre Meeting-Erinnerungsvorlage diese:
Betreffzeile: Moderne Kunstklasse, Mittwoch
Hallo John,
Danke für Ihr Interesse an unserem offenen Kunsttraining.
Ich folge nur unserem Psychologietermin nach, der diesen Montag um 11 Uhr EST stattfindet.
Um den Termin reibungslos ablaufen zu lassen, bitte ich alle, die notwendigen Materialien mitzubringen. Bitte überprüfen Sie die angehängten Dokumente, um die Liste der Materialien zu sehen, bevor Sie zum Kurs kommen.
Klicken Sie auf den Link für Wegbeschreibungen.
Bis bald,
Für große Veranstaltungen beachten Sie das folgende Beispiel:
Betreffzeile: Jährliches Treffen der Eltern - Kinderärzte am 12. Dezember
Hallo Mary,
Dies ist eine freundliche Erinnerung an unser bevorstehendes jährliches Treffen mit Kunden, das am 12. Dezember in Wellington Heights um 14 Uhr stattfindet. Bei der Ankunft des Meetings gibt es ein paar Dinge, die wir unseren Gästen mitteilen möchten. Ich habe eine Kopie aller Details zur Veranstaltung beigefügt. Bitte kommen Sie 15 Minuten früher zur Veranstaltung.
Wenn Sie weitere Fragen haben, sende ich gerne zusätzliche Informationen.
Ich freue mich darauf, Sie bald zu sehen.
Beste Grüße,
Wie man eine Meeting-Erinnerungs-E-Mail sendet, die geöffnet wird?
Selbst wenn Sie eine strenge Terminpolitik festlegen und intelligente Erinnerungstexte senden, können Sie dennoch mit einer niedrigen Teilnahmequote aufgrund ungeöffneter E-Mails enden. Bis zu einem gewissen Punkt ist es verständlich, dass die E-Mails der Menschen mit Werbeaktionen und anderen Abonnement-E-Mails überflutet werden. Dennoch gibt es immer noch Punkte, an denen Sie die Öffnungsraten von E-Mails steigern und zumindest sicherstellen können, dass die E-Mails das Zielpublikum erreichen.
1. Schreiben Sie eine auffällige Betreffzeile
Wie wir bereits betont haben, hat Ihre E-Mail-Betreffzeile einen tiefgreifenden Einfluss auf die Öffnungsraten und darauf, wie Menschen darauf reagieren. Stellen Sie also sicher, dass sie auf den Punkt gebracht sind und die Empfänger verstehen, worum es geht.
2. Finden Sie den besten Zeitpunkt zum Senden
Wenn Sie wissen möchten, wie Sie eine Meeting-Erinnerungs-E-Mail senden, die nicht in den Hunderten anderer E-Mails im Posteingang des Empfängers verloren geht, finden Sie den besten Zeitpunkt zum Senden heraus.
Offensichtlich kennen Sie den besten Zeitpunkt nicht ohne Ausprobieren, aber Sie können die Zeit entsprechend der Zeitzone oder den Stoßzeiten des Publikums vorhersagen. Wenn das Meeting ein globales Ereignis betrifft, stellen Sie sicher, dass Sie das Timing auf die jeweilige Region anpassen.
3. Testen
Sie könnten von der Kopie und dem Timing Ihrer Erinnerungstexte überzeugt sein, aber dennoch mit niedrigen Öffnungsraten und im schlimmsten Fall mit einer niedrigen Teilnahmequote enden. Eine praktische Lösung, um dies zu verhindern, besteht darin, E-Mail-Variablen zu testen. Sie können dieselbe Benachrichtigungs-E-Mail mit unterschiedlichen Betreffzeilen oder den Zeitpunkten der gesendeten Nachrichten testen.
Ein weiterer wichtiger Punkt, den Sie testen können, wenn Sie wissen möchten, wie man eine Erinnerung für ein Meeting schreibt, sind deren Tage. Je nach Dringlichkeit der Veranstaltungen können Sie die Erinnerungen eine Woche vorher, 3 Tage vorher oder am Tag des Meetings senden, um zu sehen, wie die Menschen natürlich auf das bevorstehende Ereignis reagieren.
Verwendung von Software zur Automatisierung von Erinnerungsemails vor dem Meeting
Indem Sie wissen, wie man eine Meeting-Erinnerungs-E-Mail sendet, erzielen Sie eine höhere Teilnahmequote und effiziente Ergebnisse. Um Erinnerungstexte einzurichten, benötigen Sie Automatisierungssoftware. Wenn Sie WordPress verwenden, können Sie Ihre Meeting-Benachrichtigungen und Erinnerungen einfach mit Terminbuchungs-Plugins automatisieren.
Booknetic kann automatische Benachrichtigungen und Erinnerungen an Mitarbeiter und Kunden senden. Das Tolle an dem Plugin ist, dass Sie verschiedene Arten von Benachrichtigungen senden können, wie Nachrichten, E-Mails oder WhatsApp, abhängig vom Verlauf der Ereignisse oder der Nutzungspraxis der Registranten. Dies ist ein weiterer Vorteil gegenüber regulären Automatisierungstools, bei denen Sie nur Nachrichten- oder E-Mail-Automatisierung verwenden können.
Sie können vorgefertigte Shortcodes verwenden oder Ihre eigene Meeting-Erinnerungsvorlage erstellen, die zu Ihren Geschäftszielen passt. Um herauszufinden, wie das System funktioniert, sehen Sie sich die Live-Demo an.
Sie können eine E-Mail-Erinnerung für ein Meeting über vereinbarte, verschobene, bestätigte, genehmigte, stornierte und Zahlungsbestätigungen senden.
Zusammenfassung
Das Vergessen, eine Erinnerungsemail vor einem Meeting zu senden, ist gleichbedeutend mit dem Vergessen der Registranten Ihrer Veranstaltungen. Eine gut vorbereitete Erinnerungsemail wird die Anzahl der verpassten Termine und Last-Minute-Stornierungen reduzieren. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Sie, um eine Erinnerungsemail für ein Meeting zu schreiben, die Nachricht kurz, freundlich und auf den Punkt bringen müssen.
