¿Cómo escribir un mensaje de recordatorio para una reunión que no pase desapercibido? Bueno, no es tan fácil encontrar el tono adecuado con la información correcta. Pero, en este post, explicaremos cómo escribir recordatorios de reuniones amigables que se abran.
¿Por qué enviar recordatorios de reuniones?
Si piensas que tu trabajo termina cuando las personas se registran para citas o reuniones, estás equivocado. No decimos que tener un calendario lleno sea algo pequeño, pero tu reunión alcanza sus objetivos cuando los inscritos realmente asisten al final.
Dado que nosotros, las personas, olvidamos nuestra lista de compras necesaria antes de ir a casa, es fácil empatizar con por qué nuestros clientes olvidan sus reuniones. Tus clientes pueden programar una reunión hoy con anticipación para la semana y olvidarse de ella unas horas después. Los mensajes de recordatorio también son útiles para aumentar las tasas de retención de clientes.
Necesitas usar los datos de contacto del cliente para enviar actualizaciones de reuniones, alcanzando el día de la reunión. Enviar recordatorios por correo electrónico de una reunión a los invitados ayuda a mantener los eventos en la mente de los clientes potenciales y evita perder a cualquier participante. Ten en cuenta que los mensajes de recordatorio son diferentes de los correos electrónicos de confirmación de citas.
¿Cómo escribir un mensaje de recordatorio para una reunión?
Antes de entrar en los detalles específicos de cómo escribir recordatorios para reuniones, hay algunas consideraciones generales que necesitas saber.
En primer lugar, si eres completamente nuevo, comenzar desde una plantilla de recordatorio de reunión y editarla es el mejor enfoque que puedes tomar.
Cuando comiences a crear tu mensaje, ten en cuenta que el destinatario debe saber para qué es el evento, qué se espera que haga y para cuándo. Por ejemplo, si es para un evento grupal, necesitas dar los detalles al respecto, mencionando los nombres de los oradores, anfitriones, etc.
Sin embargo, el propósito de los mensajes de recordatorio es recordar a la audiencia sobre el evento para el que se han registrado. Por lo tanto, es bueno mantener los detalles relevantes para la reunión sin incluir un discurso de venta o información general. Considerando que la mayoría de los correos electrónicos se abren en dispositivos móviles, los textos largos no harán el trabajo.
Por último, si deseas escribir un mensaje de recordatorio amigable, usa la voz activa en las oraciones. La voz activa hace que tu mensaje sea más directo y tenga un toque humano. Para ser claro, observa los siguientes casos que podrías usar:
Activo: Estoy deseando verte para la cita de corte de cabello.
¿Sientes la diferencia?
En la era de los chatbots conversacionales, necesitas alejarte de las oraciones robóticas.
Ahora que tienes una idea de un recordatorio de reunión, repasemos los componentes clave del mensaje.
1. Título de la reunión
El título del mensaje es el elemento preliminar a incluir en tu recordatorio de reunión. Si estás enviando un correo electrónico, este sería la línea de asunto del correo. Debe decirle al receptor exactamente de qué trata el correo electrónico y motivarla a abrirlo.
No tiene sentido escribir copias largas e incluir todos los detalles de la reunión en la línea de asunto. El objetivo es escribir una línea breve e incluir el mensaje principal:
Cita de terapia de psicología el lunes
2. Saludo
Nunca comiences una conversación sin saludar al destinatario. El saludo define el tono para el cuerpo del correo electrónico. Puedes comenzar con "¡Hola, Grace!", "Hola, Andy". Si la cultura de tu empresa es más formal, puedes comenzar con "¡Estimado Kate!", "Hola, Jean".
Para empezar con el pie derecho, procede con una conversación amigable.
Espero que estés teniendo una gran semana.
3. Hora y fecha
La hora y la fecha son exactamente lo que deseas recordar al receptor. Para hacerlas claras y visibles para el receptor, destácalas en el mensaje de recordatorio para una reunión.
Y, incluye la zona horaria para asegurarte de que todos se conecten a la hora correcta. Esto es especialmente importante para reuniones virtuales o eventos irregulares que pueden reunir a una audiencia fuera de tu localidad.
Recordatorio amistoso sobre tu próxima cita de spa el [fecha y hora]
4. Contexto
Aunque el destinatario esté al tanto de la reunión (incluso si puede olvidarla), necesitas hacerle saber por qué le estás enviando un correo electrónico. El cuerpo del correo es donde proporcionas el propósito del evento, su contexto. Incluye los nombres específicos o el propósito general de la reunión para una explicación directa.
Si deseas, puedes combinar la parte de fecha y hora con esto para ser más claro en tu propósito.
Estoy emocionado de verte en el festival de fotógrafos de verano
5. Ubicación de la reunión
Mostrar la ubicación de tu reunión es imprescindible en un mensaje de recordatorio. Menciona la calle en la que te encuentras y el número del edificio para ser preciso. Es mejor incrustar tu ubicación de Google Maps en el correo electrónico para ayudar a los asistentes a encontrar fácilmente tu lugar. También considera:
Presiona aquí para obtener información sobre direcciones y estacionamiento
6. Proporcionar las instrucciones necesarias
Es importante que des a los inscritos todas las pistas para que lleguen preparados. Las instrucciones incluyen todos los matices importantes que serán necesarios durante el curso de la reunión. Para bufetes de abogados, esto podría ser documentos de cumplimiento legal para llevar; para entrenamientos, es la lista de suministros para las clases; para citas médicas, papeles de diagnóstico previos, citas de vacunas.
Esta es una especie de área de estilo libre que puedes diseñar según el propósito de tu reunión. Puedes usarla para compartir información adicional sobre las reglas de la reunión. Sin embargo, para mantenerlo breve, en lugar de enumerar líneas completas, incrusta el enlace a la agenda del evento, canales de redes sociales para más contacto, etc.
7. Preguntas frecuentes
Antes de asistir a cualquier cita, los participantes pueden tener ciertas preguntas que abordar. Si tienes una página de preguntas frecuentes, es mejor incluir un enlace a la plantilla de recordatorio de reunión. Asegura que tus clientes potenciales no tengan preguntas o preocupaciones antes de la reunión. Además, un cuerpo de correo descriptivo reduce la necesidad de más llamadas o seguimientos por correo electrónico .
8. Despedida
Escribiste tu línea de asunto, explicaste tu propósito y proporcionaste todos los detalles, lo último para terminar el mensaje de recordatorio para una reunión es mostrar tu agradecimiento a los inscritos.
También puedes usar la plantilla de recordatorio de reunión para agradecer al contacto por programar la cita. Una simple nota de agradecimiento puede impactar cómo los destinatarios interactúan con tu correo electrónico. En ese caso, coloca tu nota de agradecimiento en la parte superior del correo electrónico.
Gracias por tu interés
Recuerda que la nota de cierre debe seguir el tono del mensaje de recordatorio general.
Sinceramente
Dado que el mensaje es para una reunión de empresa o si eres un propietario único, asegúrate de incluir el nombre de tu empresa o el tuyo propio para representar tu presencia.
Al final, tu plantilla de recordatorio de reunión es esta:
Línea de asunto: Clase de arte moderno, miércoles
Hola John,
Gracias por interesarte en nuestro entrenamiento de arte abierto.
Solo estoy haciendo un seguimiento de nuestra cita de psicología que se llevará a cabo este lunes a las 11 AM, EST.
Para que la cita transcurra sin problemas, estoy pidiendo a todos que traigan los tipos necesarios de suministros. Por favor, revisa los documentos adjuntos para ver la lista de materiales antes de venir a la clase.
Haz clic en el enlace para obtener direcciones del lugar.
Nos vemos allí,
Para eventos grandes, considera el siguiente:
Línea de asunto: Encuentro anual de padres - pediatras el 12 de diciembre
Hola Mary,
Este es un recordatorio amistoso sobre nuestras próximas reuniones anuales con clientes que se llevarán a cabo el 12 de diciembre en Wellington Heights a las 2 PM. A la llegada de la reunión, hay un par de cosas que nos gustaría mencionar a nuestros invitados. He adjuntado una copia de todos los detalles sobre el evento. Por favor, llega 15 minutos antes al evento.
Si tienes más preguntas, con gusto enviaré información adicional.
Espero verte pronto.
Saludos cordiales,
¿Cómo enviar un correo electrónico de recordatorio de reunión que se abra?
Incluso si estableces una política de citas estricta y envías mensajes de recordatorio inteligentes, aún puedes terminar con una baja tasa de asistencia debido a correos electrónicos no abiertos. Hasta cierto punto, es comprensible que los correos electrónicos de las personas estén inundados de promociones y otros correos de suscripción. Sin embargo, todavía hay puntos donde puedes aumentar las tasas de apertura de correos electrónicos y al menos asegurarte de que los correos electrónicos lleguen a la audiencia objetivo.
1. Escribe una línea de asunto impactante
Como enfatizamos anteriormente, tu línea de asunto del correo electrónico tiene un impacto profundo en las tasas de apertura y en cómo las personas responden a ellos. Así que asegúrate de que sean directos y que los receptores entiendan de qué se trata.
2. Encuentra el mejor momento para enviarlos
Si deseas saber cómo enviar un correo electrónico de recordatorio de reunión que no se pierda entre cientos de otros correos electrónicos en la bandeja de entrada del receptor, averigua el mejor momento para enviarlo.
Obviamente, puede que no sepas el mejor momento sin intentar, puedes predecir el tiempo según la zona horaria o las horas ocupadas de la audiencia. Si la reunión es sobre un evento global, asegúrate de ajustar el tiempo a la región adecuada.
3. Prueba
Puedes estar seguro sobre el contenido y el tiempo de tu mensaje de recordatorio, pero aún así terminar con bajas tasas de apertura y, lo peor de todo, una baja tasa de asistencia. Una solución práctica para prevenirlos es probar las variables del correo electrónico. Puedes probar el mismo correo de notificación con diferentes líneas de asunto o los tiempos de los mensajes enviados.
Otro punto crucial que puedes probar si deseas saber cómo escribir un mensaje de recordatorio para una reunión son sus días. Dependiendo de la urgencia de los eventos, puedes enviar los recordatorios una semana antes; 3 días antes, o el día de la reunión para ver cómo las personas responden naturalmente al evento que está por suceder.
Usar software para automatizar el correo electrónico de recordatorio antes de la reunión
Al saber cómo enviar un correo electrónico de recordatorio de reunión, generarás una mayor tasa de asistencia y resultados eficientes. Para configurar mensajes de recordatorio, necesitas software de automatización. Si estás usando WordPress, puedes automatizar fácilmente tus notificaciones y recordatorios de reuniones usando plugins de reserva de citas.
Booknetic puede enviar notificaciones automáticas y recordatorios a miembros del personal y clientes. Lo genial del plugin es que puedes enviar diferentes tipos de notificaciones como mensajes, correos electrónicos o WhatsApp dependiendo del curso de los eventos o la práctica de uso de los inscritos. Esta es otra ventaja sobre las herramientas de automatización regulares donde solo puedes usar la automatización de mensajes o correos electrónicos.
Puedes usar códigos cortos predefinidos o crear tu propia plantilla de recordatorio de reunión que coincida con los objetivos de tu negocio. Para saber cómo funciona el sistema, revisa la Demo en vivo.
Puedes enviar un recordatorio por correo electrónico de una reunión sobre citas hechas, reprogramadas, confirmadas, aprobadas, canceladas y confirmaciones de pago.
Conclusión
Olvidar enviar un correo electrónico de recordatorio antes de una reunión es igual a que los inscritos olviden tus eventos. Un correo electrónico de recordatorio bien preparado reducirá el número de citas perdidas y cancelaciones de última hora. En resumen, para escribir un recordatorio por correo electrónico de una reunión, necesitas mantener el mensaje corto, amable y directo al grano.
