Die zunehmende Digitalisierung treibt Unternehmen und Kunden zu virtuellen Terminen. Unternehmen und Vertriebsmitarbeiter verbringen viel Zeit mit der Planung und Verwaltung des Remote-Verkaufs, wobei virtuelle Termine die größte Einnahmequelle darstellen. Unabhängig von Branche und Hintergrund erfordert das erfolgreiche Durchführen virtueller Termine exzellentes Management und Kommunikationsfähigkeiten.
Dieser Blog soll Ihnen helfen, virtuelle Termine einzurichten und erfolgreich durchzuführen.
Vorteile der Nutzung eines virtuellen Terminplaners
Obwohl virtuelle Termine wie ein Selbstbuchungstool für Kunden erscheinen, erfordert es Planung und Management für die erfolgreiche Durchführung virtueller Termine.
Weniger Zeitaufwand
Bei virtuellen Terminen müssen Sie sich keine Sorgen über den Verkehr oder die Verkehrsmittel machen. Besonders in medizinischen oder psychologischen Kliniken neigen Kunden dazu, Zeit in Wartezimmern zu verbringen. Dies beseitigt die Notwendigkeit, in Wartezimmern zu sein, und Praktiker müssen sich keine Sorgen machen, den Zeitplan zu verpassen.
Kosteneffizient
Im Vergleich zu 1:1-Meetings oder Geschäftsessen erfordern virtuelle Meetings geringe bis keine Kosten für die Durchführung. Der gesparte Betrag mag sehr gering erscheinen. Durch das Einsparen von viel Zeit für Kunden und Sie reduzieren Online-Meetings die Kosten.
Weniger verspätete Termine
Das Risiko verpasster Termine oder verspäteter Ankünfte ist bei virtuellen Terminen viel geringer. Da Patienten sich nicht mit Reisen oder anderen Faktoren auseinandersetzen müssen, die sie zu spät kommen lassen oder die Termine verpassen.
Laut der Studie der Thomas Jefferson University beträgt die durchschnittliche Zeit, die Patienten in den USA mit Gesundheitsfachleuten verbringen, 18 Minuten und 13 Sekunden. Dies umfasst Aufnahmeformulare und Registrierungsprozesse, die in Kliniken durchgeführt werden. Virtuelle Termine geben Patienten die Möglichkeit, diese Dokumente in ihrer eigenen Zeit auszufüllen und den Termin ohne Wartezeit zu erhalten.
Flexible Termine
Im Vergleich zu traditionellen Terminen bieten virtuelle Termine mehr Flexibilität für Kunden und Dienstleister. Fachleute können einen größeren Fluss von Terminen erleben als im Büro. Aufgrund der fehlenden Pendelzeit haben sie mehr Flexibilität, um über die Zeitplanung zu entscheiden.
Wie richtet man virtuelle Termine ein?
1. Ein Selbstbuchungssystem einrichten
Je einfacher Sie den Buchungsprozess gestalten, desto mehr Termine erhalten Sie. Der einfachste Weg, virtuelle Termine einzurichten, ist die Bereitstellung von Selbstbuchung.
Wenn der einzige Weg, Termine zu erhalten, Telefonanrufe sind, wird Ihre Fähigkeit, Termine zu erhalten, auf die Anzahl der Terminplaner, verfügbare Zeitfenster oder Ihre Telefonleitungen beschränkt sein. Ohne Online-Buchung wird ein guter Teil Ihrer Zeit am Telefon mit der Terminplanung wie bei traditionellen Terminen verbracht.
Der Bedarf an B2B-virtuellen Terminplanern ist auch in traditionellen B2B-Unternehmen wichtig. In diesen Teams kommt der Großteil der Verkäufe aus 1:1-Kundengesprächen.
2. Automatisierte Erinnerungen senden
Mit der zunehmenden Anzahl von Online-Meetings in unserem Leben wird der Bedarf an automatisierten Erinnerungen und Software, die sie senden kann , unvermeidlich. Basierend auf den bevorzugten Kanälen der Kunden und Ihren verfügbaren Ressourcen können Sie über die Kommunikationsmittel entscheiden.
Sie können automatisierte Erinnerungen einen Tag vorher oder eine Stunde vor den Terminen senden, um Stornierungen oder Nichterscheinen zu vermeiden. Erinnerungen geben Ihnen auch die Möglichkeit sicherzustellen, dass Sie alle erforderlichen Informationen über Kunden wie Versicherungen, frühere Untersuchungsberichte, Testergebnisse, Einverständniserklärungen oder andere relevante Dokumente haben.
Sie können Erinnerungen auch verwenden, um Tipps und Anleitungen zur Vorbereitung auf virtuelle Termine zu senden, ihr Gerät einzurichten oder die benötigten Dokumente während der Termine in der Nähe zu haben.
Es ist erwähnenswert, dass die Art und Weise, wie Sie eine Erinnerungsnachricht für ein Meeting schreiben, einen großen Einfluss darauf hat, ob sie geöffnet und befolgt wird. Sie muss ordnungsgemäße Titel, Anweisungen und Details über den Termin enthalten, den der Kunde gebucht hat.
3. Die richtige Plattform wählen
Einer der wichtigen Schritte bei der Einrichtung und Durchführung virtueller Termine ist die Wahl der Plattform. Sie müssen herausfinden, was Sie von der Meeting-Software erwarten. Wie viele Gäste werden am Meeting teilnehmen? Wie lange soll der Termin voraussichtlich dauern? Können Sie sich kostenpflichtige Pläne leisten oder bleiben Sie bei kostenlosen Optionen?
Die beliebtesten virtuellen Meeting-Plattformen, auf denen Sie Online-Meetings planen können, sind Google Meet, Zoom, Microsoft Teams, Jitsi und Cisco Webex.
Identifizieren Sie die Mindestanforderungen, die Sie an die virtuelle Meeting-Software haben. Sobald Sie Ihre Bedürfnisse bewertet haben, suchen Sie nach zusätzlichen Funktionen, die Ihnen und Ihren Teilnehmern einen Mehrwert bieten.
Hier kommt das Booknetic-Terminbuchungs-Plugin ins Spiel. Von der Selbstbuchung bis zu virtuellen Meeting-Plattformen bietet es alles, um virtuelle Termine von Ihrer Website aus durchzuführen. Die Google Calendar Sync ermöglicht es Ihnen, Buchungskalender mit persönlichen Kalendern zu verbinden und Doppelbuchungen zu vermeiden.
Zusätzlich bietet Booknetic ein umfassendes Benachrichtigungssystem, mit dem Sie automatisierte Benachrichtigungen für jede Bedingung über die gebuchten Termine senden können. Darüber hinaus integriert es sich mit Zoom, wo Sie virtuelle Meetings vom Buchungspanel aus einrichten und daran teilnehmen können.
Wie führt man virtuelle Termine erfolgreich durch?
1. Entscheiden, wer am Meeting teilnehmen wird
Dies mag offensichtlich für medizinische Kliniken, Psychologen oder Ernährungsberater sein, bei denen die Patienten den genauen Praktiker buchen. Aber in B2B- oder Beratungsunternehmen kann sich das ändern. Analysieren Sie die Kapazität Ihres Teams und wählen Sie diejenigen aus, die virtuelle Termine so produktiv und interaktiv wie persönliche Meetings durchführen können.
Verschiedene Teams haben ein unterschiedliches Verständnis der Produkte und Lösungen, die Kunden suchen. Was das Kundenserviceteam abdecken kann, unterscheidet sich erheblich von dem, was das Vertriebsteam bieten kann.
Kundenserviceteams sind erfahren darin, wie man die erwarteten Ergebnisse für Kunden erreicht. Während das Vertriebsteam tendenziell ein breiteres Wissen über Produkte und Geschäftsziele hat. Außerdem sind Vertriebsprofis erfahrener im Upselling und Cross-Selling von Dienstleistungen als andere Teams.
2. Ihr Team schulen
Aus technischer und professioneller Sicht ist die Schulung von Teams für virtuelle Termine wichtig. Virtuelle Termine unterscheiden sich in vielerlei Hinsicht von traditionellen Terminen. Die Schulung Ihres Teams, wie man durch virtuelle Termine und unerwartete Umstände navigiert, wird die Kundenbindung steigern.
In diesem Sinne durchläuft die Team-Schulung verschiedene Phasen für erfolgreiche virtuelle Termine.
Terminbuchungen
Das erste Coaching hier besteht darin, Termine zu priorisieren. Sobald ein Kunde einen Termin bucht, hat das Personal die Wahl, den Termin anzunehmen oder abzulehnen. Die Priorisierung kann basierend auf Ihren Geschäftsziele, der Art des Termins, der durchschnittlichen Anzahl von Terminen, die Sie täglich erhalten, erfolgen. Wenn Sie beispielsweise hochpreisige Dienstleistungen mit hoher Priorität versehen, könnten Sie einige der niedrigpreisigen Termine ablehnen.
Wie bereits erwähnt, hängt dies vom Unternehmen, dem Geschäft und dem Kundenvolumen ab. Medizinische Kliniken oder Gesundheitseinrichtungen können Patienten in kritischen Zuständen gegenüber regulären Anfragen priorisieren und letztere auf die Warteliste setzen.
Servicekenntnisse
Abgesehen von den virtuellen Terminen muss der Meeting-Host über ausgezeichnete Kenntnisse des angebotenen Dienstes, seiner Bedingungen und natürlich der Kundenprobleme verfügen. Die Fähigkeit, Kundenbedürfnisse zu adressieren und gleichzeitig Geschäftsziele zu erreichen, ist der Weg, um virtuelle Termine erfolgreich durchzuführen.
Ein weiterer Punkt ist das angemessene Verhalten bei Stornierungen. Angenommen, Ihr Mitarbeiter hat alles für den Termin eingerichtet, wird jedoch mit einer Stornierung konfrontiert. Dieser Mitarbeiter sollte die Stornierungsrichtlinien in Ihrem Salon-Geschäft kennen, um die gute Arbeit fortzusetzen und die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Video-Verkaufskompetenzen
Kommunikation, Zuhören und Empathie sind bereits die entscheidenden Komponenten des Verkaufs. Aber Video-Verkauf muss über diese Fähigkeiten hinausgehen. Zuhörer mit aggressiven Verkaufstechniken zu bombardieren, kann sie von Ihren Lösungen abschrecken.
Ein Video-Host muss den Anruf interaktiver und zweiseitiger gestalten, anstatt eine Ein-Mann-Show zu sein. Es ist viel schwieriger, in virtuellen Meetings Bindungen aufzubauen als persönlich. Interaktive Kommunikation ist der Schlüssel, um Fürsorge zu zeigen und ein dynamisches virtuelles Meeting zu gestalten.
3. Vorbereitung auf virtuelle Termine
Doppelte Überprüfung ist immer wichtig für erfolgreiche laufende virtuelle Termine. Direkt vor dem Betreten des Meetings überprüfen Sie die Verfügbarkeit Ihres physischen Ortes. Stellen Sie sicher, dass Sie eine zuverlässige WLAN-Verbindung und Geräte für die Durchführung des Termins haben.
Um unerwünschte Unterbrechungen zu vermeiden, stellen Sie andere Geräte auf lautlos oder schalten Sie sie vollständig aus. Sprach- und visuelle Details sind wichtige Komponenten für erfolgreiche virtuelle Termine. Platzieren Sie Ihr Gerät so, dass Sie Augenkontakt mit den Kunden halten können und stellen Sie sicher, dass sie Ihre Stimme leicht hören können.
Da Sie die automatisierten Erinnerungen gesendet haben, sollten Kunden einfachen Zugang zum Meeting-Link haben.
4. Nachverfolgung nach Terminen
Am Ende von Online-Terminen müssen Sie und Ihr Gast herausfinden, ob es zukünftige Meetings geben wird oder nicht. Wenn es sich um einen medizinischen Termin handelt, müssen Sie möglicherweise ein separates Rezept, die Liste der erforderlichen Tests, die Notwendigkeit des nächsten Termins senden. Sie können automatisierte E-Mails einrichten, um zu überprüfen, wie der Behandlungsplan verläuft, sowie automatisierte Rechnungen zu senden.
Abhängig von der Art der Dienstleistung oder dem Zustand der Kundenbedürfnisse am Ende des virtuellen Meetings können Sie wiederkehrende Termine auf fortlaufender Basis vereinbaren. Es ist ein Muss, Zeit für diesen Teil am Ende des Meetings einzuplanen.
Es mag einfach erscheinen, aber es hält beide Seiten auf derselben Seite. Dies muss nicht immer um die nächsten Termine gehen, sondern um die Besprechungsnotizen, unterstützende Dokumente, die für die endgültige Entscheidung bewertet werden müssen.
Fazit
Selbst wenn Sie bei Ihren ersten Versuchen nicht erfolgreich sind, gibt es immer Raum für Verbesserungen im Geschäft. Kundenfeedback am Ende von Online-Meetings zu erfragen oder Kundenumfragen zur Qualität virtueller Termine zu senden, kann der sofortige Weg zur Verbesserung Ihrer Erfahrung sein.
Durch die Einrichtung gut geplanter Berichterstattung können Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) identifizieren und das Team in diese Richtung schulen.
