[contents-table]
Wenn Sie ein kleines Unternehmen sind, ist es wichtiger denn je, eine Strategie zur digitalen Transformation zu haben.
In diesem Blogbeitrag werden wir darüber sprechen, was das bedeutet und wie Sie eine solche Strategie umsetzen können. Eine starke Online-Präsenz ist heutzutage für kleine Unternehmen unerlässlich – sie ermöglicht es Ihnen, mehr Kunden zu erreichen und mit größeren Unternehmen zu konkurrieren.
Was ist digitale Transformation?
Digitale Transformation ist die Integration digitaler Technologien in die Produkte, Prozesse und Strategien einer Organisation.
Welche digitalen Technologien verwendet werden und warum, wie sie angewendet werden und was durch ihre Anwendung gewonnen wird, unterscheidet sich von Unternehmen zu Unternehmen.
Jedes Projekt zur digitalen Transformation kann einen anderen Umfang haben, der den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.
Wenn Sie beispielsweise ein Buchhaltungsunternehmen betreiben, könnte Ihre digitale Transformation eine vollständige Überarbeitung Ihrer Werkzeuge und Abläufe sein. Wenn Sie einen Schönheitssalon betreiben, könnte die Einführung einer Terminbuchung bereits ausreichen.
Es kann erforderlich sein, alle Aspekte der Organisation zu untersuchen und neu zu gestalten, von Lieferketten über Arbeitsabläufe, von den Fähigkeiten der Mitarbeiter bis hin zu Kundeninteraktionen und Organisationsstrukturen.
Unabhängig vom Umfang gibt es zwei Haupttreiber der digitalen Transformation: die Optimierung des Unternehmensablaufs und die Erweiterung des Marktes.
Der Unterschied zwischen Digitalisierung, Digitalisierung und digitaler Transformation
Digitalisierung bedeutet einfach ausgedrückt, etwas Physisches, wie ein Papier, in ein digitales Format zu verwandeln, das ein Computer lesen kann.
Digitalisierung für ein Unternehmen bedeutet, digitale Werkzeuge und Daten zu nutzen, um Aufgaben einfacher und effizienter zu gestalten.
Digitale Transformation ist, wenn ein ganzes Unternehmen seine Betriebsweise mit digitalen Werkzeugen ändert, über die bloße Digitalisierung von Informationen oder die Nutzung digitaler Prozesse hinausgeht. Es ist eine ganzheitliche Veränderung, die Strategie, Prozesse und Kultur umfasst.
Tiefe und Umfang:
Der Einflussbereich der Digitalisierung ist enger und konzentriert sich auf die Umwandlung analoger Informationen. Bei der Digitalisierung erweitert sich der Umfang, um spezifische Geschäftsprozesse mit digitalen Werkzeugen zu verändern.
Die digitale Transformation hat den weitesten Umfang und umfasst vollständige Änderungen in den Geschäftsabläufen, der Kultur und den Kundenerfahrungen.
Ein reales Beispiel für Digitalisierung ist das Scannen eines physischen Buches, um ein E-Book zu erstellen. Für die Digitalisierung ist es eine Bibliothek, die ein Online-Reservierungssystem implementiert.
Digitale Transformation wäre die Entwicklung der Bibliothek zu einem digitalen Wissenszentrum mit Online-Lernressourcen, virtuellen Diskussionen und mehr.
Auswirkungen auf Unternehmen:
Die Ziele der Digitalisierung konzentrieren sich in der Regel auf die Effizienz bei der Speicherung und dem Abrufen von Daten. Für die digitale Transformation sind die Ziele breiter: Verbesserung der Kundenerfahrungen, Förderung von Innovationen und Erreichen von Wettbewerbsvorteilen.
Digitalisierung könnte bedeuten, dass Mitarbeiter neue Software oder Werkzeuge erlernen müssen. Bei der digitalen Transformation könnten sie sich an neue Rollen anpassen oder sogar sehen, dass ihre Rollen obsolet werden, was eine Umschulung oder Weiterbildung erfordert.
Technologische Beteiligung:
Bei der Digitalisierung ist die Rolle der Technologie grundlegend, da sie analog in digital umwandelt. Bei der Digitalisierung optimiert die Technologie spezifische Prozesse. Bei der digitalen Transformation ist die Technologie entscheidend und treibt Veränderungen im gesamten Unternehmen voran.
Scanner und OCR (Optische Zeichenerkennung) Werkzeuge sind oft mit der Digitalisierung verbunden. Einige gängige Beispiele sind Google Lens und Image to Text Converter . Im Gegensatz dazu könnte die digitale Transformation KI, Big Data oder IoT umfassen.
Die drei Konzepte werden sich wahrscheinlich mit technologischen Fortschritten weiterentwickeln. Wenn Unternehmen reifen, könnten die Unterschiede zwischen ihnen verschwimmen, insbesondere da Unternehmen, die eine digitale Transformation durchlaufen haben, möglicherweise kontinuierlich neue Prozesse digitalisieren und digitalisieren.
Dennoch wird das Verständnis ihrer Nuancen immer entscheidend für die strategische Umsetzung sein.
8-Schritte-Strategie zur digitalen Transformation für kleine Unternehmen
Unternehmen müssen mit der digitalen Kompetenz Schritt halten, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Die digitale Transformation beginnt bei den Mitarbeitern, daher müssen sie in neuen Technologien geschult werden.
Bei der Bestimmung von Strategien zur digitalen Transformation in Unternehmen sollten neben technologieorientierten Investitionsplänen auch Maßnahmen ergriffen werden, um eine Digitalisierungskultur bei den Mitarbeitern zu verankern, damit die Digitalisierungsefforts am effizientesten genutzt werden können.
KMUs müssen eine leistungsstarke Website haben, die mit allen Geräten kompatibel ist und die Benutzererfahrung berücksichtigt, um die heutigen Kundenmassen in ihren Digitalisierungsprozessen zu berücksichtigen. Auf diese Weise kann das Potenzial und die Geschwindigkeit der Kundenansprache erhöht werden. Vertriebs- und Marketingkanäle können sich daher wirtschaftlich entwickeln.
1. Aufgaben und Verantwortlichkeiten an Ihr Personal delegieren
Wir wissen, dass es ziemlich schwierig ist, dedizierte Teams zu schaffen, um das Projekt zur digitalen Transformation eines kleinen Unternehmens in einem kleinen Unternehmen durchzuführen.
Deshalb ist es äußerst wichtig, einem Mitglied Ihres Teams eine Projektmanagementrolle zuzuweisen oder zumindest vorübergehend einen Spezialisten einzustellen. Deshalb haben agile Teams Rollen wie Product Owner und SCRUM Master.
Stellen Sie sicher, dass alle relevanten Stakeholder beteiligt sind und die Bedeutung dieser Transformation verstehen. Denn nicht nur die für Informationstechnologien Verantwortlichen, sondern auch Manager und Entscheidungsträger sollten in den Prozess einbezogen werden.
Arbeiten ohne Informationsaustausch kann Innovation und Ihren schnellen Fokus behindern. Laut Harvard Business Review wirken sich Informationsungleichgewicht und Kommunikation negativ auf die Hälfte der Belegschaft aus.
Daher wird die Einbeziehung möglichst vieler Personen in den Prozess sicherstellen, dass die digitale Transformationsstrategie Ihres kleinen Unternehmens von Anfang an die Bedürfnisse des gesamten Unternehmens erfüllt.
2. Unterschätzen Sie nicht die Macht der Forschung
Der zweite wichtige Schritt, den Sie benötigen, um eine Digital-First-Strategie zu erstellen, besteht darin, zu erforschen, was Ihre Kunden von einem Lieferanten erwarten.
Ohne Forschung zu beginnen, bedeutet, das Risiko einzugehen, jede Investition, die Sie in die Integration neuer Technologien in Ihre Arbeitsabläufe getätigt haben, zu gefährden.
Ein detaillierter Forschungsprozess liefert hingegen wertvolle Informationen, wie z. B. welche Funktionen Ihre potenziellen Kunden in den Unternehmen suchen, mit denen sie zusammenarbeiten werden, und von welchen Faktoren die Loyalität Ihrer aktuellen Kunden zu einem Hersteller abhängt.
Beginnen Sie also damit, wie der Einfluss aussehen soll. Gehen Sie so detailliert wie möglich vor. Legen Sie genau fest:
Was sich ändern sollte
Wie sie sich ändern sollten
Wie der Endprozess aussehen sollte
Wie jeder Mitarbeiter arbeiten sollte
Und wie viel Variation Sie tolerieren werden
Beginnen Sie dann mit der Recherche und stellen Sie sich vor, wie Sie den Prozess durchführen und wie Sie den Endprozess aussehen lassen möchten.
3. Folgen Sie einer effektiven Einkaufspolitik
Während sie ihre digitalen Fahrpläne zeichnen, können Unternehmen, die es vorziehen, Dienstleistungen in Phasen wie Planung, Forschung, technischer Unterstützung und Integration auszulagern, an einigen Stellen auf Pausen stoßen.
Es ist normal, dass solche Pausen von Zeit zu Zeit auftreten, wenn es um groß angelegte Prozesse wie den Digitalisierungsprozess geht.
Aus diesem Grund sollten Sie bei der Entscheidung über die externen Ressourcen, die Sie bei der Erstellung einer effektiven digitalen Transformationspolitik unterstützen, und die Budgets, die ihnen zugewiesen werden, alle Kriterien wie Erfahrung, Expertenmeinungen, Vertrauen und Konsens in einem angemessenen Gleichgewicht berücksichtigen.
Berechnen Sie mindestens 30 % Overhead-Kosten, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen genügend Mittel hat, um potenzielle Probleme abzudecken. Geben Sie sich auch 15-20 % mehr Spielraum, um mit Outsourcern zu kommunizieren und unvermeidliche Probleme zu beheben.
Hier sind einige zusätzliche Tipps, um einer effektiven Einkaufspolitik zu folgen:
Machen Sie Ihre Recherche und vergleichen Sie Preise von mehreren Anbietern.
Halten Sie alles schriftlich fest, einschließlich des Arbeitsumfangs, des Zeitplans und der Zahlungsbedingungen.
Stellen Sie sicher, dass Sie die Rückgabebedingungen und Garantie des Anbieters klar verstehen.
Seien Sie bereit, von einem Geschäft zurückzutreten, wenn es nicht Ihren Bedürfnissen entspricht.
Überwachen Sie den Fortschritt des Projekts genau und seien Sie bereit, bei Bedarf Änderungen vorzunehmen.
Halten Sie alles schriftlich fest, wenn das Projekt abgeschlossen ist, einschließlich des Endprodukts, der Zahlungsbedingungen und der Garantie.
4. Beherrschen Sie die Unternehmenskultur
Nachdem Sie die notwendigen Schritte in Bezug auf Ihre Wettbewerber, kurz- und langfristige Ziele, aktuelle und potenzielle Kunden und Einkaufspolitiken unternommen haben, müssen Sie Ihre Unternehmenskultur eingehend analysieren.
Egal wie gut Ihr Plan ist, wenn Ihre Innovation nicht zu Ihrer Unternehmenskultur passt, wird es schwierig sein, sie umzusetzen. Und Ihr Personal wird sich gegen diese Veränderung wehren.
Selbst die effektivste Strategie zur digitalen Transformation ist zum Scheitern verurteilt, wenn sie nicht die Unterstützung der Manager erhält, die sie an ihre Mitarbeiter weitergeben, und der Mitarbeiter, die sie umsetzen werden.
Stellen Sie also sicher, dass Sie von Anfang bis Ende eine offene Kommunikation haben.
5. Holen Sie sich die Unterstützung der Mitarbeiter für Veränderungen
Der erste Schritt besteht darin, sicherzustellen, dass Sie die Unterstützung Ihrer Mitarbeiter für jede Änderung haben, die Sie umsetzen möchten. Sie sind das Lebenselixier kleiner Unternehmen. Sie sind auch der Schlüssel zu einer erfolgreichen digitalen Transformation .
Wenn sie nicht an Bord sind, wird es viel schwieriger sein, Fortschritte zu machen.
Versuchen Sie, sie in den Prozess einzubeziehen, indem Sie erklären, wie diese Änderungen ihnen und dem Unternehmen insgesamt zugutekommen werden.
Sie sollten auch ihr Feedback und ihre Ideen während des gesamten Transformationsprozesses einholen.
Deshalb ist es so wichtig für kleine Unternehmer, die Unterstützung der Mitarbeiter für jede Initiative zur digitalen Transformation zu gewinnen.
So können Sie es Ihrem Personal ankündigen, um minimalen Schaden und sogar potenzielle Unterstützung für die Initiative zu garantieren:
Wählen Sie den richtigen Zeitpunkt und Rahmen : Wählen Sie einen Zeitpunkt, an dem Ihr Personal am wenigsten gestresst ist und aufmerksam sein kann. Ein Mitarbeitertreffen oder eine speziell einberufene Versammlung wäre angemessen.Beginnen Sie mit dem 'Warum' : Bevor Sie erklären, was sich ändern wird, erklären Sie, warum die Änderung erfolgt. Betonen Sie die Vorteile für das Unternehmen, das Team und vor allem für die einzelnen Mitarbeiter.Seien Sie transparent : Während Sie Ängste beruhigen möchten, ist es wichtig, transparent zu sein. Wenn Sie auf bestimmte Fragen keine Antworten haben, ist es in Ordnung, dies zuzugeben und sich zu verpflichten, diese Antworten zu finden.Heben Sie die positiven Aspekte hervor : Betonen Sie die potenziellen Vorteile, wie Effizienz, Wachstumschancen und die Möglichkeit, neue Werkzeuge und Fähigkeiten zu erkunden.Bieten Sie Sicherheit : Versichern Sie den Mitarbeitern, dass ihr Wert nicht durch die Werkzeuge bestimmt wird, die sie verwenden. Verstärken Sie, dass die digitale Transformation darauf abzielt, sie mit besseren Werkzeugen auszustatten, um ihre Arbeit einfacher und effizienter zu machen.Schulung und Unterstützung : Versprechen und bieten Sie kontinuierliche Schulung und Unterstützung. Zeigen Sie jedem, dass sie lernen werden, wie man neue Werkzeuge oder Prozesse navigiert und nutzt.Offene Fragenrunde : Nach Ihrer Ankündigung geben Sie ausreichend Zeit für Fragen. Dies gibt den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Bedenken zu äußern und Klarheit zu gewinnen.Feedback einladen : Lassen Sie sie wissen, dass ihr Feedback von unschätzbarem Wert ist. Ermutigen Sie sie, ihre Gedanken, Gefühle und Ideen über den Übergang zu teilen. Erwägen Sie, eine Vorschlagsbox oder ein anonymes digitales Formular einzurichten.Ernennen Sie digitale Transformationsbotschafter : Identifizieren und schulen Sie einige Mitarbeiter, um die 'Ansprechpartner' für alle Fragen im Zusammenhang mit der Transformation zu sein. Sie können Peer-Support bieten und die Belastung des Schulungsteams verringern.Regelmäßige Updates : Halten Sie die Kommunikationslinien offen. Informieren Sie das Personal regelmäßig über den Fortschritt der Transformation, Änderungen am Plan oder neue Werkzeuge, die eingeführt werden.Ängste anerkennen : Es ist in Ordnung, anzuerkennen, dass Veränderungen beängstigend sein können. Indem Sie ihre Gefühle anerkennen, zeigen Sie Empathie, was helfen kann, einige der Ängste zu reduzieren.Personalisieren Sie den Ansatz : Wenn möglich, treffen Sie sich mit kleineren Teams oder Abteilungen, um zu besprechen, wie sich die Transformation auf ihre spezifischen Rollen auswirken wird. Dieser maßgeschneiderte Ansatz kann helfen, spezifischere Bedenken anzusprechen.Meilensteine setzen und anerkennen : Erstellen Sie Meilensteine, die während des Transformationsprozesses erreicht werden. Es kann eine effektive Möglichkeit sein, die Moral hoch zu halten und die Bemühungen aller zu würdigen.
6. Entwickeln Sie Methoden zur Leistungsüberwachung und -verifizierung
Digitale Transformation kann für verschiedene Unternehmen unterschiedliche Bedeutungen haben, aber ein gemeinsames Ziel ist die Leistungsverbesserung. Um dies zu erreichen, müssen Sie Metriken und KPIs festlegen, um den Fortschritt gegenüber Ihren Zielen zu verfolgen.
Sie benötigen auch eine Möglichkeit, zu überprüfen, dass die Verbesserungen real sind und nicht nur Illusionen, die durch Änderungen in der Art und Weise, wie Sie den Fortschritt messen, geschaffen wurden.
Dies kann eine Herausforderung für kleine Unternehmen sein, die oft nicht über die gleichen Ressourcen wie größere Unternehmen verfügen. Aber es gibt Möglichkeiten, diese Hindernisse zu überwinden.
Eine Möglichkeit besteht darin, sich mit anderen kleinen Unternehmen zusammenzuschließen, die ähnliche Transformationen durchlaufen. Auf diese Weise können Sie Ressourcen und Best Practices teilen.
Eine andere Möglichkeit besteht darin, ein kleineres Modell der Unternehmensleistungsverfolgungsmethoden in Ihrem Team zu implementieren.
Klare Ziele definieren : Beginnen Sie mit der Festlegung klarer, messbarer Ziele für Ihr Team. Ob es sich um Verkaufsziele, Projektabschlusstermine oder Kundenzufriedenheitsraten handelt, wissen Sie, was Sie erreichen möchten.Einfache Tracking-Tools : Verwenden Sie Tools wie Tabellenkalkulationen, Trello oder Asana. Sie sind benutzerfreundlich und ausreichend für kleinere Teams.Regelmäßige Check-ins : Planen Sie wöchentliche oder zweiwöchentliche Check-ins mit Ihrem Team, um Fortschritte, Herausforderungen und Lösungen zu besprechen.Feedback-Mechanismus : Erstellen Sie einen einfachen Prozess, damit Teammitglieder Feedback geben können. Dies könnte ein gemeinsames Dokument, eine Vorschlagsbox oder eine spezielle Zeit in Besprechungen sein.KPIs (Key Performance Indicators) : Identifizieren Sie einige kritische Indikatoren, die mit Ihren Zielen übereinstimmen. Verfolgen Sie diese sorgfältig. Wenn Sie beispielsweise den Vertrieb verfolgen, könnte ein KPI 'Anzahl der Kundenanrufe' sein.Visuelle Dashboards : Verwenden Sie Tools wie Google Data Studio oder sogar PowerPoint, um visuelle Dashboards zu erstellen. Sie können auf einen Blick Einblicke in die Leistung bieten.Selbstverfolgung fördern : Schulen Sie Teammitglieder, ihre Leistung zu verfolgen. Es fördert Verantwortung und Selbstbewusstsein.
7. Schulen Sie Mitarbeiter über neue Systeme
Einer der besten Wege, um eine erfolgreiche digitale Transformation sicherzustellen, besteht darin, Ihre Mitarbeiter über die neuen Systeme zu schulen.
Indem Sie Schulungen und Unterstützung bieten, können Sie ihnen helfen, sich mit der neuen Technologie wohlzufühlen. Halten Sie außerdem die Kommunikation offen, damit sie Feedback zu ihren Erfahrungen geben können.
Mit sorgfältiger Planung und Umsetzung wird Ihre Strategie zur digitalen Transformation erfolgreich sein.
Zuerst müssen Sie die digitalen Fähigkeiten planen, die Ihr Personal benötigen würde. Müssen sie eine völlig neue Software erlernen, die ihnen unbekannt ist? Oder müssen sie eine neue Excel-Funktion lernen? Stellen Sie sicher, dass Sie zuerst das aktuelle digitale Kompetenzniveau der Mitarbeiter herausfinden und herausfinden, wie viel sie lernen müssen.
Zweitens definieren Sie Schulungsmodule und beginnen mit deren Erstellung. Eine gute Faustregel ist, sie zu 70 % aus praktischen Übungen, 20 % aus Gruppenaufgaben und 10 % aus Lernmaterialien zu gestalten.
Drittens entscheiden Sie über die Schulungsdauer und -pläne. Wählen Sie eine niedrige Zeit, um die Teilnahme zu optimieren, und halten Sie die Lektionen zwischen 30-45 Minuten. Ändern Sie die Dauer basierend auf den Schulungsmodulen. Für praktische Übungen und Kommunikationslektionen machen Sie sie über eine Stunde und halten Sie sie vollständig praktisch mit drei 5-minütigen Pausen.
8. Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung der Systeme im Fokus Ihrer Geschäftstätigkeiten
Dies ist der einzige Weg, um sicherzustellen, dass Sie wirklich die Vorteile der digitalen Transformation nutzen und nicht nur Zeit und Geld verschwenden.
Leistungsüberprüfung bedeutet, Dinge wie Antwortzeiten, Systemverfügbarkeit, Datenqualität usw. zu betrachten. Sie sollten auch Änderungen im Benutzerverhalten im Auge behalten. Wenn Menschen plötzlich Dinge anders machen, könnte dies darauf hinweisen, dass etwas nicht so funktioniert, wie es sollte.
Verfolgen Sie die Leistung Ihrer Mitarbeiter und nehmen Sie Anpassungen vor. 6 Monate nach Abschluss der ursprünglichen Schulung erstellen Sie Auffrischungsschulungen für eine Stunde, um die wichtigen Themen abzudecken, die Sie erwähnt haben.
Natürlich können Sie all dies nicht alleine tun. Sie müssen sich auf Tools und Dienstleistungen verlassen, um die Leistung zu überwachen und Einblicke in die Nutzung Ihrer Systeme zu erhalten.
Aber keine Sorge, es gibt viele Optionen da draußen – sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige – die in jedes Budget passen können.
Fazit
Möchten Sie mehr über digitale Transformation für Ihr kleines Unternehmen erfahren?
Besuchen Sie unsere Website für weitere Artikel zu diesem Thema. Wir haben eine Reihe von Ressourcen, die Ihnen helfen können herauszufinden, welche Änderungen Sie vornehmen müssen und wie Sie diese umsetzen können. Unser Team steht auch zur Verfügung, um Fragen zu beantworten oder Ratschläge zu geben. Zögern Sie also nicht, uns zu kontaktieren, wenn Sie Hilfe beim Start Ihrer eigenen digitalen Transformationsreise für kleine Unternehmen benötigen.
