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Si eres una pequeña empresa, es más importante que nunca tener una estrategia de transformación digital.
En esta entrada del blog, discutiremos qué significa eso y cómo puedes implementarla. Tener una fuerte presencia en línea es esencial para las pequeñas empresas hoy en día – te permite llegar a más clientes y competir con empresas más grandes.
¿Qué es la transformación digital? La transformación digital es la incorporación de tecnologías digitales en los productos, procesos y estrategias de una organización.
Qué tecnologías digitales se utilizan y por qué, cómo se aplican y qué se obtiene de su aplicación difiere de una empresa a otra.
Cada proyecto de transformación digital puede tener un alcance diferente de acuerdo con las necesidades de la empresa.
Por ejemplo, si operas una firma de contabilidad, tu transformación digital podría ser una renovación completa de tus herramientas y operaciones. Si operas un salón de belleza, simplemente introducir una reserva de citas podría ser suficiente.
Puede requerir examinar y reingeniar todos los aspectos de la organización, desde las cadenas de suministro hasta el flujo de trabajo, desde las habilidades de los empleados hasta las interacciones con los clientes y los organigramas.
Cualquiera que sea el alcance, la transformación digital tiene dos impulsores principales: optimizar el flujo de trabajo de la empresa y expandir su mercado.
La diferencia entre digitalización, digitalización y transformación digital La digitalización, en términos simples, es convertir algo físico, como un papel, en un formato digital que una computadora pueda leer.
La digitalización para una empresa significa usar herramientas y datos digitales para hacer las tareas más fáciles y eficientes.
La Transformación Digital es cuando todo un negocio cambia cómo opera utilizando herramientas digitales, yendo más allá de solo digitalizar información o usar procesos digitales. Es un cambio holístico, que involucra estrategia, procesos y cultura.
Profundidad y Alcance: El alcance del impacto de la digitalización es más estrecho, enfocándose en convertir información analógica. Para la digitalización, el alcance se amplía a cambiar procesos de negocio específicos usando herramientas digitales.
La Transformación Digital tiene el alcance más amplio, involucrando cambios completos en las operaciones del negocio, la cultura y las experiencias del cliente.
Un ejemplo del mundo real para la digitalización es escanear un libro físico para crear un libro electrónico. Para la digitalización, es una biblioteca implementando un sistema de reservas en línea.
La Transformación Digital sería la biblioteca evolucionando hacia un centro de conocimiento digital con recursos de aprendizaje en línea, discusiones virtuales y más.
Impacto en los Negocios: Los objetivos de la digitalización generalmente se centran en la eficiencia en el almacenamiento y recuperación de datos. Para la Transformación Digital, los objetivos son más amplios: mejorar las experiencias del cliente, fomentar la innovación y lograr una ventaja competitiva.
La digitalización podría significar que los empleados necesiten aprender nuevo software o herramientas. En la Transformación Digital, podrían necesitar adaptarse a nuevos roles o incluso ver sus roles volverse obsoletos, requiriendo reentrenamiento o mejora de habilidades.
Involucramiento Tecnológico: En la digitalización, el papel de la tecnología es fundamental, convirtiendo lo analógico a digital. En la digitalización, la tecnología optimiza procesos específicos. En la Transformación Digital, la tecnología es fundamental, impulsando el cambio en todo el negocio.
Los escáneres y las herramientas OCR (Reconocimiento Óptico de Caracteres) a menudo se asocian con la digitalización. Algunos ejemplos comunes incluyen Google Lens y Convertidor de Imagen a Texto . En contraste, la Transformación Digital podría involucrar IA, big data o IoT.
Es probable que los tres conceptos continúen evolucionando con los avances tecnológicos. A medida que las empresas maduran, las distinciones entre ellos podrían desdibujarse, especialmente a medida que las empresas que han experimentado una transformación digital podrían seguir digitalizando y digitalizando nuevos procesos.
Sin embargo, entender sus matices siempre será crucial para la implementación estratégica.
Estrategia de Transformación Digital en 8 Pasos para Pequeñas Empresas Las empresas necesitan mantenerse al día con la alfabetización digital para seguir siendo competitivas. La transformación digital comienza con los empleados, por lo que deben ser capacitados en nuevas tecnologías.
Al determinar las estrategias de transformación digital en las empresas, además de los planes de inversión orientados a la tecnología, se deben llevar a cabo estudios para inculcar una cultura de digitalización en los empleados, de modo que se pueda obtener la mayor eficiencia de los esfuerzos de digitalización.
Las PYMES deben tener un sitio web de alto rendimiento compatible con todos los dispositivos, adecuado para la experiencia del usuario, considerando las masas de clientes actuales en sus procesos de digitalización. De esta manera, se puede aumentar el potencial y la velocidad de llegar a los clientes. Los canales de ventas y marketing pueden desarrollarse económicamente.
1. Asigna tareas y responsabilidades a tu personal Sabemos que es bastante difícil crear equipos dedicados para llevar a cabo el proyecto de transformación digital de una pequeña empresa en una empresa pequeña.
Por eso es extremadamente importante asignar a un miembro de tu equipo un rol de gestión de proyectos, o al menos contratar temporalmente a un especialista. Por eso los equipos ágiles tienen roles como propietario del producto y SCRUM master.
Asegúrate de que todos los interesados relevantes estén involucrados y comprendan el significado de esta transformación. Porque no solo las personas responsables de las tecnologías de la información, sino también los gerentes y tomadores de decisiones deben estar involucrados en el proceso.
Trabajar sin compartir información puede obstaculizar la innovación y tu enfoque rápido. Según Harvard Business Review , el desequilibrio de información y la comunicación impactan negativamente a la mitad de la fuerza laboral.
Por lo tanto, involucrar a tantas personas como sea posible en el proceso garantizará que la estrategia de transformación digital de tu pequeña empresa satisfaga las necesidades de todo el negocio desde el principio.
2. No subestimes el poder de la investigación El segundo paso importante que necesitas para crear una estrategia digital primero es investigar qué esperan tus clientes de un proveedor.
Comenzar sin investigación significará arriesgar cualquier inversión que hayas hecho en integrar nuevas tecnologías en tus flujos de trabajo.
Un proceso de investigación detallado, por otro lado, proporciona información valiosa, como qué características buscan tus clientes potenciales en las empresas con las que trabajarán y de qué dependen la lealtad de tus clientes actuales a un fabricante.
Así que comienza con cómo quieres que se vea el impacto. Entra en tanto detalle como sea posible. Expón exactamente:
Qué debería cambiar
Cómo deberían cambiar
Cómo debería verse el proceso final
Cómo debería desempeñarse cada empleado
Y cuánta variación tolerarás
Luego, comienza a investigar y visualizar cómo quieres que se lleve a cabo el proceso y cómo quieres que se vea el proceso final.
3. Sigue una política de compras efectiva Al trazar sus hojas de ruta digitales, las empresas que prefieren externalizar servicios en etapas como planificación, investigación, soporte técnico e integración pueden encontrar pausas en algunos puntos.
Es normal que tales pausas ocurran de vez en cuando cuando se trata de procesos a gran escala como el proceso de digitalización.
Por esta razón, al decidir sobre los recursos externos que te apoyarán en la creación de una política de transformación digital efectiva y los presupuestos que se les asignarán, debes considerar todos los criterios como experiencia, opiniones de expertos, confianza y consenso dentro de un equilibrio razonable.
Calcula al menos un 30% de costos adicionales para asegurarte de que tu empresa tenga suficiente para cubrir cualquier problema potencial que pueda surgir. Además, date un 15-20% más de margen para comunicarte con los subcontratistas y solucionar problemas inevitables.
Aquí hay algunos consejos adicionales para seguir una política de compras efectiva:
Haz tu investigación y compara precios de múltiples proveedores.
Obtén todo por escrito, incluyendo el alcance del trabajo, el cronograma y los términos de pago.
Asegúrate de tener una comprensión clara de la política de devoluciones y garantía del proveedor.
Esté preparado para retirarse de un trato si no cumple con tus necesidades.
Monitorea el progreso del proyecto de cerca y está preparado para hacer cambios según sea necesario.
Obtén todo por escrito cuando el proyecto esté completo, incluyendo el producto final, los términos de pago y la garantía.
4. Domina la cultura de la empresa Después de tomar los pasos necesarios sobre tus competidores, objetivos a corto y largo plazo, clientes actuales y potenciales, y políticas de compras, lo que necesitas hacer es analizar en profundidad la cultura de tu empresa.
No importa cuán bueno sea tu plan, si tu innovación no se ajusta a la cultura de tu empresa, será difícil de implementar. Y tu personal se resistirá a este cambio.
Incluso la estrategia de transformación digital más efectiva está condenada al fracaso si no obtiene el apoyo de los gerentes que la transferirán a sus empleados y de los empleados que la implementarán.
Así que asegúrate de tener una comunicación abierta desde el principio hasta el final.
5. Obtén el apoyo de los empleados para el cambio El primer paso es asegurarte de tener el apoyo de tus empleados para cualquier cambio que desees implementar. Ellos son el alma de las pequeñas empresas. También es la clave para una transformación digital exitosa .
Si no están a bordo, será mucho más difícil avanzar.
Intenta involucrarlos en el proceso explicando cómo estos cambios los beneficiarán a ellos y a la empresa en su conjunto.
También debes buscar su retroalimentación e ideas a lo largo del proceso de transformación.
Por eso es tan importante para los propietarios de pequeñas empresas obtener apoyo de los empleados para cualquier iniciativa de transformación digital.
Aquí está cómo anunciarlo a tu personal para garantizar un daño mínimo e incluso un apoyo potencial para la iniciativa:
Elige el Momento y el Entorno Correcto: Elige un momento en el que tu personal esté menos estresado y pueda estar atento. Una reunión de personal o una reunión especialmente convocada sería apropiada.
Comienza con el 'Por Qué': Antes de explicar qué cambiará, explica por qué está sucediendo el cambio. Enfatiza los beneficios para la empresa, el equipo y, lo más importante, para los empleados individuales.
Sé Transparente: Si bien deseas calmar las ansiedades, es esencial ser transparente. Si no tienes respuestas a ciertas preguntas, está bien admitirlo y comprometerte a encontrar esas respuestas.
Destaca los Positivos: Enfatiza los beneficios potenciales, como la eficiencia, las oportunidades de crecimiento y la posibilidad de explorar nuevas herramientas y habilidades.
Ofrece Reaseguramiento: Garantiza a los empleados que su valor no se determina por las herramientas que usan. Refuerza que la transformación digital tiene como objetivo equiparlos con mejores herramientas para hacer sus trabajos más fáciles y eficientes.
Capacitación y Apoyo: Promete y ofrece capacitación y apoyo continuos. Muestra a todos que se les enseñará cómo navegar y utilizar nuevas herramientas o procesos.
Abre el Espacio para Preguntas: Después de tu anuncio, permite tiempo suficiente para preguntas. Esto dará a los empleados la oportunidad de expresar sus preocupaciones y obtener claridad.
Invita a la Retroalimentación: Hazles saber que su retroalimentación es invaluable. Anímalos a compartir sus pensamientos, sentimientos e ideas sobre la transición. Considera establecer un buzón de sugerencias o un formulario digital anónimo.
Designa Embajadores de Transformación Digital: Identifica y capacita a algunos miembros del personal para que sean las personas de referencia para cualquier consulta relacionada con la transformación. Pueden proporcionar apoyo entre pares y ayudar a reducir la carga en el equipo de capacitación.
Actualizaciones Regulares: Mantén las líneas de comunicación abiertas. Actualiza regularmente al personal sobre el progreso de la transformación, cualquier cambio en el plan o cualquier nueva herramienta que se introducirá.
Reconoce las Ansiedades: Está bien reconocer que el cambio puede ser intimidante. Al reconocer sus sentimientos, estás mostrando empatía, lo que puede ayudar a reducir parte de la ansiedad.
Personaliza el Enfoque: Si es factible, reúne a equipos o departamentos más pequeños para discutir cómo la transformación impactará sus roles específicos. Este enfoque personalizado puede ayudar a abordar preocupaciones más específicas.
Establece y Reconoce Hitos: Crea hitos que se lograrán durante el proceso de transformación. Puede ser una forma efectiva de mantener alta la moral y mostrar aprecio por los esfuerzos de todos.
6. Desarrolla métodos de seguimiento y verificación del rendimiento La transformación digital puede significar diferentes cosas para diferentes empresas, pero un objetivo común es mejorar el rendimiento. Para hacer esto, necesitarás establecer métricas e indicadores clave de rendimiento (KPIs) para seguir el progreso en relación con tus objetivos.
También necesitarás una forma de verificar que las mejoras son reales y no solo ilusiones creadas por cambios en cómo estás midiendo el progreso.
Esto puede ser un desafío para las pequeñas empresas, que a menudo no tienen los mismos recursos que las empresas más grandes. Pero hay formas de superar estos obstáculos.
Una es asociarse con otras pequeñas empresas que están pasando por transformaciones similares. De esta manera, puedes compartir recursos y mejores prácticas.
Otra es implementar un modelo más pequeño de metodologías de seguimiento del rendimiento corporativo en tu equipo.
Define Objetivos Claros: Comienza estableciendo objetivos claros y medibles para tu equipo. Ya sea metas de ventas, fechas de finalización de proyectos o tasas de satisfacción del cliente, sabe lo que quieres lograr.
Herramientas de Seguimiento Simples: Usa herramientas como hojas de cálculo, Trello o Asana. Son fáciles de usar y suficientes para equipos más pequeños.
Revisiones Regulares: Programa revisiones semanales o quincenales con tu equipo para discutir el progreso, desafíos y soluciones.
Mecanismo de Retroalimentación: Crea un proceso simple para que los miembros del equipo proporcionen retroalimentación. Esto podría ser un documento compartido, un buzón de sugerencias o un tiempo dedicado en las reuniones.
KPIs (Indicadores Clave de Rendimiento): Identifica algunos indicadores críticos que se alineen con tus objetivos. Sigue estos meticulosamente. Por ejemplo, si estás siguiendo ventas, un KPI podría ser 'Número de Llamadas a Clientes'.
Tableros Visuales: Usa herramientas como Google Data Studio o incluso PowerPoint para crear tableros visuales. Pueden proporcionar información rápida sobre el rendimiento.
Fomenta el Auto-seguimiento: Capacita a los miembros del equipo para que sigan su rendimiento. Fomenta la responsabilidad y la autoconciencia.
7. Enseña a los empleados sobre los nuevos sistemas Una de las mejores maneras de asegurar una transformación digital exitosa es enseñar a tus empleados sobre los nuevos sistemas.
Proporcionando capacitación y apoyo, puedes ayudarlos a sentirse cómodos usando la nueva tecnología. Además, mantén la comunicación abierta para que puedan proporcionar retroalimentación sobre su experiencia.
Con una planificación y ejecución adecuadas, tu estrategia de transformación digital tendrá éxito.
Primero, necesitas planificar las habilidades digitales que necesitaría tu personal. ¿Necesitan aprender un software completamente nuevo que les sea desconocido? ¿O necesitan aprender una nueva función de Excel? Asegúrate de averiguar primero el nivel actual de alfabetización digital de los empleados y cuánto necesitan aprender.
En segundo lugar, define módulos de capacitación y comienza a crearlos. Una buena regla general es hacerlos 70% ejercicios prácticos, 20% tareas grupales y 10% materiales de aprendizaje.
En tercer lugar, decide las duraciones y horarios de capacitación. Elige un momento de baja actividad para optimizar la asistencia y mantén las lecciones entre 30-45 minutos. Cambia la duración según los módulos de capacitación. Para ejercicios prácticos y lecciones de comunicación, hazlas de más de una hora y mantenlas completamente prácticas con tres descansos de 5 minutos.
8. Revisa regularmente el rendimiento de los sistemas en el enfoque de tus tareas empresariales Esta es la única manera de asegurarte de que realmente estás cosechando los beneficios de la transformación digital y no solo perdiendo tiempo y dinero.
Revisar el rendimiento significa observar cosas como los tiempos de respuesta, la disponibilidad del sistema, la calidad de los datos, etc. También debes estar atento a los cambios en el comportamiento del usuario. Si las personas están haciendo cosas de manera diferente de repente, podría ser un indicio de que algo no está funcionando como debería.
Mantén un seguimiento del rendimiento de tu personal y haz ajustes en el camino. 6 meses después de completar la capacitación original, crea sesiones de capacitación de repaso de una hora para cubrir los temas importantes que mencionaste.
Por supuesto, no puedes hacer todo esto tú solo. Necesitarás confiar en herramientas y servicios para ayudarte a monitorear el rendimiento y obtener información sobre cómo se están utilizando tus sistemas.
Pero no te preocupes, hay muchas opciones disponibles – tanto gratuitas como de pago – que pueden ajustarse a cualquier presupuesto.
Conclusión ¿Quieres saber más sobre la transformación digital para tu pequeña empresa?
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