Qué hacer cuando tus prospectos no se presentan a una reunión

Aytaj Abbasova

November 06, 2025

Qué hacer cuando tus prospectos no se presentan a una reunión

Artículo en resumen

La conversión del embudo de reserva de citas es un proceso que lleva a los clientes potenciales desde el descubrimiento de servicios hasta la programación de una cita. Los aspectos clave incluyen la exposición, una página de destino bien elaborada, un programador de reservas de citas, una página de agradecimiento y la automatización de correos electrónicos. La optimización implica analizar cada etapa del embudo, mejorar la experiencia del sitio web y la optimización móvil para aumentar las tasas de reserva y el ROI.

Así que tu prospecto se perdió la cita con uno de tus vendedores.

Al principio, es fácil dejar que tus emociones te controlen, especialmente cuando son ellos quienes eligieron el horario en primer lugar.

Además, las reuniones perdidas podrían haberse utilizado para citas con otros clientes potenciales que habrían asistido a tiempo.

Sin embargo, por más tentador que sea enviar un correo electrónico enojado a tus prospectos (¿y quién no fantasearía con darles un pedazo de tu mente?), lo mejor que puedes hacer es dar un paso atrás y respirar antes de decir algo de lo que puedas arrepentirte más tarde.

Esta publicación analiza qué deberías hacer cuando los prospectos no se presentan a sus reuniones programadas. Vamos a obtener algo de perspectiva sobre esto para que puedas abordar el problema con una mente clara.

Llega al Fondo de la Situación

Primero, averigua por qué el prospecto no pudo asistir.

Podría haber varios factores en juego que expliquen por qué no asistieron a la reunión, algunos de los cuales pueden estar fuera de su control.

Por ejemplo, la conectividad intermitente a internet, vuelos retrasados, desastres naturales y emergencias son razones desafortunadas y legítimas para que falten a la reunión.

Al mismo tiempo, no puedes asumir que les ocurrió algo terrible. Es posible que los prospectos simplemente olvidaron la reunión, así de simple.

Para saber con certeza cuál podría ser la razón, pregúntales por qué no pudieron presentarse durante la reunión. O llama a los prospectos, y tal vez esta vez contesten el teléfono.

Al contactarlos, muestra preocupación por su situación. No dejes que cualquier sentimiento adverso que puedas tener nuble tu comunicación con ellos. En otras palabras, no comiences con culpas o buscando fallos; en su lugar, utiliza tus habilidades de descubrimiento.

Quieres mantenerte lo más profesional posible, por lo que debes mantener esta disposición hasta que escuches de ellos.

Mantén el Equilibrio al Contactarlos

Digamos que los prospectos no están respondiendo a tus correos electrónicos y llamadas mientras intentas entender por qué no pudieron asistir a la reunión.

Posiblemente hay dos razones por las que esto está sucediendo:

Ya no están interesados en tu negocio y desean cortar la comunicación contigo.
No pueden responder o contestar sus llamadas debido a unas vacaciones o algo similar.

Sabrás cuál de las dos razones aplica a tus prospectos revisando sus redes sociales, especialmente si continúan publicando después de tu última comunicación.

En este caso, podrías intentar contactarlos con la esperanza de obtener una respuesta pronto. O podrías seguir adelante y buscar otros prospectos.

En este punto, no hay una respuesta correcta o incorrecta.

Ya que tu objetivo es convertirlos en clientes, quieres hacer lo que te ayude a transformar más rápidamente los mejores prospectos en clientes duraderos, incluso si toman un poco más de tiempo.

Pero lo que no deberías hacer es acosarlos.

Si no respondieron a tu correo electrónico la segunda o tercera vez, hay una buena probabilidad de que no respondan a los siguientes.

Por eso, en la mayoría de los casos, es mejor enfocar todas tus energías en los prospectos que están interesados en tu negocio.

Tu decisión aquí depende de cuánto conoces a tu prospecto y al mercado en sí.

Nunca Culpes a los Prospectos

Si la razón de los prospectos es su negligencia o algo similar, algunos vendedores aprovechan su culpa para asegurar una reunión.

Esta es una mala práctica de ventas porque estás forzándolos a hacer algo para compensar por lo que hicieron mal.

Si bien podrías lograr que hagan una llamada de ventas contigo usando este método, no proviene de un deseo genuino de los prospectos de hablar contigo.

¿Quieres ser esa empresa que se aprovecha de los errores de las personas para presionarlas a hacer negocios contigo? (Espero que la respuesta sea “no”.)

Además, en el mundo de hoy, las tácticas cuestionables se difunden rápidamente. Esto resulta en que tu empresa reciba mala prensa, lo que lleva a menos ventas.

En lugar de hacer sentir culpables a los prospectos, simplemente deberías mostrar comprensión y pasar al siguiente paso.

Propón Reprogramar Tu Reunión

En lugar de quemar puentes con clientes potenciales, deberías hacerlos aún más fuertes.

Puedes hacer esto pidiéndoles que reprogramen la reunión en una nueva fecha que les sea más conveniente.

Usando Booknetic, puedes hacer que reserven tu cita desde tu sitio web y permitirles elegir el momento y la fecha en que desean reprogramar la reunión.

Propón Reprogramar Tu Reunión

Ya sea que tengas un negocio local que venda productos físicos o un servicio en línea, quieres que tomen la iniciativa y les des el control total sobre cuándo ocurrirá la reunión. Esto ayuda a obtener su compromiso para la reunión, lo cual es especialmente importante si no presentarse tendría consecuencias mayores de lo habitual.

Por ejemplo, si tu empresa quiere lanzar un podcast, que tu invitado falte a la hora acordada sería embarazoso además de inconveniente. Entonces, podrías programar dos reuniones: una el día antes del podcast para un breve “ensayo técnico” de cinco minutos para asegurarte de que todo el equipo funcione.

Esto ayuda de dos maneras: Si el invitado se presenta a la primera cita, sabes que es mucho más probable que se presente al podcast real. En segundo lugar, si el invitado falta a la primera cita, sabes que necesitarás tener un invitado de respaldo listo para el podcast de mañana en caso de que el invitado original te deje plantado. Por lo tanto, en circunstancias como esta, una estrategia de dos citas puede ser bastante práctica.

Además, al dar a los prospectos otra oportunidad de reunirse con tu equipo, muestras el tipo de negocio que tienes. En lugar de cerrarlos, mantienes las puertas abiertas, lo que les permite sentirse seguros y confiados al hacer negocios contigo.

No Olvides Hacer Seguimiento

Una vez que hayan elegido una hora y fecha para la reunión, necesitas asegurarte de que no la olviden.

Booknetic te permite integrar Google Calendar, para que la fecha programada aparezca en su calendario.

No Olvides Hacer Seguimiento

La aplicación también les recordará sobre la cita una hora o minutos antes de que ocurra.

Seguramente, ahora no hay razón para que falten a la reunión, ¿verdad?

Desafortunadamente, hay muchas cosas que podrían suceder antes de la reunión que podrían impedir que ocurra nuevamente.

En este caso, debes tomar las riendas para asegurarte de que la reunión suceda.

Puedes enviarles correos electrónicos un día o unas horas antes de la reunión.

En el correo electrónico, podrías simplemente recordarles sobre la hora y fecha de la cita, y proporcionarles los detalles de contacto de tu equipo en caso de que ocurra algo.

También puedes ser creativo compartiendo algunas diapositivas sobre la presentación para mostrar que tu equipo está emocionado por la reunión.

Puedes influir en ellos para que asistan mencionando cuánto tiempo tomó a tu equipo preparar la presentación, desde la investigación hasta el diseño. ¡Cuanto mayor sea el número, mejor!

Si bien esta técnica roza el hacer sentir culpables a los prospectos, si se hace correctamente, muestra que has dedicado tus recursos a la reunión y tomas en serio su tiempo. Solo quieres que pongan un poco de esfuerzo en el pote asistiendo a su cita contigo.

También puedes ir más allá de los correos electrónicos enviando un recordatorio por mensaje de texto si tienes sus números de teléfono. Cubrir todas tus bases asegura que tu reunión sucederá.

Conclusión

Cómo gestionas y nutres a tus prospectos determinará cuántos clientes puedes cerrar y cuánto ingreso puede generar tu negocio con el tiempo.

Dicho esto, algunos clientes potenciales necesitan más empuje y estímulo en comparación con otros para que puedas lograr que realicen la acción deseada.

En este caso, lograr que se comprometan a una reunión programada es un paso en tu embudo de ventas.

Pero para los prospectos que no pueden unirse a la reunión por cualquier razón, no es el fin del mundo para ti.

Siempre que sigas los pasos anteriores, deberías poder comunicarte con ellos profesionalmente y convertir este contratiempo en una oportunidad de ventas dorada.

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