Programar reuniones virtuales es una parte crítica del negocio moderno, pero un gran dolor de cabeza si se hace manualmente. Desde coordinar horarios hasta evitar reservas dobles, es una tarea que consume tiempo y es propensa a errores.
Soluciones de programación automatizada como Booknetic ofrecen una mejor manera, con beneficios que incluyen mayor eficiencia, mejor precisión y una mejor experiencia de usuario.
En este blog, exploraremos las ventajas de automatizar la programación de tus reuniones de Zoom y por qué las empresas no pueden permitirse pasar por alto esta solución.
El problema con la programación manual
Adaptarse a los horarios de múltiples personas es un proceso agotador. Incluso si nunca has tenido experiencia en programación, puedes imaginar lo horrible que es.
Solo piensa por un momento. Tienes un horario apretado, tu colega tiene un horario apretado, tu cliente tiene un horario apretado y aún necesitas encontrar tiempo para reunirte. Después de eso, justo cuando decides un horario tras innumerables procesos de reprogramación, surge algo y tu colega no puede unirse.
Entonces necesitas encontrar un nuevo colega y comenzar de nuevo.
Por eso, programar citas manualmente consume tiempo, es propenso a errores, ineficiente y una mala experienciapara ambas partes.
La programación manual también carece de flexibilidad, lo cual es necesario al considerar la naturaleza humana siempre cambiante y el curso de las interacciones comerciales.
Por eso, usar soluciones de programación en línea es la práctica estándar en todo el mundo. No solo eliminan el problema de la programación manual, sino que también ahorran mucho tiempo.
Considerando que Zoom domina el mercado con un impresionante 55% del mercado , usar un Programador Automático de Reuniones de Zoom como Booknetic es vital.
Booknetic es una herramienta de programación de citas en línea totalmente automatizada. Puede usarse para programar reuniones con facilidad.
¡Solo tienes que agregar tus horarios de disponibilidad, y eso es todo! Tus clientes pueden entonces programar una reunión contigo cuando les convenga mejor.
Características que todo programador de reuniones de Zoom debería tener
Algunas características son esenciales para un programador de reuniones de Zoom, y toda herramienta de automatización de reuniones debería soportar estas características. Aquí hay algunas de ellas:
Integración con calendario : El programador debería integrarse sin problemas con plataformas de calendario populares como Google Calendar, Outlook y Apple Calendar.
De lo contrario, seguir tus citas sería una pesadilla.
Programación automatizada : El programador debería permitirte configurar reuniones recurrentes o únicas y programar automáticamente la reunión de Zoom según la disponibilidad del calendario.
El objetivo de la automatización es facilitar las cosas. Si un cliente tiene que programar cada vez para una reunión recurrente, ¿cómo podemos llamarlo un “programador de citas de Zoom”?
Recordatorios de reuniones : El programador debería enviar automáticamente mensajes de recordatorio a los participantes antes de la reunión y configurar un enlace de Zoom.
Todos hacemos innumerables cosas cada día. Podemos olvidar nuestras responsabilidades si no recibimos un recordatorio.
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Página de programación de reuniones : El programador debería proporcionar una página de programación que pueda integrarse en un sitio web o compartirse con otros, permitiéndoles programar una reunión contigo directamente.
Una página de reservas dedicada o un widget de reservas personalizable es imprescindible para cada solución de programación virtual automatizada.
Adaptabilidad : El programador debería tener una interfaz amigable para móviles que te permita programar y gestionar reuniones.
Considerando que el 82% de los clientes usan dispositivos móviles para programar , es obvio por qué necesitas un diseño adaptable.
Seguridad y privacidad : El programador debería asegurar que todos los datos y comunicaciones sean seguros y estén encriptados, según los estándares de la industria.
No querrías confiar tus datos y los de tus clientes a una herramienta en la que no confías.
Para estos criterios, Booknetic te tiene cubierto. Tus datos estarán seguros con su política de privacidad transparente y estándares de seguridad actualizados. Booknetic también puede ayudarte de diferentes maneras si tu negocio se centra en la programación.
5 maneras en que programar reuniones de Zoom con Booknetic te ayuda
Con su gran diseño, características avanzadas y sofisticada interfaz de usuario, Booknetic te ayuda a transformar el tedioso problema de la programación en un proceso más simplificado. Razones que hacen de Booknetic el Programador de Reuniones de Zoom preferido:
Aumenta la productividad
Booknetic permite a tus clientes programar contigo en tus términos .
Se integra automáticamente con tu calendario y bloquea los tiempos en los que estás ocupado o ya reservado.
Con Booknetic, despídete de crear llamadas de Zoom manualmente y de las reservas dobles. Da la bienvenida a la conveniencia de la automatización en tu estilo de vida.
Mejora la organización
Con el planificador centralizado de reuniones de Zoom de Booknetic, gestionar reuniones virtuales y llevar un seguimiento de las citas se convierte en un proceso sencillo.
Gracias a su panel intuitivo, obtienes información sobre todas tus reuniones programadas (y las de tu personal) de un vistazo.
Incluso si no revisas tu panel con frecuencia, todo se sincronizará con tu calendario para asegurarte de que siempre estés actualizado.
Mejora la colaboración
El trabajo en equipo efectivo es imprescindible para reuniones exitosas y negocios exitosos. Booknetic lista todas tus reuniones y las comparte con otros miembros del personal.
También puedes ver los horarios de tu personal y estimar cuánto beneficio obtendrás según sus tarifas por hora.
La integración automatizada de reservas de reuniones de Booknetic configura enlaces de Zoom automáticamente y los comparte con los participantes. No necesitas perder tiempo enviando manualmente un enlace a los miembros del personal.
Reduce el estrés
Si algo está claro sobre la programación es el estrés involucrado en el proceso. Ir de un lado a otro consume toda tu energía.
Como un poderoso programador de reuniones de Zoom, Booknetic te salva de innumerables correos electrónicos y llamadas estresantes.
Con Booknetic, programar una reunión que genere valor es tan simple como tomar tu café.
Simplifica el flujo de trabajo
Programar reuniones de Zoom de manera automatizada es mucho más sencillo que hacerlo manualmente.
Los asistentes de programación de Zoom y la programación automatizada de Zoom pueden ayudarte a eliminar la mayoría de los problemas, pero hay algunos matices.
Como, ¿cómo configuras tus horas de trabajo? ¿Qué estándares necesitas establecer? ¿Dónde deberías colocar tu calendario de programación de citas?
Debido a eso, sigue este conjunto simple de reglas para crear una mejor experiencia de videoconferencia virtual.
Objetivo claro: define el objetivo de una reunión. ¿Es para demostrar una demo, es para una lección de prueba o es para una consulta? Antes de crear una reunión de Zoom, define su objetivo y adhiérete a él.
Precisión láser: sé preciso, tanto en tu tiempo como en tus estadísticas. Crea tu horario de manera que los eventos externos no puedan cambiar nada. Si surge algo, comunícalo con tu personal y clientes.
Límite de tiempo: establece una duración para cada cita de Zoom. Solo excede el límite predeterminado si crees que el prospecto lo vale.
Reglas: establece algunas reglas sobre la creación de una reunión de Zoom y la comunicación con el cliente de antemano.
Usuarios: crea un proceso de programación amigable para el usuario y ofrece un ambiente de reunión amigable para acomodarlo.
Flexibilidad: la única razón por la que ofreces una opción de programación en línea es para dar flexibilidad a los usuarios. Ten horarios de trabajo flexibles y permite que los clientes programen reuniones en consecuencia. Por ejemplo, comienza tus citas de médico en Zoom a las 9 PM y haz todo tu trabajo necesario por la tarde.
Conversión: cada reunión debería tener un objetivo de conversión. Ya sea vender un servicio de alto valor o programar una segunda cita de Zoom. No crees una llamada de Zoom si no planeas obtener algún tipo de conversión.
Un buen programador de reuniones de Zoom no necesita cubrir todas estas opciones, pero una interfaz de usuario amigable, opciones flexibles y límites de tiempo son necesarios para cada solución de videoconferencia.
Estudio de caso: programación en educación en línea
La educación en línea se está volviendo cada vez más importante. Hoy, veremos un estudio de caso de un tutor, John. Ha trabajado como profesor de español en diferentes cursos durante más de 8 años y abrió el suyo propio un año antes de la pandemia.
Su negocio iba bien hasta que comenzó la pandemia. Tuvo que tomar medidas para asegurarse de que nadie se lastimara debido a su curso después de la pandemia. Al ver que no tenía otra opción después de los eventos, decidió que trasladar su negocio en línea era lo mejor.
Aunque había tomado varios cursos de aprendizaje a distancia para prepararse, nunca pensó que necesitaría llevar a cabo sus lecciones en línea.
Antes de la pandemia, no tenía muchos estudiantes, por lo que llevar un seguimiento de todo y programar lecciones era manejable. Pero después de la pandemia, vio una demanda abrumadora ya que era uno de los únicos tutores que ofrecía lecciones en línea.
Pronto, no pudo seguir el proceso de programación manual. Había constantes reservas dobles, reservas sin tiempo entre ellas para descansar, y todo se convirtió en un gran desastre pronto.
En ese punto, John estaba harto del constante sonar de su teléfono para obtener una lección de prueba que ni siquiera llevaría a otro cliente. Así que John dejó de contestar su teléfono por un tiempo y comenzó a investigar.
Miró diferentes soluciones para optimizar su negocio. Después de un tiempo, descubrió Booknetic. Vio que crear un sitio web, establecer horarios de disponibilidad y permitir que los clientes programen citas eran suficientes para obtener lecciones de prueba y convertirlas en clientes.
John buscaba una integración de Zoom para acomodar sus lecciones en línea. Pero también encontró Booknetic como un valioso software de programación de clases en línea.
Después de examinar la versión demo y aprender todas las cosas importantes, John decidió usar Booknetic.
Desde entonces, John nunca ha tenido una reserva doble, aumentó las ganancias en un 330% y configuró formularios personalizados para recopilar información para desalentar reservas de spam y ataques de bots, y creó un sistema de programación automática de Zoom.
El negocio de John está prosperando, con nuevos estudiantes uniéndose cada semana. Ya no pierde 6 horas cada semana en programar y reprogramar. Ya no hace llamadas innecesarias, y cada lección de prueba que realiza crea valor para su negocio.
John dice que ha sido la mejor decisión de negocio que ha tomado después de trasladar todas sus actividades en línea, y es la mejor aplicación de programación de citas para su pequeña empresa.
Consulta nuestro blog si deseas construir tu propio pequeño negocio, como un salón de spa desde cero, como John.
Conclusión
La programación es una parte esencial de nuestras vidas. No podemos sacarla de nuestras vidas, incluso si quisiéramos. Esto es especialmente cierto en el mundo empresarial acelerado de hoy, donde las reuniones son cada vez más cortas pero aumentan en cantidad.
Considerando su importancia para tu negocio, no puedes arriesgarte a perder clientes debido a un error de programación.
Por lo tanto, usa un programador de reuniones de Zoom automatizado para mantenerte por encima de la curva y minimizar los errores de programación en tu negocio.
