Die Planung von virtuellen Meetings ist ein wesentlicher Bestandteil des modernen Geschäftslebens, kann jedoch zu einem großen Kopfschmerz werden, wenn sie manuell durchgeführt wird. Vom Koordinieren der Zeitpläne bis hin zum Vermeiden von Doppelbuchungen ist es eine zeitaufwändige und fehleranfällige Aufgabe.
Automatisierte Planungslösungen wie Booknetic bieten einen besseren Weg, mit Vorteilen wie erhöhter Effizienz, verbesserter Genauigkeit und einer besseren Benutzererfahrung.
In diesem Blog werden wir die Vorteile der Automatisierung Ihrer Zoom-Meeting-Planung erkunden und warum Unternehmen es sich nicht leisten können, diese Lösung zu übersehen.
Das Problem mit manueller Planung
Sich durch die Zeitpläne mehrerer Personen zu arbeiten, ist ein ermüdender Prozess. Selbst wenn Sie noch nie Erfahrung mit der Planung hatten, können Sie sich vorstellen, wie schrecklich es ist.
Denken Sie nur einen Moment nach. Sie haben einen vollen Terminkalender, Ihr Kollege hat einen vollen Terminkalender, Ihr Kunde hat einen vollen Terminkalender und Sie müssen trotzdem Zeit finden, um sich zu treffen. Danach, gerade wenn Sie sich nach unzähligen Umplanungsprozessen auf eine Zeit geeinigt haben, kommt etwas dazwischen und Ihr Kollege kann nicht teilnehmen.
Also müssen Sie einen neuen Kollegen finden und von vorne beginnen.
Deshalb ist die manuelle Planung von Terminen zeitaufwändig, fehleranfällig, ineffizient und eine schlechte Erfahrungfür beide Seiten.
Manuelle Planung fehlt auch die Flexibilität, die notwendig ist, wenn man die sich ständig ändernde menschliche Natur und den Verlauf von Geschäftsinteraktionen berücksichtigt.
Deshalb ist die Nutzung von Online-Planungslösungen weltweit Standardpraxis. Sie beseitigen nicht nur den Aufwand der manuellen Planung, sondern sparen auch eine Menge Zeit.
Angesichts der Tatsache, dass Zoom den Markt mit einem beeindruckenden Marktanteil von 55% dominiert, ist die Nutzung eines automatischen Zoom-Meeting-Planers wie Booknetic unerlässlich.
Booknetic ist ein vollständig automatisiertes Online-Terminplanungstool. Es kann verwendet werden, um Meetings mühelos zu planen.
Sie müssen nur Ihre Verfügbarkeitszeiten hinzufügen, und das war's! Ihre Kunden können dann ein Meeting mit Ihnen planen, wenn es ihnen am besten passt.
Funktionen, die jeder Zoom-Meeting-Planer haben sollte
Einige Funktionen sind für einen Zoom-Meeting-Planer unerlässlich, und jedes Meeting-Automatisierungstool sollte diese Funktionen unterstützen. Hier sind einige davon:
Integration mit Kalender : Der Planer sollte nahtlos mit beliebten Kalenderplattformen wie Google Kalender, Outlook und Apple Kalender integriert werden.
Andernfalls wäre das Verfolgen Ihrer Termine ein Albtraum.
Automatisierte Planung : Der Planer sollte es Ihnen ermöglichen, wiederkehrende oder einmalige Meetings einzurichten und das Zoom-Meeting automatisch basierend auf der Kalenderverfügbarkeit zu planen.
Der ganze Sinn der Automatisierung besteht darin, Dinge einfacher zu machen. Wenn ein Kunde jedes Mal für ein wiederkehrendes Meeting planen muss, wie können wir es dann einen „Zoom-Terminplaner“ nennen?
Meeting-Erinnerungen : Der Planer sollte automatisch Erinnerungstexte an die Teilnehmer vor dem Meeting senden und einen Zoom-Link einrichten.
Wir alle tun täglich unzählige Dinge. Wir können unsere Verpflichtungen vergessen, wenn wir keine Erinnerung bekommen.
Hinweis: Wenn Sie benutzerdefiniertere und effektivere Benachrichtigungen senden möchten, schauen Sie sich unseren Blog über die besten Benachrichtigungs-Plugins für WordPress an.
Meeting-Planungsseite : Der Planer sollte eine Planungsseite bereitstellen, die auf einer Website eingebettet oder mit anderen geteilt werden kann, sodass diese direkt ein Meeting mit Ihnen planen können.
Eine dedizierte Buchungsseite oder ein anpassbares Buchungs-Widget ist ein Muss für jede automatisierte virtuelle Planungslösung.
Reaktionsfähigkeit : Der Planer sollte eine mobilfreundliche Oberfläche haben, die es Ihnen ermöglicht, Meetings zu planen und zu verwalten.
Angesichts der Tatsache, dass 82% der Kunden mobile Geräte zur Planung verwenden , ist es offensichtlich, warum Sie ein responsives Design benötigen.
Sicherheit und Datenschutz : Der Planer sollte sicherstellen, dass alle Daten und Kommunikationen sicher und verschlüsselt sind, gemäß den Industriestandards.
Sie würden Ihre und die Daten Ihrer Kunden nicht einem Tool anvertrauen wollen, dem Sie nicht vertrauen.
Für diese Kriterien hat Booknetic Sie abgedeckt. Ihre Daten werden mit seiner transparenten Datenschutzrichtlinie und den aktuellen Sicherheitsstandards gesichert. Booknetic kann Ihnen auch auf verschiedene Weise helfen, wenn Ihr Geschäft sich um die Planung dreht.
5 Wege, wie die Planung von Zoom-Meetings mit Booknetic Ihnen hilft
Mit seinem großartigen Design, fortschrittlichen Funktionen und einer ausgeklügelten Benutzeroberfläche hilft Ihnen Booknetic, den mühsamen Planungsaufwand in einen effizienteren Prozess zu verwandeln. Gründe, die Booknetic zum bevorzugten Zoom-Meeting-Planer machen:
Es steigert die Produktivität
Booknetic ermöglicht es Ihren Kunden, mit Ihnen zu Ihren Bedingungen zu planen.
Es integriert sich automatisch in Ihren Kalender und blockiert die Zeiten, in denen Sie beschäftigt oder bereits gebucht sind.
Mit Booknetic verabschieden Sie sich von der manuellen Erstellung von Zoom-Anrufen und Doppelbuchungen. Begrüßen Sie die Bequemlichkeit der Automatisierung in Ihrem Lebensstil.
Es verbessert die Organisation
Mit dem zentralisierten Zoom-Meeting-Planer von Booknetic wird das Verwalten von virtuellen Meetings und das Verfolgen von Terminen zu einem einfachen Prozess.
Dank seines intuitiven Dashboards erhalten Sie auf einen Blick Informationen über alle Ihre geplanten Meetings (und die Ihrer Mitarbeiter).
Selbst wenn Sie Ihr Dashboard nicht häufig überprüfen, wird alles mit Ihrem Kalender synchronisiert, um sicherzustellen, dass Sie immer auf dem neuesten Stand sind.
Es verbessert die Zusammenarbeit
Effektive Teamarbeit ist ein Muss für erfolgreiche Meetings und erfolgreiche Geschäfte. Booknetic listet alle Ihre Meetings auf und teilt sie mit anderen Mitarbeitern.
Sie können auch die Zeitpläne Ihrer Mitarbeiter einsehen und abschätzen, wie viel Gewinn Sie basierend auf ihren Stundensätzen erzielen werden.
Die automatisierte Meeting-Buchungsintegration von Booknetic richtet Zoom-Links automatisch ein und teilt sie mit den Teilnehmern. Es ist nicht notwendig, Zeit mit dem manuellen Versenden eines Links an die Mitarbeiter zu verlieren.
Es reduziert Stress
Wenn eines klar ist über die Planung, dann ist es der Stress, der mit dem Prozess verbunden ist. Hin und her zu gehen, verbraucht all Ihre Energie.
Als leistungsstarker Zoom-Meeting-Planer bewahrt Sie Booknetic vor unzähligen stressigen E-Mails und Anrufen.
Mit Booknetic ist das Planen eines wertschöpfenden Meetings so einfach wie das Genießen Ihres Kaffees.
Es vereinfacht den Arbeitsablauf
Automatisierte Zoom-Meetings sind viel einfacher als die manuelle Planung.
Zoom-Planungsassistenten und automatisierte Zoom-Planung können Ihnen helfen, die meisten Probleme zu beseitigen, dennoch gibt es einige Nuancen.
Wie legen Sie beispielsweise Ihre Arbeitszeiten fest? Welche Standards müssen Sie setzen? Wo sollten Sie Ihren Terminplanungskalender platzieren?
Deshalb folgen Sie diesem einfachen Regelwerk, um eine bessere virtuelle Videokonferenzerfahrung zu schaffen.
Klares Ziel - definieren Sie das Ziel eines Meetings. Geht es darum, eine Demo zu zeigen, eine Probestunde zu geben oder eine Beratung durchzuführen? Bevor Sie ein Zoom-Meeting erstellen, definieren Sie dessen Ziel und halten Sie sich daran.
Präzision - seien Sie genau, sowohl in Ihrer Zeitplanung als auch in Ihren Statistiken. Erstellen Sie Ihren Zeitplan so, dass äußere Ereignisse nichts ändern können. Wenn etwas dazwischenkommt, kommunizieren Sie es mit Ihrem Team und Ihren Kunden.
Zeitlimit - setzen Sie eine Dauer für jeden Zoom-Termin. Gehen Sie nur über das vorher festgelegte Limit hinaus, wenn Sie denken, dass der Interessent es wert ist.
Regeln - erstellen Sie einige Regeln über die Erstellung eines Zoom-Meetings und die Kommunikation mit dem Kunden im Voraus.
Benutzer - schaffen Sie einen benutzerfreundlichen Planungsprozess und bieten Sie eine freundliche Meeting-Umgebung, um ihn zu unterstützen.
Flexibilität - der einzige Grund, warum Sie eine Online-Planungsoption anbieten, ist, den Benutzern Flexibilität zu geben. Haben Sie flexible Arbeitszeiten und lassen Sie Kunden Meetings entsprechend planen. Beginnen Sie beispielsweise Ihre Zoom-Arzttermine um 21 Uhr und erledigen Sie alle notwendigen Arbeiten am Nachmittag.
Konversion - jedes Meeting sollte ein konvertierendes Ziel haben. Sei es, eine hochwertige Dienstleistung zu verkaufen oder einen zweiten Zoom-Termin zu vereinbaren. Erstellen Sie keinen Zoom-Anruf, wenn Sie nicht planen, eine Art Konversion zu erzielen.
Ein guter Zoom-Meeting-Planer muss nicht alle diese Optionen abdecken, aber eine benutzerfreundliche Oberfläche, flexible Optionen und Zeitlimits sind für jede Videokonferenzlösung notwendig.
Fallstudie: Planung in der Online-Bildung
Online-Bildung wird immer wichtiger. Heute schauen wir uns eine Fallstudie eines Tutors an, John. Er hat über 8 Jahre als Spanischlehrer an verschiedenen Kursen gearbeitet und ein Jahr vor der Pandemie sein eigenes eröffnet.
Sein Geschäft lief gut, bis die Pandemie begann. Er musste Maßnahmen ergreifen, um sicherzustellen, dass niemand wegen seines Kurses verletzt wurde. Nachdem die Pandemie begann, sah er keine andere Wahl und entschied, dass es das Beste war, sein Geschäft online zu verlagern.
Obwohl er mehrere Kurse im Fernunterricht besucht hatte, um sich vorzubereiten, hätte er nie gedacht, dass er seine Lektionen online durchführen müsste.
Vor der Pandemie hatte er nicht viele Schüler, sodass es überschaubar war, alles im Blick zu behalten und Lektionen zu planen. Aber nach der Pandemie sah er eine überwältigende Nachfrage, da er einer der wenigen Tutoren war, die Online-Lektionen anboten.
Bald konnte er mit dem manuellen Planungsprozess nicht mehr Schritt halten. Es gab ständige Doppelbuchungen, Buchungen ohne Zeit dazwischen zum Ausruhen, und alles verwandelte sich bald in ein großes Durcheinander.
An diesem Punkt hatte John genug von dem ständigen Klingeln seines Telefons, um eine Probestunde zu bekommen, die nicht einmal zu einem weiteren Kunden führen würde. Also hörte John auf, sein Telefon zu beantworten, und begann mit der Recherche.
Er schaute sich verschiedene Lösungen an, um sein Geschäft zu optimieren. Nach einer Weile entdeckte er Booknetic. Er sah, dass es ausreichte, eine Website zu erstellen, Verfügbarkeitszeiten festzulegen und Kunden Termine buchen zu lassen, um Probestunden zu bekommen und sie in Kunden zu verwandeln.
John suchte nach einer Zoom-Integration, um seine Online-Lektionen zu unterstützen. Aber er fand auch Booknetic als wertvolle Software zur Planung von Online-Kursen.
Nachdem er die Demo-Version untersucht und alle wichtigen Dinge gelernt hatte, entschied sich John, Booknetic zu verwenden.
Seitdem hatte John nie eine Doppelbuchung, erhöhte seine Gewinne um 330% , richtete benutzerdefinierte Formulare ein, um Spam-Buchungen und Bot-Angriffe zu verhindern, und schuf ein automatisches Zoom-Planungssystem.
Johns Geschäft floriert, mit ständig neuen Schülern, die jede Woche hinzukommen. Er verschwendet keine 6 Stunden pro Woche mehr mit der Planung und Umplanung. Er führt keine unnötigen Anrufe mehr und jede Probestunde, die er durchführt, schafft Wert für sein Geschäft.
John sagt, es war die beste geschäftliche Entscheidung, die er getroffen hat, nachdem er alle seine Aktivitäten online verlagert hat, und es ist die beste Terminplanungs-App für sein kleines Unternehmen.
Schauen Sie sich unseren Blog an, wenn Sie Ihr eigenes kleines Unternehmen wie ein Spa-Salon von Grund auf aufbauen möchten, wie John.
Fazit
Planung ist ein wesentlicher Bestandteil unseres Lebens. Wir können es nicht aus unserem Leben entfernen, selbst wenn wir wollten. Dies gilt insbesondere in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt, in der Meetings kürzer, aber zahlreicher werden.
Angesichts seiner Bedeutung für Ihr Unternehmen können Sie es sich nicht leisten, Kunden wegen eines Planungsfehlers zu verlieren.
Verwenden Sie daher einen automatisierten Zoom-Meeting-Planer, um der Kurve voraus zu bleiben und Planungsfehler in Ihrem Unternehmen zu minimieren.
