¿Qué es la programación de citas?
La programación de citas es una excelente manera de hacer las cosas de manera eficiente. Impresionarás a tus clientes con la cantidad de tiempo que puedes dedicarles, lo que ayudará a mantener el flujo de negocios sin problemas en casa.
Por otro lado, te podría sorprender saber que hay una serie de errores comunes al hacer una cita. Estos pasos en falso podrían resultar en citas perdidas, clientes insatisfechos e incluso fracaso.
La incapacidad para gestionar citas es una causa importante del fracaso empresarial. Esto podría no ser tan simple como solo mantener el calendario de tu personal actualizado y permitir que los clientes, consumidores y pacientes tengan la oportunidad de reservar en línea.
¿Por qué es importante la programación de citas?
A medida que el tiempo se convierte en una moneda escasa, es importante garantizar la seguridad y el ahorro de los clientes. Las citas se han convertido en una parte integral de este proceso: permiten una interacción directa en línea y ayudan a generar confianza para que puedas mejorar más rápido sin preocupaciones ni riesgos al visitar algún lugar.
Considerando todo, las citas proporcionan conveniencia y son personalizadas, convirtiéndolas en una estrategia ganadora desde ambas perspectivas: a nivel empresarial y orientada al consumidor.
Puedes ahorrar tiempo y dinero automatizando el sistema de citas de tu empresa con esta plataforma de programación en línea fácil de usar. Tus empleados ya no tendrán que gestionar manualmente las citas, se actualizarán automáticamente en sus calendarios para que no te pierdas cuando alguien cancele en el último minuto o programe una nueva hora de reunión.
Además, los clientes también lo encontrarán sencillo: solo ingresan su fecha/hora deseada para recibir confirmación de inmediato sin haber enviado un correo electrónico preguntando si está bien cada día anterior.
¡Todo lo que necesitas es un sistema de reservas de citas!
El software de programación de citas en línea es una excelente manera de aumentar la satisfacción del cliente y maximizar el tiempo dedicado a la visita de cada individuo.
Las visitas de rutina tienden no solo a ser más rentables, sino también más seguras para los miembros del personal, ya que hay menos oportunidades de reprogramar o cancelar en el último minuto con sistemas en papel.
Los proveedores adecuados de software de programación de citas en línea pueden ser difíciles de encontrar y también conducir a los mayores y más comunes errores de programación. Necesitas uno que tenga las características y habilidades que tu negocio necesita, pero que también ofrezca valor por el dinero para que te sientas seguro en sus capacidades. De hecho, elegir uno inapropiado es el número uno en la lista de errores de reserva de citas que pueden convertir tu negocio en una pesadilla. Si no sabes cómo elegir uno, ¡sigue leyendo!
Cómo evitar errores en la programación de citas
1. Sistema incorrecto, estrategia incorrecta
Como mencionamos anteriormente, elegir el sistema incorrecto haría que tu negocio se voltee completamente. La herramienta perfecta de recordatorio de citas empresariales debe estar adaptada para satisfacer las necesidades específicas de cada empresa. Incluso matices simples como la ubicación del formulario de programación pueden ser un gran desánimo para los clientes.
La mayoría de las plataformas se han construido en WordPress, por lo que si estás buscando el mejor complemento, Booknetic puede hacer tu vida mucho más fácil. Este complemento tiene todo lo que necesitas para una cita fácil.
Booknetic tiene características como integración con Zoom, sincronización con Google Calendar, varias opciones de pago (WooCommerce, PayPal, Stripe, Square, Mollie, Razorpay), notificaciones (SMS, Whatsapp, Email, Telegram, Webhook), citas grupales, traductor, creador de formularios e incluso una opción de paquete donde puedes crear paquetes de tus servicios.
Las citas en línea nunca han sido más fáciles con Booknetic. Todas estas características, y más características adicionales también, lo hacen una gran elección para cualquier empresa de cualquier tamaño o individuo que busque programar su próxima reunión de manera rápida y fácil desde cualquier parte del mundo. Ve y prueba la demo para ver todas las características.
2. No insistir con recordatorios
Olvidar una cita es algo común, especialmente si se ha planeado con días o semanas de anticipación, pero no tener un sistema de recordatorios es uno de los otros errores comunes importantes de programación. Las ausencias son otro problema completamente que se puede abordar recordando a los clientes sus planes originales. Las notificaciones de recordatorio son una forma asequible y fácil de nutrir clientes potenciales. ¿La mejor parte? Puedes reducir tu proporción de ausencias mientras ahorras dinero. Para hacer los recordatorios más interactivos, se pueden incrustar códigos QR en las notificaciones de citas. Los pacientes o clientes pueden escanear un código QR para confirmar su asistencia, reprogramar su cita o incluso registrarse sin problemas al llegar. Usando el generador de códigos QR gratuito de Uniqode , las empresas pueden crear códigos QR personalizados que enlazan con detalles de citas, formularios o incluso enlaces de consultas virtuales, haciendo el proceso más fluido tanto para los clientes como para el personal.
Si quieres tener una tasa de asistencia más alta, asegúrate de que tu cliente sea recordado de su próxima cita. Las alertas automatizadas para esos recordatorios ayudarán con las cancelaciones y el tiempo de anticipación en caso de que necesiten otro día o dos antes de establecer una reunión de emergencia. Aprende cómo escribir mensajes de recordatorio para una reunión antes de automatizar la solución.
Los recordatorios son una excelente manera de recordar a tus clientes sobre su próxima cita. Las notificaciones les hacen sentir cuidados y serán más propensos a regresar también. Por lo tanto, siempre debes enviar recordatorios por correo electrónico y SMS a los clientes cuando organicen sus citas y un día o dos antes.
3. No enviar en exceso, para evitar errores comunes al hacer una cita
Enviar demasiados recordatorios también es uno de los mayores errores de reserva de citas. Algunas personas pueden estar inclinadas a pensar que inundar una bandeja de entrada de mensajes de texto SMS es algo bueno. Sin embargo, solo terminará haciendo que los clientes se irriten más y sean menos eficientes de lo que eran antes de que comenzaras a enviarles mensajes.
4. Falta de información
Siempre puedes notar cuando alguien es nuevo en Internet. Quieren saber exactamente en qué se están metiendo antes de tomar cualquier decisión, incluso si eso significa que podrías no poder ofrecer tus servicios o productos.
En tu página de reservas, incluye información clara y haz saber a los clientes qué obtener del servicio. Incluye algunos estándares o pautas para ayudar a garantizar que todos tengan un gran momento.
Una oportunidad perdida para impresionar a los clientes es lo que sucede cuando tu recordatorio de cita no tiene toda la información que necesitan. Podrían quedar sintiéndose confundidos o inseguros sobre sus próximos pasos, por lo que corres un alto riesgo de que tengan una experiencia desagradable con tu negocio.
5. ¿Lo sabe tu personal?
No se trata solo de tus clientes, es esencial que el equipo entienda cómo pueden apoyarte adecuadamente. Las brechas en el conocimiento del personal y las prácticas comerciales caóticas a menudo conducen a un servicio inconsistente en diferentes áreas de las ofertas de productos o servicios de tu empresa.
¡No dejes que tu empresa se relaje en esto! Si no tienes una estructura organizativa en su lugar, es decir, una línea de ensamblaje clara paso a paso que funcione como una lista de verificación para cada cita confirmada, podrías terminar con clientes insatisfechos.
6. Cómo evitar errores en la programación de citas preguntando a los clientes
Uno de los siguientes errores comunes de programación que se han cometido es no hacer preguntas relevantes. Como propietario de un negocio, es tu responsabilidad saber qué quieres obtener de la experiencia.
La incertidumbre sobre tu población objetivo podría aumentar los costos de adquisición de clientes, resultando en un bajo ROI. Conocer a las personas a las que estás tratando de dirigirte te ayudará a establecer mejores expectativas y cumplirlas dentro de tu presupuesto al aclarar lo que se espera de ambas partes involucradas en esta interacción.
La comunicación fluida con los clientes es la mejor estrategia de retención de clientes .
7. Método de pago incierto es uno de los grandes errores comunes de programación
Para facilitar la vida de tu cliente, pídeles que paguen por una cita o tarifa de consulta a través de la pasarela de pago. Esto ayudará a rastrear cualquier factura que pueda haberse olvidado en búsquedas futuras.
Por ejemplo, Stripe y PayPal son los instrumentos de pago más utilizados a nivel mundial, lo que los hace increíblemente importantes para cualquier empresa que necesite una forma fácil para que los clientes de todo el mundo paguen.
WooCommerce es una plataforma de comercio electrónico gratuita y fácil de usar que se ha instalado en millones de sitios web. Con plataformas compatibles en cada país, no es de extrañar por qué a tantas personas les encanta usar este sitio para su negocio.
Además, los pagos de depósito pueden resolver algunos errores comunes al hacer una cita. Con esta función, se requiere que el cliente pague un depósito por su cita al hacer reservas. Luego pueden continuar y reservar en cualquier momento o cancelar sin preguntas.
Si no se presentan antes de que se procese ese pago inicial, ¿qué pasa? Te vas a casa con algo de dinero extra de Stripe/PayPal ya que esos sistemas alientan a los usuarios que han pagado depósitos no solo a hacer estos pagos, sino a cobrarlos también si es posible.
O tal vez WooCommerce suena más atractivo ya que admite ambos métodos de tomar información de tarjeta de crédito en línea.
8. Cómo evitar errores en la programación de citas solicitando comentarios
La mejor manera de mejorar tu proceso de configuración de citas es obteniendo comentarios de los clientes sobre lo que piensan. Si aún no estás pidiendo este tipo de información, la próxima vez que alguien programe una cita en línea o entre por tu puerta, asegúrate de preguntarles cómo les fue.
Hay muchas maneras de hacer que la experiencia sea mejor para todos. Tal vez puedas intentar preguntar a las personas que han tenido una interacción negativa con nuestro sistema cómo podría mejorarse o sugerir algunos cambios tú mismo.
Mantener a tus clientes felices es esencial para el éxito a largo plazo. Los comentarios de ellos te ayudarán a mejorar la forma en que se hacen las cosas, y podrían incluso convertirse en fanáticos leales.
En conclusión
Estos errores de reserva de citas deben evitarse desde el principio del desarrollo de tu negocio. Una buena regla al cuestionar cómo evitar errores en la programación de citas es siempre mantenerse actualizado para que un día en el que nada salga mal no vuelva a suceder porque entonces lo que se habría aprendido de esas experiencias importa menos que simplemente experimentar el fracaso todo de una vez.
Esperamos que este artículo haya ayudado a evitar algunos errores comunes al hacer horarios durante estos tiempos ocupados del año porque mantener las prioridades claras ayudará a que las cosas funcionen sin problemas sin ningún caos de último minuto.
