Resumen del artículo
Este artículo explora las ventajas y desventajas de la Automatización de Procesos de Negocios (BPA) y cómo afecta a las organizaciones modernas. La BPA implica el uso de software y tecnología para automatizar procesos de negocios repetitivos como la facturación, la incorporación de personal y la elaboración de informes. Sus principales ventajas incluyen una mayor eficiencia, reducción de errores, agilidad, uso más inteligente del tiempo de los empleados, mayor compromiso, mejor satisfacción del cliente, flujos de trabajo estandarizados y continuidad del negocio. Sin embargo, existen desventajas notables como la incertidumbre laboral, la posible interrupción si la automatización se implementa de manera deficiente, altos costos iniciales si los procesos no se optimizan primero, y el hecho de que no todos los procesos pueden ser completamente automatizados. En conclusión, si bien la BPA puede impulsar significativamente la productividad y el crecimiento, debe planificarse y ejecutarse cuidadosamente para evitar contratiempos no deseados.
La automatización de procesos de negocio (BPA) indudablemente ha realizado algunos cambios serios y positivos en todas las industrias, pero el hecho sigue siendo que también ha traído consigo algunas desventajas notables.
La mayoría de las organizaciones reconocieron el gran potencial de implementar la BPA como una estrategia de transformación digital, una que les ayudará a agilizar sus flujos de trabajo y a hacer que las operaciones sean más eficientes.
Y aunque esto pueda sonar como un gran cambio positivo, la realidad es que nada puede ser perfecto. Por eso vamos a discutir algunas de las mayores ventajas y desventajas de la automatización de procesos de negocio y ver los efectos que cada una de ellas tiene en un negocio en su conjunto.
Pero antes de hacer eso, primero debemos asegurarnos de que entendemos el término y ver qué es realmente la automatización de procesos de negocio.
¿Qué es un proceso de negocio?
En pocas palabras, un proceso de negocio es cualquier actividad o conjunto de actividades que ayudan a ese negocio a alcanzar su objetivo específico. Algunos de los procesos de negocio más comunes incluyen (pero no se limitan a):
Cumplimiento de pedidos de clientes
Aprobación de solicitudes de préstamos
Incorporación de nuevos empleados
Procesamiento de informes
Facturación
Incorporación de clientes
Dicho esto, queda bastante claro que realmente no hay margen para el error cuando se trata de procesos de negocio.
Incluso el error más pequeño puede retrasar todo el proceso o incluso hacerlo completamente ineficiente o inútil al final. Por eso muchas organizaciones decidieron automatizar este proceso, no solo para hacerlo más eficiente sino también para minimizar e incluso eliminar errores potencialmente dañinos.
¿Qué es la automatización de procesos de negocio?
La automatización de procesos de negocio es el acto de automatizar varios procesos de negocio. Esto generalmente se logra implementando diferentes soluciones de software e incluso robótica en algunas industrias.
Entonces, al implementar una estrategia adecuada de automatización de negocios, las empresas y organizaciones obtienen más control sobre sus procesos. Esto comúnmente conduce a una mejor comunicación, mayor eficiencia y riesgos minimizados.
Además de eso, la automatización de procesos de negocio también ayuda a las empresas a ahorrar tiempo y recursos al permitir que los empleados de diferentes sectores concentren su atención en asuntos más urgentes en lugar de en tareas (generalmente) repetitivas, tediosas y mundanas.
Según las principales firmas de diseño de experiencia de usuario , la automatización de procesos de negocio también conduce a una mayor satisfacción del cliente, ya que proporciona una interacción más fluida con las empresas.
Con todo eso en mente, echemos ahora un vistazo a algunas de las ventajas y desventajas más importantes de la automatización de procesos de negocio.
Ventajas de la automatización de procesos de negocio
Mayor eficiencia
Como se mencionó anteriormente, si se hace correctamente, automatizar tus procesos de negocio conducirá a una mayor eficiencia. En pocas palabras, varias soluciones de software y robótica pueden programarse para no solo hacer las cosas más rápidamente que los humanos, sino también con mayor precisión.
Las empresas que eligen automatizar sus procesos pueden, por lo tanto, esperar un aumento en la productividad general que comúnmente no resulta en un aumento de costos también.
Lógicamente hablando, una solución robótica o de software puede funcionar fácilmente 24/7, si es necesario, pero no se puede decir lo mismo ni esperar lo mismo de los empleados.
Así que, en lugar de tener que contratar a más personas para mejorar la productividad y eficiencia de tu negocio, considera automatizar tus procesos de negocio.
Reducción de errores
El hecho es que todas las soluciones robóticas y de software que hacen posible la automatización de procesos de negocio simplemente hacen lo que están programadas para hacer. Lo que esto significa es que la posibilidad de error humano es simplemente inexistente.
Además, la BPA también viene con un rastro de auditoría completo para que las empresas y organizaciones puedan tener una visión clara de lo que se está haciendo. De esa manera, si ocurre un error por una razón u otra, se vuelve mucho más fácil notarlo y corregirlo de manera oportuna.
Mayor agilidad
La automatización de procesos de negocio también deja espacio para una mayor agilidad. Dado que la BPA es simplemente una capa del sistema de una empresa u organización, es bastante fácil revisarla y reajustarla cuando y si es necesario.
Con esta dosis mejorada de agilidad, las empresas pueden, por lo tanto, evaluar más fácilmente la efectividad de sus esfuerzos de automatización y realizar cualquier cambio necesario a medida que avanzan, sin tiempo de inactividad.
Uso más inteligente del poder humano
Otra cosa que hemos mencionado anteriormente es el uso del poder humano.
Al implementar la BPA en tus operaciones, permitirás que todos tus empleados cambien su atención de operaciones repetitivas y a menudo desmotivadoras a tareas más relevantes. De esa manera, tus empleados pueden centrarse en completar tareas que agreguen más valor a su trabajo y a tu negocio en general.
Por ejemplo, en lugar de tener un empleado encargado de extraer manualmente texto de recibos de papel y documentos, puedes automatizar fácilmente este proceso utilizando la Herramienta OCR de Imagen y hacer que ese empleado concentre su atención en tareas más creativas y productivas.
Existen diferentes tipos de herramientas de automatización de negocios que manejan eficientemente las relaciones con empleados, clientes y socios, dejando más tiempo para la colaboración creativa.
Mejora del compromiso de los empleados
No hace falta decir que un empleado aburrido no es un empleado comprometido. Cuanto menos comprometidos estén tus empleados, menos productivos y motivados estarán.
Naturalmente, esto no solo tendrá un efecto inmediato en su rendimiento general, sino que también comenzará a reflejarse en tu negocio. Al permitirles cambiar su enfoque a tareas más productivas, mejorarás significativamente el compromiso de tus empleados.
Un mayor compromiso conducirá a una mayor productividad, lo que a su vez llevará a mejores operaciones comerciales en general.
Mayor satisfacción del cliente
Dado que ningún negocio puede prosperar sin clientes, la satisfacción del cliente debería ser una de tus principales prioridades.
Los procesos de negocio automatizados pueden mejorar significativamente la satisfacción del cliente, ya que permitirán a tus clientes tener interacciones más rápidas, fáciles y fluidas con tu negocio. Utilizar herramientas como una máquina de verificación de edad en máquinas expendedoras puede mejorar estos procesos al garantizar un cumplimiento y seguridad sin problemas, particularmente para empresas que necesitan verificar rápidamente las edades de los clientes.
Por ejemplo, agregar un chatbot o asistente virtual a tu soporte al cliente puede proporcionar a tus clientes opciones de resolución de problemas más rápidas, lo que sin duda tendrá un efecto positivo tanto en su experiencia (satisfacción) como en tu negocio.
Estandarización de procesos
Cada negocio tiene su forma de hacer las cosas. Sin embargo, por mucho que las empresas intenten estandarizar todos sus procesos, el hecho es que no todos los empleados necesariamente cumplirán.
Lo que esto significa es que los empleados a menudo pueden ajustar varios procesos a su propio gusto, lo que no necesariamente trae los resultados más óptimos.
Por suerte, los procesos automatizados siempre se realizan exactamente como están programados, lo que ayuda significativamente en lo que respecta a la estandarización.
Soporte a la continuidad del negocio
Por último, pero afortunadamente no menos importante, la ventaja de la automatización de procesos de negocio es el soporte a la continuidad.
Con la BPA, las empresas pueden apoyar fácilmente sus planes de continuidad del negocio (BC) con soluciones robóticas y de software que están específicamente diseñadas para asumir tareas típicamente manejadas por servicios subcontratados , en caso de que esos servicios ya no estén disponibles. Así que, de alguna manera, la BPA puede verse como un generador de respaldo, por así decirlo.
Desventajas de la automatización de procesos de negocio
1. Incertidumbre laboral
La primera y más prominente desventaja de la automatización de procesos de negocio es la incertidumbre laboral. En pocas palabras, debido al hecho de que algunos procesos de negocio hoy en día pueden ser fácilmente automatizados, el desplazamiento de trabajadores se convierte en una cuestión seria.
Siguiendo la noción que discutimos en la primera ventaja de la BPA, las empresas y operaciones ya no necesitarán contratar a múltiples trabajadores para hacerse cargo del creciente volumen de trabajo.
Y aunque la BPA no puede y aún no reemplaza completamente a los trabajadores humanos, ciertamente se está convirtiendo en una preocupación creciente.
2. Puede obstaculizar las mejoras del negocio
Hasta este punto, hemos dejado muy claro que la BPA puede mejorar significativamente tus operaciones comerciales, pero solo si se hace correctamente.
Si apresuras el proceso de automatización o priorizas procesos incorrectos para la automatización, el proceso puede tener efectos bastante negativos en las mejoras de tu negocio.
Cuando la BPA no está efectivamente documentada, gestionada y gobernada, puede ralentizar tus operaciones en lugar de ayudarlas a avanzar.
Así que, si decides implementar la automatización en tus procesos de negocio, asegúrate de saber cómo, cuándo y dónde comenzar.
3. Costos
También hemos mencionado anteriormente que la BPA puede ayudarte a reducir algunos costos serios. Pero el hecho es que esto también es cierto solo si sabes cómo implementar la automatización correctamente.
Primero, necesitas evaluar tus procesos de negocio actuales y ver si alguno de ellos necesita ser reoptimizado o reingenierizado para un mejor rendimiento. Si no lo haces y vas directamente a automatizar procesos ineficientes, solo puedes esperar enfrentar más problemas que soluciones.
Naturalmente, esto también llevará a un aumento de costos, ya que en tal caso, primero pagarás para que tus procesos ineficientes sean automatizados, luego tendrás que reestructurarlos para una mejor eficiencia y luego pasar por todo el proceso de automatización una vez más.
4. La falta de automatización completa
Al final, es importante señalar que la BPA no debe observarse como una estrategia punto por punto, sino más bien como una estrategia holística.
Dado que la BPA completa aún no es totalmente posible, aún necesitarás tener en cuenta los procesos de negocio que aún no pueden ser automatizados. Así que, ten en cuenta este hecho al implementar la BPA en tus operaciones.
Conclusión
En el mundo empresarial moderno, la BPA se considera una de las herramientas más poderosas que ayudan a las empresas a impulsar el crecimiento y el éxito.
Sin embargo, es importante señalar que esto es cierto solo cuando la BPA se implementa de la manera correcta y solo si entiendes tanto las ventajas como las desventajas del proceso en sí.
Solo de esa manera podrás automatizar los procesos de negocio para obtener la máxima eficiencia mientras mantienes la mayoría de las desventajas de la BPA a raya.
