Artikel auf einen Blick
Dieser Artikel untersucht die Vorteile und Nachteile der Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) und wie sie moderne Organisationen beeinflusst. BPA umfasst die Nutzung von Software und Technologie zur Automatisierung sich wiederholender Geschäftsprozesse wie Rechnungsstellung, Onboarding und Berichterstattung. Die Hauptvorteile umfassen verbesserte Effizienz, Fehlerreduktion, Agilität, intelligentere Nutzung der Mitarbeiterzeit, höhere Engagement, bessere Kundenzufriedenheit, standardisierte Workflows und Geschäftskontinuität. Es gibt jedoch erhebliche Nachteile wie Jobunsicherheit, mögliche Störungen bei schlechter Implementierung der Automatisierung, hohe Anfangskosten, wenn Prozesse nicht zuerst optimiert werden, und die Tatsache, dass nicht alle Prozesse vollständig automatisiert werden können. Zusammenfassend lässt sich sagen, dass BPA zwar die Produktivität und das Wachstum erheblich steigern kann, es jedoch sorgfältig geplant und ausgeführt werden muss, um unbeabsichtigte Rückschläge zu vermeiden.
Die Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) hat zweifellos einige ernsthafte, positive Veränderungen in allen Branchen bewirkt, aber die Tatsache bleibt bestehen, dass sie auch einige bemerkenswerte Nachteile mit sich gebracht hat.
Die meisten Organisationen haben das enorme Potenzial der Implementierung von BPA als digitale Transformationsstrategie erkannt, die ihnen helfen wird, ihre Workflows zu optimieren und die Abläufe effizienter zu gestalten.
Und obwohl dies wie eine große positive Veränderung klingt, ist die Realität, dass nichts perfekt sein kann. Deshalb werden wir einige der größten Vorteile und Nachteile der Geschäftsprozessautomatisierung diskutieren und die Auswirkungen untersuchen, die jeder von ihnen auf ein Unternehmen als Ganzes hat.
Aber bevor wir das tun, müssen wir zuerst sicherstellen, dass wir den Begriff verstehen und sehen, was Geschäftsprozessautomatisierung tatsächlich ist.
Was ist ein Geschäftsprozess?
Einfach ausgedrückt ist ein Geschäftsprozess jede Aktivität oder eine Reihe von Aktivitäten, die einem Unternehmen helfen, sein spezifisches Ziel zu erreichen. Einige der häufigsten Geschäftsprozesse umfassen (sind aber nicht darauf beschränkt):
Kundenaufträge erfüllen
Kreditanträge genehmigen
Neue Mitarbeiter einarbeiten
Berichte verarbeiten
Rechnungsstellung
Kunden-Onboarding
Das gesagt, wird ziemlich klar, dass es wirklich keinen Raum für Fehler bei Geschäftsprozessen gibt.
Sogar der kleinste Fehler kann den gesamten Prozess zurückwerfen oder ihn am Ende völlig ineffizient oder nutzlos machen. Deshalb haben sich viele Organisationen entschieden, diesen Prozess zu automatisieren, nicht nur um ihn effizienter zu gestalten, sondern auch um potenziell schädliche Fehler zu minimieren und sogar zu beseitigen.
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
Geschäftsprozessautomatisierung ist der Akt der Automatisierung verschiedener Geschäftsprozesse. Dies wird in der Regel durch die Implementierung verschiedener Softwarelösungen und sogar Robotik in einigen Branchen erreicht.
Durch die Implementierung einer geeigneten Geschäftsautomatisierungsstrategie gewinnen Unternehmen und Organisationen mehr Kontrolle über ihre Prozesse. Dies führt in der Regel zu verbesserter Kommunikation, größerer Effizienz und minimierten Risiken.
Darüber hinaus hilft die Geschäftsprozessautomatisierung Unternehmen auch dabei, Zeit und Ressourcen zu sparen, indem sie es Mitarbeitern in verschiedenen Sektoren ermöglicht, ihre Aufmerksamkeit auf dringlichere Angelegenheiten zu richten, anstatt auf (in der Regel) sich wiederholende, langweilige und alltägliche Aufgaben.
Laut führenden User Experience Design Firmen führt die Geschäftsprozessautomatisierung auch zu größerer Kundenzufriedenheit, da sie eine nahtlosere Interaktion mit Unternehmen bietet.
Mit all dem im Hinterkopf, werfen wir nun einen Blick auf einige der wichtigsten Vorteile und Nachteile der Geschäftsprozessautomatisierung.
Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung
Größere Effizienz
Wie bereits erwähnt, führt die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse, wenn sie richtig durchgeführt wird, zu größerer Effizienz. Einfach ausgedrückt können verschiedene Software- und Robotiklösungen so programmiert werden, dass sie nicht nur schneller als Menschen arbeiten, sondern auch genauer.
Unternehmen, die sich für die Automatisierung ihrer Prozesse entscheiden, können daher mit einer Steigerung der Gesamtproduktivität rechnen, die in der Regel nicht zu erhöhten Kosten führt.
Logischerweise kann eine robotische oder Softwarelösung, wenn nötig, problemlos 24/7 laufen, aber dasselbe kann nicht von Mitarbeitern erwartet werden.
Statt also mehr Menschen einstellen zu müssen, um die Produktivität und Effizienz Ihres Unternehmens zu verbessern, sollten Sie stattdessen die Automatisierung Ihrer Geschäftsprozesse in Betracht ziehen.
Fehlerreduktion
Tatsache ist, dass alle robotischen und Softwarelösungen, die die Geschäftsprozessautomatisierung ermöglichen, einfach das tun, wofür sie programmiert sind. Das bedeutet, dass die Möglichkeit menschlicher Fehler einfach nicht existiert.
Darüber hinaus bietet BPA auch eine umfassende Prüfungsspur, sodass Unternehmen und Organisationen einen klaren Einblick in das haben, was getan wird. Auf diese Weise wird es, wenn aus irgendeinem Grund ein Fehler auftritt, viel einfacher, ihn rechtzeitig zu bemerken und zu korrigieren.
Größere Agilität
Die Geschäftsprozessautomatisierung lässt auch Raum für größere Agilität. Da BPA einfach eine Schicht im System eines Unternehmens oder einer Organisation ist, ist es ziemlich einfach, sie bei Bedarf zu überarbeiten und anzupassen.
Mit dieser verbesserten Dosis an Agilität können Unternehmen daher die Effektivität ihrer Automatisierungsbemühungen leichter bewerten und bei Bedarf Änderungen vornehmen, ohne Ausfallzeiten.
Intelligentere Nutzung der Arbeitskraft
Ein weiterer Punkt, den wir bereits erwähnt haben, ist die Nutzung der Arbeitskraft.
Durch die Implementierung von BPA in Ihren Abläufen ermöglichen Sie all Ihren Mitarbeitern, ihre Aufmerksamkeit von sich wiederholenden und oft motivationsdämpfenden Aufgaben auf relevantere Aufgaben zu lenken. Auf diese Weise können sich Ihre Mitarbeiter auf die Erledigung von Aufgaben konzentrieren, die ihrer Arbeit und Ihrem Unternehmen im Allgemeinen mehr Wert verleihen.
Zum Beispiel können Sie, anstatt einen Mitarbeiter damit zu beauftragen, manuell Text von Papierbelegen und Dokumenten zu extrahieren, diesen Prozess einfach mit dem Image OCR Tool automatisieren und diesen Mitarbeiter auf kreativere und produktivere Aufgaben konzentrieren lassen.
Es gibt verschiedene Arten von Geschäftsautomatisierungstools , die effizient Mitarbeiter-, Kunden- und Partnerbeziehungen verwalten und mehr Zeit für kreative Zusammenarbeit lassen.
Verbessertes Mitarbeiterengagement
Es versteht sich von selbst, dass ein gelangweilter Mitarbeiter kein engagierter Mitarbeiter ist. Je weniger engagiert Ihre Mitarbeiter sind, desto weniger produktiv und motiviert werden sie sein.
Natürlich wird sich dies nicht nur unmittelbar auf ihre Gesamtleistung auswirken, sondern es wird sich auch auf Ihr Unternehmen auswirken. Indem Sie ihnen ermöglichen, sich auf produktivere Aufgaben zu konzentrieren, verbessern Sie das Mitarbeiterengagement erheblich.
Größeres Engagement führt zu größerer Produktivität, was wiederum zu besseren Geschäftsabläufen insgesamt führt.
Größere Kundenzufriedenheit
Da kein Unternehmen ohne Kunden gedeihen kann, sollte die Kundenzufriedenheit eine Ihrer obersten Prioritäten sein.
Automatisierte Geschäftsprozesse können die Kundenzufriedenheit erheblich verbessern, da sie es Ihren Kunden ermöglichen, schnellere, einfachere und reibungslosere Interaktionen mit Ihrem Unternehmen zu haben. Die Nutzung von Tools wie einer Verkaufsautomaten-Altersverifikationsmaschine kann diese Prozesse verbessern, indem sie nahtlose Compliance und Sicherheit gewährleistet, insbesondere für Unternehmen, die das Alter der Kunden schnell und effizient überprüfen müssen.
Zum Beispiel kann das Hinzufügen eines Chatbots oder virtuellen Assistenten zu Ihrem Kundensupport Ihren Kunden schnellere Problemlösungsoptionen bieten, was zweifellos einen positiven Effekt auf sowohl ihre Erfahrung (Zufriedenheit) als auch Ihr Unternehmen haben wird.
Standardisierung von Prozessen
Jedes Unternehmen hat seine eigene Art, Dinge zu tun. So sehr Unternehmen auch versuchen mögen, alle ihre Prozesse zu standardisieren, die Tatsache ist, dass nicht jeder Mitarbeiter unbedingt mitmacht.
Das bedeutet, dass Mitarbeiter oft verschiedene Prozesse nach ihren eigenen Vorlieben anpassen können, was nicht unbedingt die optimalsten Ergebnisse bringt.
Glücklicherweise führen automatisierte Prozesse immer genau das aus, wofür sie programmiert sind, was erheblich zur Standardisierung beiträgt.
Unterstützung der Geschäftskontinuität
Zu guter Letzt, aber glücklicherweise nicht zuletzt, ist der Vorteil der Geschäftsprozessautomatisierung die Unterstützung der Kontinuität.
Mit BPA können Unternehmen ihre Geschäftskontinuitätspläne (BC) leicht mit robotischen und Softwarelösungen unterstützen, die speziell dafür entwickelt wurden, Aufgaben zu übernehmen, die typischerweise von ausgelagerten Dienstleistungen übernommen werden, falls diese Dienstleistungen nicht mehr verfügbar sind. In gewisser Weise kann BPA als eine Art Notstromaggregat betrachtet werden.
Nachteile der Geschäftsprozessautomatisierung
1. Jobunsicherheit
Der erste und offensichtlichste Nachteil der Geschäftsprozessautomatisierung ist die Jobunsicherheit. Einfach ausgedrückt, da einige Geschäftsprozesse heutzutage leicht automatisiert werden können, wird die Verdrängung von Arbeitskräften zu einer ernsthaften Frage.
In Anbetracht der Tatsache, die wir im ersten BPA-Vorteil diskutiert haben, werden Unternehmen und Abläufe nicht mehr mehrere Arbeitskräfte einstellen müssen, um das wachsende Arbeitsvolumen zu bewältigen.
Und obwohl BPA menschliche Arbeitskräfte nicht vollständig ersetzen kann und noch nicht tut, wird es sicherlich zu einem wachsenden Anliegen.
2. Kann Geschäftsverbesserungen behindern
An diesem Punkt haben wir sehr deutlich gemacht, dass BPA Ihre Geschäftsabläufe erheblich verbessern kann, aber nur, wenn es richtig gemacht wird.
Wenn Sie den Automatisierungsprozess überstürzen oder falsche Prozesse für die Automatisierung priorisieren, kann der Prozess tatsächlich negative Auswirkungen auf Ihre Geschäftsverbesserungen haben.
Wenn BPA nicht effektiv dokumentiert, verwaltet und gesteuert wird, kann es tatsächlich Ihre Abläufe verlangsamen, anstatt ihnen zu helfen, voranzukommen.
Wenn Sie sich also entscheiden, Automatisierung in Ihren Geschäftsprozessen zu implementieren, stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wie, wann und wo Sie anfangen sollen.
3. Kosten
Wir haben auch bereits erwähnt, dass BPA Ihnen helfen kann, erhebliche Kosten zu sparen. Aber die Tatsache ist, dass dies auch nur dann zutrifft, wenn Sie wissen, wie Sie die Automatisierung richtig implementieren.
Zuerst müssen Sie Ihre aktuellen Geschäftsprozesse bewerten und sehen, ob einer von ihnen neu optimiert oder neu gestaltet werden muss, um eine bessere Leistung zu erzielen. Wenn Sie dies nicht tun und direkt ineffiziente Prozesse automatisieren, können Sie nur mit mehr Problemen als Lösungen rechnen.
Natürlich führt dies auch zu erhöhten Kosten, da Sie in einem solchen Fall zuerst zahlen, um Ihre ineffizienten Prozesse zu automatisieren, dann müssen Sie sie für eine bessere Effizienz umstrukturieren und dann den gesamten Automatisierungsprozess noch einmal durchlaufen.
4. Der Mangel an vollständiger Automatisierung
Am Ende ist es wichtig zu beachten, dass BPA nicht als Punkt-für-Punkt-Strategie betrachtet werden sollte, sondern eher als ganzheitliche Strategie.
Da eine vollständige BPA noch nicht vollständig möglich ist, müssen Sie immer noch Geschäftsprozesse berücksichtigen, die noch nicht automatisiert werden können. Seien Sie sich dieser Tatsache bewusst, wenn Sie BPA in Ihren Abläufen implementieren.
Fazit
In der modernen Geschäftswelt wird BPA als eines der mächtigsten Werkzeuge angesehen, das Unternehmen hilft, Wachstum und Erfolg zu fördern.
Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass dies nur dann zutrifft, wenn BPA auf die richtige Weise implementiert wird und nur, wenn Sie sowohl die Vorteile als auch die Nachteile des Prozesses selbst verstehen.
Nur so können Sie Geschäftsprozesse für maximale Effizienz automatisieren und gleichzeitig die Mehrheit der BPA-Nachteile in Schach halten.
