Bestätigungsmails könnten für Ihr Unternehmen wertvoller sein, als Sie denken. Sie sind einer der wichtigsten, aber am häufigsten ignorierten Teile des Geschäftsprozesses. Viele Unternehmen senden sie nicht einmal oder verwenden eine einfache Vorlage, die für den Kunden keinen wirklichen Wert hat.
In diesem Artikel werden wir darüber sprechen, wie Sie Bestätigungsmails nutzen können, um das Endergebnis Ihres Unternehmens zu verbessern. Zuerst definieren wir, was Terminbestätigungsmails sind, ihre Arten, wie Sie sie verwenden sollten und einige Taktiken, die Sie verwenden können, um Nichterscheinen zu handhaben.
Was ist ein Brief zur Terminbestätigung?
Es gibt viele Anlässe, bei denen Sie Bestätigungsmails senden möchten:
Jemand abonniert. Wenn jemand, der Ihre Website besucht, sich in Ihre Mailingliste einträgt, wird ihm eine Bestätigungsmail gesendet, die das Abonnement bestätigt.
Jemand tätigt einen Kauf. Wenn jemand etwas von Ihrer Website kauft, wird ihm eine Kaufbestätigungsmail gesendet. Kaufbestätigungsmails geben dem Kunden die Details der Bestellung und informieren ihn über die nächsten Schritte im Transaktionsprozess (z.B. Versand).
Die Bestellung wird versendet. Nachdem Sie die Bestellung versendet haben, informieren Sie den Kunden über den Status und den Standort der Bestellung, indem Sie eine Versandbestätigungsmail senden.
Jemand vereinbart einen Termin. Wenn ein Kunde einen Termin vereinbart, wie z.B. eine Online-Beratung, werden ihm Terminerinnerungen gesendet, die sagen „bitte bestätigen Sie den Termin“ und zusätzliche Informationen enthalten, die Sie hinzufügen möchten.
Eine Terminbestätigungsmail ist eine Nachricht, die an Besucher Ihrer Website gesendet wird, die das Buchungsformular ausgefüllt haben, an Kunden, die einen Termin auf Ihrer Website vereinbart haben, und an Ihre Mitarbeiter. Sie werden verwendet, um die Buchung zu bestätigen und wichtige Termindetails mit dem Kunden zu teilen. Grundsätzlich erstellen Sie Terminemails, um Ihre Kunden wissen zu lassen, dass Sie sich ihrer Bedürfnisse und Anfragen bewusst sind und darauf achten. Sie lassen Ihre Kunden wissen, was Sie für sie tun und wann. Terminerinnerungen sind auch großartig, um die Zeit Ihrer Mitarbeiter zu schätzen, unter Berücksichtigung der Möglichkeit von Verzögerungen und Nichterscheinen.
Es gibt verschiedene Arten von Terminen, und jede erfordert einen leicht unterschiedlichen Ton und eine Methode zum Senden der Nachricht.
Allgemeine Terminbestätigungen
Dies sind Ihre täglichen Terminbestätigungen. Einige nennen sie sogar informelle Bestätigungsnachrichten. Grundsätzlich bestätigen Sie den Termin auf die möglichst zwanglose Weise, ohne Schnickschnack oder Geschäftsjargon.
Normalerweise senden Sie diese Art der Bestätigung sofort nach einer Buchung oder Reservierung. Wenn Sie eine allgemeine Terminbestätigung senden möchten, machen Sie es klar und prägnant, zeigen Sie, dass der Termin bestätigt ist, wiederholen Sie Datum und Uhrzeit, fügen Sie den Ort hinzu und enthalten Sie alle zusätzlichen Informationen, die für eine Umbuchung erforderlich sein könnten, Stornierungs- oder Nichterscheinen-Politik .
Sie können es auch persönlich oder telefonisch machen, um die Person direkt über ihren Termin zu informieren, aber eine Bestätigungsmail ist immer eine gute Idee, auch als Backup.
Profi-Tipp:
Fügen Sie alle wichtigen „nächsten Schritte“ oder Anweisungen hinzu, damit die Person genau weiß, was sie mitbringen oder vorbereiten muss. Wenn sie einen Ausweis, bestimmte Dokumente mitbringen oder früh für Papierkram erscheinen muss, erwähnen Sie es in Ihrer Bestätigung.
Besprechungsbestätigung
Wenn Leute über eine „Besprechungsbestätigung“ sprechen, suchen sie nach Sicherheit: eine klare Bestätigung, dass eine geplante Besprechung (sei es virtuell oder persönlich) tatsächlich stattfinden wird.
Die Nachricht sollte im Allgemeinen eine formelle Nachricht sein, die die Zeit, den Ort und das Medium der Besprechung angibt und alle anderen notwendigen Informationen enthält.
Eine offizielle Bestätigung einer Besprechung hilft, Verwirrung und Last-Minute-Absagen zu verhindern. Es zeigt auch, dass Sie die Zeit aller wertschätzen. Indem Sie sagen „die Besprechung ist bestätigt“ oder „wir können die Besprechung bestätigen“, geben Sie den Teilnehmern Ruhe und einen soliden Zeitplan. Hier sind die besten Praktiken:
Seien Sie spezifisch: Bieten Sie klare Details über die Zeit, das Datum und den Ort (oder die Online-Plattform), damit niemand in alten Nachrichten graben oder raten muss. Zum Beispiel könnten Sie sagen: „Diese E-Mail dient als Bestätigung der Besprechung, die für Dienstag, den 14. Juni, um 14 Uhr geplant ist.“
Erwähnen Sie den Zweck: Eine kurze Erwähnung der Agenda oder der Hauptdiskussionspunkte—„um das Projektbudget zu finalisieren“ oder „um die Marketingstrategie für das nächste Quartal zu überprüfen“—stellt sicher, dass alle vorbereitet erscheinen.
Laden Sie Antworten ein: Ermutigen Sie die Teilnehmer, zu bestätigen, dass sie Ihre Nachricht erhalten haben. Dies kann Nichterscheinen reduzieren. Verwenden Sie Formulierungen wie „Bitte antworten Sie bis Mittwoch, um Ihre Teilnahme zu bestätigen.“
Geben Sie eine Kontaktmöglichkeit an: Wenn Sie Änderungen erwarten oder mögliche Umbuchungen berücksichtigen müssen, geben Sie die beste Möglichkeit an, Sie zu erreichen. Zum Beispiel: „Wenn Sie Anpassungen vornehmen müssen, rufen Sie mich bitte an oder senden Sie mir mindestens 24 Stunden im Voraus eine E-Mail.“
Beispiel für eine Besprechungsbestätigung
Hallo Team,
Dies ist eine Bestätigung unserer Besprechung am Montag, den 3. Oktober, um 10 Uhr. Wir werden die endgültigen Audit-Details besprechen, also bringen Sie bitte alle relevanten Dokumente mit. Lassen Sie mich wissen, wenn Sie Fragen haben oder weitere Klarstellungen benötigen.
E-Mail-Bestätigung
Termine per E-Mail zu bestätigen, kann alles Mögliche betreffen, formell, informell, nicht formell, spielt keine Rolle.
Ob es sich um ein Geschäftstreffen, einen Arzttermin oder ein Vorstellungsgespräch handelt, die Bereitstellung der wesentlichen Details im Voraus spart Zeit und verhindert Hin- und Her-E-Mails. Ihre Betreffzeile könnte so einfach sein wie „Terminbestätigung“ oder „Bestätigung eines Treffens“. Sie können Datum oder Uhrzeit hinzufügen, wenn Sie möchten, oder den Geschäftszweck, wenn Sie möchten.
Verwenden Sie einen professionellen Ton: Auch wenn Sie einem bekannten Kunden oder Kollegen eine E-Mail schreiben, bleiben Sie höflich und prägnant. Beginnen Sie mit einer Begrüßung, wie „Hallo [Name],“ gefolgt von einer klaren Aussage: „Ich schreibe, um unseren Termin zu bestätigen.“
Wiederholen Sie die wichtigsten Details: In Ihrer E-Mail zur Bestätigung des Termins wiederholen Sie das Datum, die Uhrzeit und den Ort. Wenn Sie ein bestimmtes virtuelles Konferenztool verwenden, teilen Sie den Link oder die Anmeldeinformationen.
Fügen Sie Kontext hinzu: Lassen Sie den Empfänger den Zweck des Treffens wissen—„um Ihre Projektanforderungen zu besprechen,“ „um Ihre Gesundheitsupdates zu überprüfen“ oder „um das Ereignis der nächsten Woche zu finalisieren.“
Bieten Sie eine Erinnerung an: Wenn möglich, senden Sie ein Follow-up-Template für die Terminbestätigung ein oder zwei Tage vor dem tatsächlichen Datum. Dies hilft, Nichterscheinen-Raten zu senken.
Beispiel für eine E-Mail-Bestätigung
Betreff: Besprechungsbestätigung – Projektdiskussion
Hallo [Name],
Ich schreibe, um unser Treffen am Freitag, den 19. August, um 11 Uhr zu bestätigen. Wir werden uns über Zoom mit dem unten stehenden Link treffen. Bitte haben Sie Ihre neuesten Projektdateien bereit, damit wir sie gemeinsam überprüfen können. Wenn Sie umplanen müssen, lassen Sie es mich bitte 24 Stunden im Voraus wissen. Vielen Dank, und ich freue mich darauf, mit Ihnen zu sprechen.
Mit freundlichen Grüßen,
Die Verwendung automatisierter Nachrichten oder einer standardisierten Vorlage für Terminbestätigungen kann erheblich Zeit sparen, insbesondere wenn Sie täglich mehrere Besprechungen abwickeln. In vielen E-Mail-Programmen oder CRM-Systemen können Sie eine „Bestätigungsmail für Besprechungen“ einrichten, die automatisch den Namen des Empfängers, das Datum und die Betreffzeile ausfüllt.
Eine Textnachricht zur Bestätigung eines Termins ist schnell, persönlich und sehr effektiv. Menschen neigen dazu, Texte innerhalb von Minuten zu lesen, was es zu einem idealen Kanal für kurze Erinnerungen oder Last-Minute-Updates macht. Ob es sich um eine Bestätigungstext für einen Termin oder eine „Bestätigung eines Treffens“ handelt, SMS ist ein leistungsstarkes Werkzeug, um Nichterscheinen zu reduzieren .
Richtlinien für Textbestätigungen
Halten Sie es kurz: Die meisten Menschen überprüfen Texte unterwegs, daher könnte eine lange Nachricht ungelesen bleiben. Ein einfaches „Hallo [Name], Ihr Termin ist für [Datum/Uhrzeit] bestätigt. Bis bald!“ reicht oft aus.
Seien Sie höflich, aber direkt: Begrüßen Sie den Empfänger mit Namen, geben Sie Ihren eigenen Namen oder den Namen Ihres Unternehmens an und bestätigen Sie die Termindetails.
Fügen Sie einen Aufruf zum Handeln hinzu: Ermutigen Sie sie, zu bestätigen oder Ihnen mitzuteilen, wenn sie absagen oder umplanen müssen. Zum Beispiel: „Antworten Sie mit JA zur Bestätigung oder senden Sie eine Nachricht zurück, um umzuplanen.“
Verwenden Sie einen freundlichen Ton: Wenn es zu Ihrer Marke passt, fügen Sie eine kleine persönliche Note hinzu: „Danke, dass Sie uns gewählt haben!“ oder „Wir freuen uns darauf, Sie zu sehen!“
Beispiel für eine Textnachricht zur Terminbestätigung
„Hallo Alex, hier ist Anna von der Riverside Clinic. Ihr Termin ist für Montag, den 12. Juli, um 10 Uhr bestätigt. Bitte antworten Sie mit JA zur Bestätigung oder rufen Sie uns an, wenn Sie umplanen müssen. Vielen Dank!“
Für einen formelleren Ansatz könnten Sie sagen:
„Hallo Herr Johnson, diese Nachricht bestätigt Ihr Treffen mit ABC Corp am 10. Oktober um 14 Uhr. Wenn Änderungen auftreten, lassen Sie es uns bitte 24 Stunden im Voraus wissen.“
Unabhängig vom Stil ist das Ziel dasselbe: ein bestätigter Termin mit minimalem Aufwand.
Bestätigungsbrief
Ein „Bestätigungsbrief“ ist eine traditionellere Form der Kommunikation, normalerweise auf offiziellem Briefpapier gedruckt oder als PDF-Anhang gesendet. Er eignet sich für formelle Umgebungen—rechtliche Angelegenheiten, neue Jobtermine oder hochrangige Unternehmenskommunikation. Das Schreiben eines „Bestätigungsbriefs für einen Termin“ stellt sicher, dass es eine Papierspur und eine klare Aufzeichnung der Bedingungen gibt.
Wesentliche Komponenten
Kopfzeile und Datum: Ihr Brief sollte mit dem Datum und Ihrem Firmen- oder persönlichen Briefkopf beginnen.
Empfängerinformationen: Name, Adresse und alle relevanten Titel (z.B. „Herr John Smith, CEO“).
Formelle Anrede: Verwenden Sie „Sehr geehrter Herr Smith“ oder „Sehr geehrte Frau Johnson“, es sei denn, die Situation erlaubt einen zwangloseren Ansatz.
Körper des Briefes: Geben Sie klar an, dass dieser Brief als „Bestätigung des Termins“ dient. Fügen Sie das Datum, die Uhrzeit, den Ort und den Zweck des Treffens oder der Dienstleistung hinzu. Für jobbezogene Briefe skizzieren Sie das vereinbarte Startdatum, die Positionsdetails und alle wichtigen Bedingungen.
Unterschrift: Schließen Sie mit einem höflichen Abschluss wie „Mit freundlichen Grüßen“ oder „Beste Grüße“, gefolgt von Ihrer Unterschrift und gedrucktem Namen.
Beispiel für einen Bestätigungsbrief
[Ihre Adresse / Briefkopf]
[Empfängername und Adresse]
Sehr geehrter [Name],
Ich freue mich, Ihren Termin mit [Firma/Organisation] am 10. Februar 2025 um 9:00 Uhr zu bestätigen. Ihr Termin findet in unserem Hauptbüro in der 123 Main Street, Suite 500, statt. Während dieses Treffens werden wir den Projektvorschlag überprüfen und alle ausstehenden Details finalisieren. Bitte bringen Sie alle relevanten Dokumente mit und zögern Sie nicht, mich unter (555) 123-4567 zu kontaktieren, wenn Sie vor Ihrem Besuch Fragen haben.
Wir schätzen Ihre schnelle Aufmerksamkeit und freuen uns darauf, Sie zu treffen.
Mit freundlichen Grüßen,
Ein schriftlicher oder gedruckter Brief kann als rechtlicher oder professioneller Nachweis des Treffens oder der Vereinbarung dienen. Darüber hinaus zeigt ein formeller Brief Respekt und ein höheres Maß an Engagement gegenüber der Person oder Organisation.
Wie man Bestätigungsmails richtig sendet
Da wir nun genau wissen, was Terminbestätigungsmails sind und warum sie für das Marketing wichtig sind, werfen wir einen Blick auf einige Grundlagen. Hier sind fünf bewährte Praktiken, die Ihnen helfen werden, bessere Terminemails zu schreiben.
1. Halten Sie es einfach
Sie haben nur sehr wenig Zeit, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu gewinnen. Geben Sie ihnen nicht zu viele Informationen auf einmal, halten Sie Ihre Nachricht einfach. Stellen Sie sicher, dass Ihre Vorlage für die Terminbestätigungsmail nicht schwer zu lesen ist und die Aufmerksamkeit des Kunden erregt.
2. Nutzen Sie Branding
Stellen Sie sicher, dass Ihre Marke in jeder E-Mail, die ein Treffen mit einem Kunden bestätigt, sichtbar ist. Ihr Logo, Stil, Schriftart und Ton sollten von Ihren Kunden erkennbar sein. Versuchen Sie auch, Ihr Logo in der E-Mail-Kopfzeile anzuzeigen, damit es im Posteingang leicht erkennbar ist - Sie können sich auf Flaticon inspirieren lassen oder einfach ein temporäres für diese Phase verwenden. Sie können auch versuchen, ein Bild Ihrer Marke in die E-Mail einzufügen und es mit Ihrer Website zu verlinken.
3. Fügen Sie einen CTA hinzu
Der Hauptpunkt Ihrer Bestätigungsmail ist es, eine Nachricht zu übermitteln, den Kunden über seine Bestellung oder sein Abonnement zu informieren. Aber vergessen Sie nicht, dass es auch eine großartige Gelegenheit ist, mehr Conversions zu erzielen. Da Sie bereits ihre Aufmerksamkeit haben, werden die Kunden eher Ihr Angebot prüfen. Ein richtiger Call-to-Action in Ihrer Terminbestätigungsmail ist ein sicherer Weg, um Conversions zu erzielen.
4. Überprüfen Sie, ob es mobilfreundlich ist
Machen Sie nicht den Fehler zu glauben, dass die Bestätigungsmail, die Sie auf Ihrem Laptop erstellt haben, auf dem Handy genauso aussieht. Testen Sie Ihre Terminbestätigungsmail auf mehreren Geräten, um sicherzustellen, dass sie korrekt dargestellt wird und leicht zu lesen ist. Da die E-Commerce-Welt weiterhin expandiert, ist es etwas, das Sie sich nicht leisten können zu ignorieren.
5. Missbrauchen Sie das Privileg nicht
Nur weil Bestätigungsmails Ihnen eine bessere Chance bieten, Conversions zu steigern, bedeutet das nicht, dass Sie das Postfach Ihres Kunden mit Werbeaktionen überfluten sollten. Vergessen Sie nicht, dass es eine freundliche Erinnerung zur Bestätigung des Datums und der Uhrzeit des Termins ist. Menschen schätzen ihre Postfächer und möchten nur Informationen erhalten, die für sie relevant sind. Wenn Sie also Ihren Termin bestätigen möchten, beginnen Sie damit, ihn sofort zu bestätigen, und enden Sie mit einem kleinen Bildungs- oder Werbeartikel.
Bonus: Strategien zur Erhöhung der Teilnahmequoten
Nun, der frustrierendste Teil von Terminen sind Menschen, die nicht erscheinen. Es spielt keine Rolle, ob Sie Termine bestätigt haben, sie angerufen haben, einen offiziellen Brief gesendet haben, einige weigern sich einfach zu kommen.
Diese Menschen wird es immer geben, das Beste, was Sie tun können, ist, sie insgesamt nicht zu akzeptieren. Andere können jedoch durch die unten geteilten Strategien gerettet werden, und Sie können ihre Teilnahmequoten erhöhen.
Ein effektiver Weg, um die Teilnahmequoten bei Terminen zu erhöhen, besteht darin, mehrere Erinnerungen zu strategischen Zeitpunkten zu senden, z.B. einige Tage vorher und erneut am Morgen des Termins, sowohl per E-Mail als auch per Textnachricht, um die Reichweite zu maximieren. Sie sollten auch eine unkomplizierte Umbuchung anbieten, indem Sie klare Anweisungen geben und möglicherweise Online-Planungstools verwenden, die es den Kunden ermöglichen, schnell einen neuen Termin zu wählen, falls erforderlich.
Die Erinnerung der Kunden an den Wert ihres Termins—sei es durch gesundheitliche Vorteile, Projekteffizienz oder zeitnahe Ergebnisse—hilft ihnen zu verstehen, warum es wichtig ist, zu erscheinen, und die Personalisierung dieser Nachrichten durch Anrede mit Namen kann einen starken positiven Einfluss haben.
Das Führen eines Protokolls über Bestätigungen und Stornierungen stellt sicher, dass Sie Muster erkennen, mit denen Sie diejenigen verfolgen können, die umplanen müssen, und analysieren können, wann Nichterscheinen am wahrscheinlichsten auftritt.
Schließlich sollten Sie in Betracht ziehen, Anreize zu verwenden, wo es angebracht ist—kleine Vergünstigungen, Treuepunkte oder ein effizienterer Besprechungsprozess können Kunden dazu ermutigen, pünktlich zu erscheinen oder Terminänderungen rechtzeitig mitzuteilen, was letztendlich Nichterscheinen reduziert und einen zuverlässigen, professionellen Ruf aufbaut.
Fazit
Die Terminbestätigungsmail ist ein wichtiger Teil der Erfahrung Ihrer Kunden und kann den Unterschied zwischen einem Verkauf und keinem Verkauf ausmachen. Indem Sie unseren bewährten Praktiken folgen, können Sie sicherstellen, dass Ihre Kunden alle Informationen haben, die sie benötigen, um eine fundierte Entscheidung über ihren Termin zu treffen, und sich in ihrer Entscheidung, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, sicher fühlen. Haben Sie einige dieser Techniken zur Bestätigung von Terminen ausprobiert? Wir würden gerne hören, wie sie für Sie funktioniert haben!
