Cuando tu reserva de efectivo se agota, todo se detiene hasta que averiguas cuánto estás ganando y dónde lo estás gastando. A menos que estés perdiendo dinero debido a un fraude, tu dinero no está desapareciendo. Estás ganando o recaudando poco, pero tienes muchos gastos.
Por eso necesitas guías de gestión de efectivo rápidamente, y hemos hecho el trabajo y creado una lista de las mejores estrategias de gestión de efectivo para startups SaaS como la tuya. ¡Sigue leyendo!
9 Consejos para Gestionar el Flujo de Caja en una Empresa SaaS
1. Ten un Plan de Gestión de Efectivo Esta tarea es exigente ya que tienes que rastrear y gestionar cuentas por cobrar, cuentas por pagar y otras métricas de capital de trabajo. Si pierdes el control del proceso, no pasará mucho tiempo antes de que los problemas de flujo de caja se salgan de control. Por lo tanto, si es imposible hacer esto internamente, externaliza el proceso a una firma de contabilidad y automatiza tantas tareas como sea posible.
2. Reduce la Pérdida de Clientes Las métricas de pérdida de clientes muestran la retención de clientes de tu marca basada en el número de clientes que tenías inicialmente y el número que tienes ahora. Si la pérdida de clientes está aumentando, es hora de reducirla.
Los datos pueden mostrarte cuándo la mayoría de los clientes optan por dejar tus servicios, y ahí es donde debes centrar tu estrategia de retención de clientes, como comunicarte con ellos más a menudo para construir una relación. El problema también puede surgir debido a la insatisfacción del cliente, y puedes cambiar esto ofreciendo soporte o materiales educativos relacionados con tus productos y servicios.
Además, dado que algunos clientes eventualmente se irán a pesar de lo que hagas para retenerlos, enfoca tu energía en aquellos que se quedan y escúchalos.
3. Factura a los Clientes Regularmente Para un mejor flujo de caja, factura a los clientes mensualmente. Inserta un enlace de pago en la factura para hacer el proceso de pago más rápido para ellos. Tal eficiencia reducirá tus problemas de flujo de caja y ahorrará a tu cliente la molestia de un proceso largo para llevar un seguimiento de las facturas de tu parte.
Esta es una de las mejores prácticas para aceptar pagos en línea que necesitas implementar, ya que hace las cosas convenientes tanto para el cliente como para tu equipo de cuentas.
Si facturas a los clientes regularmente y aún experimentas un flujo de caja deficiente, considera disminuir los días de pago al facturar. También puedes ofrecer tarifas con descuento a los clientes que paguen temprano.
Otra estrategia es automatizar los pagos recurrentes preautorizados. Funciona para muchas empresas, ya sea una startup SaaS o un prestamista que ofrece un préstamo personal con aprobación rápida . El proceso de pago automático te permite deducir dinero de la tarjeta de crédito del cliente en un día específico cada mes. Incluso puedes apuntar al día de pago de tu cliente para asegurarte de que la cuenta no esté vacía.
Tu startup también puede descentralizar las cobranzas para ahorrar tiempo en el procesamiento de pagos. Una vez que los centros de pago distribuidos por la región reciben dinero, lo envían a una oficina central.
4. Analiza tu Estado de Flujo de Caja Sabrás cómo gestionar el efectivo cuando diferencies entre los flujos de entrada y salida de tu negocio. Observa cómo estás ganando dinero con actividades operativas y qué productos o servicios generan más ingresos. Además, puedes notar que algunas actividades de inversión, como la venta de activos, te generan más dinero.
Sin embargo, no dependas solo de este documento para el análisis financiero porque muchas circunstancias externas afectan los flujos de entrada y salida. Por ejemplo, cuando tu empresa compra un activo, el estado de flujo de caja puede mostrar que gastaste más de lo que ganaste. Además, podrías asumir que tu empresa tiene dinero, pero es porque debes a muchos proveedores.
5. Ahorra para lo Peor El entorno empresarial es impredecible, y tu tasa de pérdida puede duplicarse cuando piensas que lograrás tus previsiones de ventas. Por lo tanto, una reserva de efectivo puede salvar a tu empresa SaaS en esos días. También previene distracciones que pueden afectar la productividad cuando intentas resolver problemas de efectivo y pierdes el enfoque en las ventas.
6. Incorpora Métricas de Capital de Trabajo Relevantes en los KPIs del Equipo Aumenta tus cuentas por cobrar haciendo que los equipos colaboren para contactar a los clientes porque todos en el equipo son responsables de al menos un aspecto del proceso de flujo de caja. Por ejemplo, las cuentas por cobrar vencidas pueden ser una métrica clave de rendimiento para el equipo de ventas para ayudar a contabilidad.
7. Establece Control de Gastos en Tiempo Real Las verificaciones en tiempo real de los gastos pueden salvar a tu empresa de muchos problemas, como no tener suficiente efectivo para pagar a los proveedores al final del mes. Actualiza los gastos en una hoja de cálculo simple si no tienes el software.
8. Enfócate en la Proyección del Flujo de Caja Una proyección semanal o mensual puede salvarte de muchos problemas financieros.
El proceso utiliza datos que ya tienes, como ventas, nómina y gastos. También proyecta el efectivo de clientes existentes, nuevos y de renovación, y una proyección precisa te dice qué aspectos del negocio necesitan más dinero o dónde reducir el gasto.
Además, puedes usar la proyección de flujo de caja para planificar lo inesperado utilizando escenarios hipotéticos. Dado que las empresas SaaS tratan el software como un servicio, es más fácil proyectar tu flujo de caja ya que es un modelo basado en suscripción.
Anteriormente, una empresa de software multiplicaría las ventas esperadas por el precio de venta para proyectar su flujo de caja. Ahora, tienes una tasa de suscripción mensual consistente vista en tiempo real.
La desventaja de este modelo de negocio es la información para usar al proyectar. Puedes obtener cifras inexactas debido a errores en las hojas de cálculo o información faltante a menos que integres tus sistemas para recopilar datos automáticamente en lugar de manualmente.
9. Gasta Sabiamente Puedes retener la mayor parte de tus ingresos cuando tu gasto está bajo control. Algunas actividades de inversión deben esperar hasta que haya un buen flujo de caja. Donde las cuentas por cobrar son bajas, puedes extender tus cuentas por pagar acordando un calendario de pagos con los proveedores. Una cultura de gasto con reglas y consecuencias también puede prevenir gastos innecesarios entre los empleados.
Además, tal vez tu empresa solo necesita algunos cambios en su política de personal para reducir tus gastos de nómina y otros gastos generales. Si ese es el caso, considera externalizar servicios que un empleado a tiempo parcial pueda manejar.
Reflexiones Finales
