Müssen Sie oft Termine vereinbaren? Wenn ja, dann wissen Sie, wie wichtig Follow-up-E-Mails für Termine sind. In diesem Blogbeitrag werden einige bewährte Praktiken zum Schreiben von Follow-up-E-Mails nach der Terminvereinbarung besprochen. Mit diesen Tipps können Sie sicherstellen, dass Ihr Termin reibungslos verläuft und Sie kein Geschäft verlieren!
Was ist eine Follow-up-E-Mail?
Eine Follow-up-E-Mail ist eine E-Mail, die Sie senden, nachdem Sie bereits Kontakt mit einer Person aufgenommen haben. Sie wird in der Regel nach einiger Zeit gesendet, um sicherzustellen, dass die Person weiterhin an dem interessiert ist, was Sie anbieten.
Wenn Sie beispielsweise ein Verkäufer sind und einen potenziellen Kunden kontaktieren, möchten Sie möglicherweise eine Woche später nachfassen, um zu sehen, ob er noch an Ihrem Produkt interessiert ist.
Es ist notwendig, mit Kunden bei Terminen in Verbindung zu bleiben, um Nichterscheinen zu reduzieren und die Teilnahmequoten zu erhöhen.
Warum Follow-up?
Eine Follow-up-E-Mail zeigt, dass Sie organisiert, detailorientiert und an dem Treffen interessiert sind. Sie ermöglicht es Ihnen auch, zusätzliche Informationen bereitzustellen, die seit der Terminvereinbarung aufgetaucht sein könnten. Es gibt unendlich viele Vorteile beim Versenden einer Erinnerungsnachricht und beim Nachfassen, aber der wichtigste Punkt ist, dass es Ihnen eine weitere Chance gibt, sich selbst oder Ihr Produkt zu verkaufen.
Wann sollten Sie nachfassen?
Der beste Zeitpunkt, um auf eine E-Mail nachzufassen, ist ein bis drei Tage nach dem letzten Kontakt. Wenn Sie bis dahin keine Antwort erhalten, senden Sie eine zweite E-Mail.
Sie können erwähnen, dass Sie sicherstellen wollten, dass sie Ihre vorherige Nachricht gesehen haben, und fragen, ob es etwas gibt, bei dem Sie helfen können.
Follow-up-E-Mails vor Terminen sind eine Art von Erinnerungsnachrichten für ein Meeting , in denen Sie die wichtigsten Details für die Teilnahme erwähnen.
Wenn das Ziel Ihrer E-Mail darin bestand, ein Meeting zu vereinbaren oder neu zu planen, geben Sie ihnen einige Daten und Zeiten zur Auswahl. Das beinhaltet auch notwendige Informationen, die während des Termins benötigt werden könnten.
Zusätzlich zu vorherigen Follow-ups können Sie auch Follow-up-E-Mails nach den Meetings oder Terminen senden. In diesem Fall sollten Sie die wichtigsten Terminhinweise und Ihre wichtige Anfrage für die kommenden Termine hinzufügen.
Die Faustregel lautet immer, ein letztes Follow-up zu senden. Sie erwarten möglicherweise kein bevorstehendes Meeting oder keinen Termin mit dem Interessenten, aber gute Kommunikation baut dauerhafte Kundenbeziehungen auf.
Zum Beispiel danken Sie ihnen für ihre Zeit und drücken Ihr Interesse an einer Zusammenarbeit aus.
Wenn Sie eine Antwort erhalten und den Termin erfolgreich abgeschlossen haben, nehmen Sie sich die Zeit, eine Dankes-E-Mail zu senden und eine Feedback-Anfrage mit einer Umfrage nach dem Termin zu senden, um weitere Informationen zu sammeln.
Wie viele Follow-up-E-Mails sollten Sie senden?
Diese Frage ist schwer zu beantworten. Es hängt von vielen Faktoren ab, wie der Art des Termins, der Wichtigkeit des Meetings und der Beziehung zwischen Ihnen und der Person, die Sie per E-Mail kontaktieren.
Eine gute Faustregel ist, eine Follow-up-E-Mail für jede Woche zu senden, die seit dem ursprünglichen Termin vergangen ist. Wenn Ihr Termin vor zwei Wochen war, sollten Sie zwei Follow-up-E-Mails senden. Sie können automatisierte Follow-ups mit E-Mail-Software wie MailerLite oder Brevo einrichten, um den manuellen Arbeitsaufwand für diese Aufgabe zu reduzieren.
Natürlich ist dies nur eine allgemeine Richtlinie. Sie müssen sie möglicherweise anpassen und Ihre persönliche Note hinzufügen, je nach den Umständen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie viele Follow-up-E-Mails Sie senden sollen, beschränken Sie sich auf 2 Follow-ups.
Wie schreibt man Follow-up-E-Mails für Termine?
Relevante Inhalte hinzufügen
Der erste Schritt zum Schreiben einer Erinnerungsnachricht besteht darin, etwas Kontext zu Ihrer E-Mail hinzuzufügen. Sie möchten das Gedächtnis des Interessenten auffrischen, wer Sie sind, welches Unternehmen Sie vertreten und wie Sie sich getroffen haben. Ein wenig Schmeichelei schadet auch nicht.
Zum Beispiel:
Es war großartig, Sie gestern nach Ihrer Keynote auf der ABC-Konferenz zu treffen.
Wie besprochen, bin ich bei der XYZ-Firma und wir sind spezialisiert auf (was auch immer Sie tun).
Ich würde gerne unser Gespräch über (das, worüber Sie gesprochen haben) fortsetzen.
Halten Sie es kurz und bündig
Auch wenn Follow-up-E-Mails für Termine in der Regel kürzer als die ursprüngliche Nachricht sind, unterschätzen Sie nicht ihre Bedeutung. Eine gute Follow-up-E-Mail sollte nicht länger als drei oder vier Sätze sein.
Eine gute Faustregel ist, Ihre E-Mail zwischen 50-200 Wörtern zu halten. Das mag wie ein kleiner Bereich erscheinen, aber es zwingt Sie, prägnant zu sein und direkt auf den Punkt zu kommen. Ein Zusammenfassungstool kann Ihnen helfen, diese Prägnanz zu erreichen, indem es die Länge Ihrer E-Mail reduziert und gleichzeitig die wichtigsten Punkte beibehält.
Seien Sie klar, was Sie wollen und warum es dem Empfänger wichtig sein sollte
Wenn Ihre E-Mail zu lang ist, wird der Empfänger wahrscheinlich nur die ersten Zeilen lesen und dann weitermachen. Stellen Sie also sicher, dass Ihre Nachricht prägnant und auf den Punkt gebracht ist.
Seien Sie klar, was während des Meetings passiert ist
Seien Sie klar, was während des Meetings passiert ist, was vereinbart wurde und welche nächsten Schritte zu unternehmen sind. Sie können sogar Zusammenfassungen früherer Termine in neu generierten Bestätigungs-E-Mails senden. Es zeigt, dass Sie sich kümmern und sich daran erinnern, was beim letzten Mal passiert ist, und hilft, Kundenloyalität aufzubauen. Wenn es Ihnen schwerfällt, prägnante und professionelle E-Mails zu schreiben, sollten Sie in Betracht ziehen, Hilfe beim Schreiben von Aufsätzen von essayservice.com in Anspruch zu nehmen. Ihre Expertise kann Ihnen helfen, effektive Kommunikationsstrategien zu entwickeln, sei es für Follow-up-E-Mails oder sogar einen gut strukturierten Geschäftsaufsatz.
Ob Sie nachfassen sollten oder nicht
Wenn Sie einen Termin mit jemandem hatten und es gut lief, sollten Sie unbedingt mit einer klaren E-Mail nachfassen, die zusammenfasst, was passiert ist, und wichtige Punkte, die gemacht wurden, erneut betonen. Es hilft, Beziehungen noch weiter zu pflegen.
Dies wird helfen, das Meeting in beiden Köpfen zu festigen und sicherzustellen, dass alle auf derselben Seite weitermachen. Außerdem wird es Sie professionell und detailorientiert erscheinen lassen - immer eine gute Sache! Hier sind einige Tipps zum Schreiben großartiger Follow-up-E-Mails nach Terminen.
Danken Sie der Person für ihre Zeit
Auch wenn das Meeting nicht gut gelaufen ist, sollten Sie der anderen Person immer für ihre Zeit danken. Das ist einfach gute Manieren. Und es könnte sich später als nützlich erweisen, auch wenn es diesmal nicht geklappt hat.
Zum Beispiel:
Vielen Dank, dass Sie sich gestern die Zeit genommen haben, mich zu treffen. Ich schätze Ihre Einblicke und Ihr Feedback.
Machen Sie es persönlich
Einer der besten Wege, eine Follow-up-E-Mail effektiv zu machen, ist, sie persönlich zu gestalten. Das bedeutet nicht, dass Sie eine lange, detaillierte Nachricht schreiben müssen. Aber Sie sollten vermeiden, generische Phrasen wie „Lass uns in Kontakt bleiben“ oder „Ich rufe dich bald an“ zu verwenden und eine persönliche Note hinzuzufügen, damit es so aussieht, als hätten Sie sich Zeit genommen, die Nachricht zu verfassen.
Versuchen Sie, etwas Spezifisches zu erwähnen, über das Sie während des Meetings gesprochen haben. Dies könnte ein bevorstehendes Projekt, eine gemeinsame Verbindung oder sogar nur ein gemeinsames Interesse sein.
Es war großartig, Sie gestern nach Ihrer Keynote auf der ABC-Konferenz zu treffen. Wie besprochen, bin ich bei der XYZ-Firma und wir sind spezialisiert auf (was auch immer Sie tun). Ich würde gerne unser Gespräch über (das, worüber Sie gesprochen haben) fortsetzen…
Verwenden Sie einen CTA
Kein Kundenkontakt sollte ohne einen klaren Handlungsaufruf bleiben. Auch wenn es sich um ein freundliches Follow-up handelt, müssen Sie den Empfänger dennoch in eine bestimmte Richtung lenken. Fügen Sie einen spezifischen Handlungsaufruf ein, damit die Person weiß, was sie als nächstes tun soll.
Sagen Sie den Empfängern genau, was Sie als nächstes von ihnen erwarten, sei es, ein Meeting zu vereinbaren oder um Feedback zu bitten. Und wenn Sie zusätzliche Informationen hinzufügen, machen Sie es ihnen leicht, diese zu finden, indem Sie Hyperlinks verwenden.
Enden Sie mit einem Dankeschön
Zu guter Letzt, vergessen Sie nicht, sich zu bedanken. Eine Follow-up-E-Mail ist eine weitere Gelegenheit, Beziehungen aufzubauen und Ihre Wertschätzung zu zeigen. Nehmen Sie sich also die Zeit, Ihre Dankbarkeit auszudrücken, sei es für ihre Zeit, ihr Feedback oder ihr Geschäft.
Hier sind einige zusätzliche Tipps zum Schreiben von Follow-up-E-Mails für Termine
• Personalisieren Sie die E-Mail - Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen der Person in die E-Mail aufnehmen, damit sie weiß, dass es sich nicht um eine generische Nachricht handelt.
• Halten Sie es relevant - Fügen Sie nur relevante Informationen zu dem Gespräch hinzu, das Sie mit der Person geführt haben. Im Falle von Terminen sollten nur die Details zu den gebuchten Terminen oder Gesprächen, die während des Termins stattgefunden haben, enthalten sein.
• Seien Sie hilfreich - Fügen Sie alle zusätzlichen Ressourcen oder Informationen hinzu, die für die Person hilfreich sein könnten.
Beispiel für eine Erinnerungs-E-Mail für Follow-up-Termine
1. Sehr geehrter Name,
Dies ist eine freundliche Erinnerung, die Ihren Termin mit X am 25.04.2020 um 15:00 Uhr bestätigt. Bitte versuchen Sie, 10 Minuten früher zu erscheinen und bringen Sie Ihren Ausweis oder Reisepass mit.
Wenn Sie Fragen haben oder den Termin verschieben müssen, rufen Sie bitte unser Büro unter 123-4678-229 an. Andernfalls freuen wir uns darauf, Sie am 12.08.2022 um 11:00 Uhr zu sehen. Einen schönen Tag!
Mit freundlichen Grüßen,
[Name, Nachname]
Dies ist nur eine kurze Erinnerung an Ihren bevorstehenden Termin am 25.04.2020 um 15:00 Uhr.
Bitte antworten Sie, um diesen Termin zu bestätigen. Sie können unser Büro jederzeit unter 678-8330-22 anrufen, wenn Sie den Termin verschieben möchten.
Bis bald!
Mit freundlichen Grüßen,
[Name, Nachname]
3. Sehr geehrter Name,
Ich schreibe, um nachzufragen. Ich bin mir nicht sicher, was unser nächster Schritt ist.
Wenn ja, lassen Sie mich wissen, was für Sie als nächster Schritt sinnvoll ist.
Vielen Dank für Ihre Rückmeldung.
Mit freundlichen Grüßen,
4. Sehr geehrter Kunde,
Ich schreibe, um auf meine E-Mail nachzufassen. Ich habe von niemandem im Team eine Rückmeldung erhalten. Wenn es sinnvoll ist zu sprechen, lassen Sie mich wissen, wie Ihr Kalender aussieht.
Wenn nicht, wer ist die richtige Person, mit der ich sprechen sollte?
Vielen Dank für Ihre Hilfe,
Mit freundlichen Grüßen,
Fazit
Jetzt, da Sie wissen, wie man Follow-up-E-Mails für Termine schreibt, ist es an der Zeit, Ihre Fähigkeiten in die Praxis umzusetzen. Denken Sie daran, jede E-Mail zu personalisieren und sicherzustellen, dass der Inhalt für den Empfänger relevant ist. Und am wichtigsten, seien Sie hartnäckig! Hartnäckigkeit zahlt sich im Vertrieb aus. Brauchen Sie Hilfe beim Einstieg? Besuchen Sie den Booknetic-Blog für weitere Tipps zur Verwaltung Ihres Terminbuchungstrichters.
